[原创]小规模企业电子文档管理系统的一些思考

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最近我去一家公司培训技术人员，这家公司人员流动比较大，新来的技术人员能力比较低，继续迅速提高这些新手的能力。我去做了一次培训，但效果不佳，首先这家公司涉及的技术太杂，Linux、Java、VC和.net都用到，而没有人可能是所有这些方面的专家；另一方面，很难找到合适的实例讲解，需要的实例都太大，只好用一些小的例子，纸上谈兵，和项目工作差别很大。我认为这种情况还是用知识管理比较好，培训很难取得好的效果。他们也有很多熟悉某个领域的专家，只是平时工作压力太大，专家们都忙项目，没时间互相交流，结果某个专家一走，就可能造成没人熟悉某个领域。因此，在平时就有意识采取措施，促进知识的传播，在关键人物走的时候就不会造成混乱。不过在小规模的公司实施知识管理，也不容易。我以前也试过建立一个讨论组，要每个人把自己的心得放上去，但效果不好，参与的人很少。我想可能存在以下问题：

1.知识传播没有想象的那么容易

大部分技术人员感觉书面表达困难，有些东西自己明白，但是很少人能够有条理地完整地写出来，甚至就是说出来也不容易。在网上，也是1%的人写博客，99%的人看和评论，说明具备书面系统性描述知识技能的人，还是不容易。
怎么解决？也许写作培训可以解决问题。
也许关于写作和表达方面的知识也需要传播，可以收集一些模板和范文，就像写八股文一样，第一段怎么写，第二段怎么写，都进行详细的指导，通过机械的套用来文章。
也许还可以开发一个写作辅助软件，功能是快速查找出类似的范文，或者范句。

不论如何，很少看到讨论写作成本的文章，可能在大企业没有这个问题，但在小企业知识传播中，写作成本影响会很大。

另一个思路是可以绕过知识库实现知识共享，很多企业可能采用邮件，需要知识的时候和某个专家联系，获得帮助。但对小企业也不太合适，因为专家一走，知识就没了。

我想定期组织技术研讨会，可能是一条途径，因为说比写容易，还可以用一个专职的知识整理员，他具有专业的写作技能，而且了解一些技术，由他做会议记录，会后和主讲人一起整理知识成为文章，放入知识库中。

2.没人有时间整理知识

工作压力很大，谁都没有时间去分享知识。知识传播不良，已经给企业造成巨大损失，这说明，花费一些时间和成本到知识分享当中，绝对是值得的。没时间只是一种理由，其实是不愿意。我想，这和激励制度有关，分享知识如此困难，却没有任何回报。每个月有固定预算奖励那些推动知识共享的人，可能是一个解决方案。

也许利用“知识市场”的概念，可以评估知识的价值，让贡献知识的人获得回报。但是在小企业，通过市场机制评估知识的价值，困难也很大。

3.哪些知识需要共享

如果传播不必要的知识也不会有任何效益。软件开发行业发展太快，知识太多，技术人员的记忆力普遍都过载了，还能塞进多少东西。技术人员必须忘记某些东西，才能接受新的知识，但忘掉的东西不能丢失，它们应该被转储到知识库中。所以我觉得知识库应该作为技术人员的记忆库，那些暂时用不上的东西，都放进知识库中。人们的头脑中只需存放一些索引，需要的时候到知识库中查询。

我想，需要传播的应该是关于知识在何处的信息，还有每个领域的入门知识和大概印象。就像一本书，书的全文内容应该存放在知识库中，并且忘掉，而书的摘要则需要拿去给所有人分享，还有个人觉得那些部分有用，哪些没有用，或者说是书评，也值得分享。

以上都只是些思路，准备拿去实践一次，看看是否能够成功。