基于管理的电子文档管理系统系统

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很多公司的知识管理都是着眼于两个方面，其一是平台的建设，找到知名厂商实施优秀的产品。其二是知识库的建设，由项目组牵头把大量的“知识”上传到系统中，短时间内让知识库显得很丰满。而往往忽略了第三个层面：管理层面，即企业高层的支持、共享文化的建设、建立激励机制、业务单位知识管理团队的建设培养等。我们认为管理层面是知识管理最为关键的层面。

凯达置地这个案例在企业知识管理应用中极具普遍性，相信很多企业的知识管理推广人都曾遇到过类似的问题。把公司的知识管理做成项目组的知识管理，炒房炒成房东，很失败。

造成王小攀知识管理推行难的困境有三个方面：其一，业务部门的需求与项目组的实施内容产生了较大差异。其二，企业员工对知识管理没有概念，没有养成信息分享的习惯。其三，就是知识管理的实施部门在项目上线后，扮演的角色非常被动，缺乏对知识管理系统的整体规划和主动管理。也就是说，凯达置地仅实施了一个没有管理的知识管理软件系统。

作为企业知识管理的推行人王小攀没有及时地意识到这几个问题及其严重性，从而造成了凯达置地知识管理推行的难堪局面。

既然找到了问题的根源，那么，又该如何彻底解决这些问题呢？

其中最主要的就是要建立一套基于管理的知识管理系统。运用管理的手段将知识管理系统中的信息资源规范化、标准化、流程化、制度化。

知识信息与业务充分结合

首先，知识管理的本身就是一种透过协作及整合的方法来创造、采集、组织、截取、使用企业的数字资产，这些资产包括数据库、文件、网络信息等，但最重要的是隐性的专门技术及组织中人员的经验及技能。从案例中我们看出凯达置地的员工所需的信息是属于房地产行业的，是专门的一类技术信息或经验技能。而这一类信息大部分掌握在业务部门员工的手中，而且只有他们才能真正了解这些信息的价值。

而凯达置地将这些最专业的信息提供工作给在非地产领域专业的知识管理项目组来做，在业务部门的专业人员面前班门弄斧，效果自然是文不对题。

首先，需要在业务部门做深入调研，根据业务部门意见和行业习惯重新全面整合系统内知识信息的分类。每个信息类型必须给出唯一信息源，便于业务部门员工查找。对于系统内专业性强的内容可培训业务部门指定专人进行维护，并运用管理流程审批、权限等的处理方式控制上传的文档，让业务部门的员工自己管理所需要的信息，将知识内容与业务相融，才能充分提高系统内知识的价值。

其次，充分利用知识管理系统的评分机制，请员工在知识管理系统中对认可的文档或信息打分，并将排行榜按周期和分类及时公布给企业全体员工。吸引员工对有价值信息的关注度，自然淘汰垃圾信息。

建立共享的企业文化

没有激励，人做事情时就不会有动力，做知识管理也不例外。知识管理激励的实质就是让员工明白做某件事，可为他带来什么好处，进而让他为了获得这种好处而产生动力。当然，我们在工作中不可能凡事都用金钱来激励员工，即便重视知识管理的企业或组织，在一开始可以为知识管理的推广提供资金支持，但长远来讲，是没有哪个企业能坚持下来的，通常老板上知识管理系统的目的其实是想少花钱或不花钱来得到员工的经验或重要信息资源。

由于这些客观条件，企业或组织的知识管理推行人就必须根据企业的特点，建立相应的激励机制，运用管理的手段来提高员工对系统的关注度，充分调动员工的积极性，提高企业员工对知识管理的贡献度。

首先，可以肯定的是，知识管理系统的评分机制在激励员工共享信息方面将会产生非常大的作用。运用积分机制可以提高员工对提供信息的责任感，这一点，“百度知道”或“新浪爱问”等一类网站排行榜的激励机制，可以给企业知识管理推行人很大的启发。

其次，营造共享文化。引导员工养成信息分享的习惯，不断挖掘员工头脑中的价值信息，让每个人不再吝于将个人的知识和经验分享给工作伙伴。让员工了解到在这个企业中，贡献一条技能会获得更多经验的好处和利益。当然，这还需要企业高层的大力支持。

知识管理的重点是管理

仍要强调的是知识管理是一件长期的、任重而道远的工作。知识管理不只是一个软件系统这么简单。有的企业说，我上了个知识管理软件，我们公司就实现知识管理了。这样是不对的。

知识管理的重点是管理，没有管理任何知识都没用，都是垃圾。一套没有管理没有正确分类的知识管理系统，就是一个垃圾库，一个信息垃圾库。信息不是总有价值的，它具有时间性，它也会过期。过期的信息也会成为垃圾，这也是为什么凯达置地的员工认为该企业知识管理系统没用的原因之一。

首先，建立知识管理的相关制度，从管理的层面对系统进行长期而持续的推广工作。将知识管理系统与企业管理充分融合，使知识管理系统成为企业管理的重要工具之一。

其次，让员工了解知识管理系统是获取企业战略动态，企业信息的唯一正确途径。使知识管理系统在企业信息资讯方面占有绝对的权威性，成为企业内沟通的唯一窗口。

知识管理不是一蹴而就的事情，更不是企业知识管理推广人一个人的事情。它需要企业自上而下的全体员工的参与和融入。提高企业内全体员工的分享意识，让员工对分享的信息更有责任感，这将是知识管理系统上线后，知识管理推行人长期所要解决的重要问题。

管理层面是知识管理最为关键的层面

来源：中国计算机用户