电子文档管理系统不是“雾里看花”

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据毕马威公司研究报告显示，企业引入知识管理后所获得的具体效益是:协助企业作更佳的决策（71％），提高对顾客的掌握度（64％），提高应变力（68％），增加员工技能（63％），增加生产力（60％），降低成本（57％），增加利润（52％）。 

越来越多的中国企业认识到知识管理对于组织发展的重要性，已经或者正在着手利用知识管理的理念和方法来提高企业的效率、促进创新从而最终提高企业在市场中的竞争力和对市场的反应能力。 

但在中国企业的知识管理实施中尚存在许多问题，由于知识管理对于中国企业是一个较新的概念，所以许多中国企业在知识管理实施中往往达不到期望的效果，从而最终迁怒于知识管理本身。

知识管理是对企业知识的创造、获取、加工、储存、传播和应用的管理，同时还包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员、知识交流和使用场所的全方位、全过程的管理。

知识管理过程涉及组织战略、架构、组织文化、知识工作者、制度、IT系统的方方面面，是一个系统工程。对某一方面的偏废都将导致知识管理实施效果的不理想。

从总体上说，知识管理体系的建立涉及到知识管理理念和知识管理的软硬件支撑两大部分。

其中，知识管理理念包括知识管理目标管理、企业文化、组织结构、企业制度、战略机制等方面的建设。

知识管理的硬件对应的是知识管理IT平台，它是一个支撑企业知识收集、加工、存储、传递和利用的平台，通过因特网、内联网、外联网和知识门户等技术工具将知识和应用有机整合。

知识管理的软件对应的是知识管理系统，它通过文件管理系统、群件技术、搜索引擎、专家系统和知识库等技术工具，使企业显性知识和隐性知识得到相互转化。 

知识管理不仅是一套系统

从本质上讲，企业知识管理是企业管理中的一项重要的、基础的管理实践。知识管理不等于一套所谓的知识管理系统，据有关数据显示，知识管理是“95％的管理+文化和5％的技术”。

我国知识管理实施领域最大的障碍和问题在于企业忽视了人（知识工作者）和文化问题。许多知识管理系统厂商虚假宣传通过他们的软件、系统、平台就可以实现组织的知识管理，在一定程度上扰乱了企业的知识管理实施。 

目标管理 要成功地实施企业知识管理首先必须明确企业发展前景和方向。确定企业知识管理的目标一定要与企业总体的经营目标相一致。

文化建设 主要是创建企业共享文化、团队文化、学习文化和创新文化。

在企业中通过组织结构扁平化，消除阻碍沟通的等级制度，建立员工之间相互平等信任、宽松、和谐的共享型企业文化。

通过为员工提供直接交流的空间和虚拟空间，如会议室、茶话会、讨论社区、视频会议等，创造交流共享的环境;采取知识共享激励措施，对有贡献的员工给予物质和精神的奖励，鼓励全体员工加强交流。

通过多学科团队、虚拟团队等促使企业内部从各部门的多头作战转向团队协作，强调与内部员工、客户、供应商甚至竞争对手的协作，从而提高企业的团队合作意识和精神。

建立学习型组织，塑造组织的学习文化，培养组织的学习氛围，提供学习条件，通过对员工进行专业知识和技能的培训，建立知识库和在线学习系统，员工自学、“师傅带徒弟”、参加会议、聘请专家、参观学习等多种方式，鼓励员工探索新的领域，促进员工终身学习。

组织推动在企业中实施知识管理首先要有领导的重视和支持。同时还需要设立专门知识管理部门和知识主管（CKO），CKO应是副总裁一级的人物，是具备权利、声望、财务预算能力的企业高层领导的一员，具有明确的重要地位，以确保工作执行的权威性。

团队建设 建立一套企业人力资源的选拔和评价体系，鼓励更多的员工把自己的隐性知识转化为企业共享知识，为员工提供广阔、自由的发展空间。 

制度建设 主要是建立知识的运行机制、明晰机制、绩效考核和激励机制，通过制度保障知识管理的顺利进行。 

如建立知识的收集与文档积累机制、知识分类与标准化制度、利用与转化机制、更新与清理机制、传播机制，共享交流等知识运行机制。

通过考核制度对员工的知识管理贡献和成果进行审查和评鉴，将知识共享的数量和质量、参与程度与个人的工作绩效评定挂钩;同时设计合理的激励机制，鼓励员工积极参与知识管理，促进并奖励知识共享。

战略机制 实现知识管理的战略部署，通过评估当前企业知识资源管理现状，找出差距，形成知识管理目标和知识管理战略规划。

企业的知识管理战略应该反映总体的竞争战略，采用个性化的战略模式，实施知识创新、知识共享、知识联盟、知识转移、知识保护等，来提高企业的竞争力、发展企业的核心能力。

软硬件支撑

在知识管理的软硬件支撑中，中国大部分企业的硬件环境都不错。与发达国家相比，我国企业的硬件也毫不逊色，对知识管理的硬件支撑系统本文不再详述。

但中国的知识管理的软件却不尽如人意，鱼龙混杂，许多挂着知识管理的“羊头”的软件和系统根本不能促进知识的共享、传递和利用。

笔者认为，真正的知识管理软件必须能够实现以下的管理功能:

知识地图 知识地图是企业知识资源的导航系统。作用在于帮助员工迅速找到所需的知识资源，显示整个企业知识资源的分布情况。

知识库 将企业的各类知识条理化、知识标准化和知识分类编码后，储存于知识库。

专家网络 专家网络包括专家地图、专家解疑和专家评议。 

业务流程 对企业内部每一个环节、每一个部门、每一个岗位的业务流程都要规范化、标准化，自动化处理，把指派任务、任务跟踪、通知和情况汇报等职责流程都通过工作流实现。

协同工作 通过建立部门内部、部门之间和企业级的高效配合和协作，及时地沟通交流，实现跨地区、跨部门的有效协作，提高工作效率，为工作创新提供有效的空间和氛围。

企业培训（E－Learning） 建立在线学习系统，根据员工岗位以及需要而设计课程，将企业的一些基本技巧、操作性知识制作成文件手册、训练教材等放在网上，实现员工自主、随时随地地进行在职培训。 

CKO工具箱 为CKO和相关领导提供多种知识推进功能，包括知识规划、知识跟踪与推进、知识评测、知识审核等。

总而言之，要构建企业的知识管理体系，就必须在为知识工作者提供一个简单、方便、适用的IT平台的基础上，加强知识管理理念的宣导，推动知识管理文化的建设，通过持之以恒的努力，才能取得效果。

知识管理体系的建设是一个长远的过程，需要领导的支持，企业文化和价值观的培育，全体员工的参与，需要全面规划、实施。

构建企业的知识管理体系，就必须在为知识工作者提供一个简单、方便、适用的IT平台的基础上，加强知识管理理念的宣导，推动知识管理文化的建设，通过持之以恒的努力，才能取得效果。

来源：CIO时代