简单管理的精髓—兼谈电子文档管理系统从简单开始

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 近年来，“简单管理”成为管理界一个热门话题。简单管理的兴起，反映人们对当今越来越复杂的管理实践和越来越高深的管理理论的反思和质疑。受社会活动与市场环境复杂化的影响，现代企业的经营领域越来越多元、产品体系越来越庞大，业务流程越来越紊乱，规章制度越来越繁琐，组织结构越来越犬牙交错，人际关系越来越错综复杂。

相应地，TQC、SCM、CRM、ERP、6δ、6S、学习型组织、智力资本经营、标杆管理等不断涌现的管理理论让管理者越来越头晕目眩。管理者开始惊呼：复杂已经成为企业发展的巨大障碍！人们逐渐意识到，管理学越往前走越让人觉得复杂，出现了越来越多的深奥理论与模型，许多管理者照本宣科地做下来，非但效果不明显，而且把自己和企业折腾得要死——这实际上已经把管理的基本精神忘得一干二净了。管理方法，究其根本是一种工具，它应为管理者带来方便、效率，而不是使管理者成为它的奴隶。

于是，越来越多的管理者开始推崇简单管理。著名管理大师、通用电气公司前总裁杰克•韦尔奇说：“人们总是将生意看得太过复杂，事实上，这并不是像研究火箭那样难的科学，而是世界上最简单的工作。”而韦尔奇领导通用公司的成功秘诀之一就如他所言：“将我们在通用所做的一切事情、所制造的一切东西‘去复杂化’”。著名管理学家迈克尔•波特说：“生活已经够麻烦了，但还是有许多人不怕麻烦，给自己设置各种各样的‘圈套’。他们和这些复杂的问题不断地进行斗争，并且依据一些最新的管理理论、用一些含混的方法来解决这些问题，其实根本没有必要这样做，最简单的方法就是最好的方法。”而他的价值链理论正是将企业纷繁多样、错综复杂的活动，简化为一条“价值链”的运行。美国威斯丁豪斯前任董事长兼总裁、管理学家唐纳德•C•伯纳姆在其名著《提高生产效率》中提出了提高效率的三个基本原则，即处理任何工作时必须思考：能不能取消它？能不能将它与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？这三个基本原则的核心理念亦是化繁为简。实践中，通用电气公司、阿尔迪公司、宝洁公司、美国西南航空公司、海尔集团、白沙集团等知名企业的成功都得益于简单管理。

　　简单管理绝不意味着简陋、肤浅，而是蕴含着深刻、丰富的内涵。其思想精髓可概括为三点：

　　一、从简单的事情做起

　　从简单的事情做起，即是从简易之处起步，从细微之处着手。任何复杂的任务、庞大的工程，都必须先易后难、脚踏实地，否则就可能是“空中楼阁”。老子说：“图难于其易，为大于其细；天下难事，必作于易；天下大事，必作于细”，“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土；千里之行，始于足下”，正是这个意思。

　　从简单的事情做起的好处在于：1.投入较少，从而可以避免巨大的风险；2.较容易成功，能够在短期取得明显的效果，从而可以提高员工的信心，激发员工的热情；3.可以为后续的复杂工作打下牢固的基础。“从简单的事情做起”其实并不简单、并不容易。著名企业家、海尔集团首席执行官张瑞敏就曾精辟地指出：“什么叫不简单，把简单的事情坚持做好就是不简单；什么叫不容易？把容易的事情坚持做好就是不容易。”

　　以知识管理为例，企业中有两大类知识——显性知识与隐性知识，前者数量较少、易于管理，后者数量较大、难于管理。许多企业实施知识管理时，一开始就将重心置于隐性知识管理上，在最基础、最简单的文档管理、数据处理等显性知识管理工作都没做好之前，大力开展什么“寻找知识大师”、“读书会”、“小组讨论”之类的隐性知识管理活动。结果步子迈得太大，基础却太不牢固，最终只能以失败告终。文档管理、数据处理确实是较简单，但是能坚持把文档管理、数据处理做好，就是不简单；文档管理、数据处理确实是较低级，但是没有文档管理、数据处理，知识管理就是无源之水、无土之木。事实上，微软公司房地产和设施部、通用汽车北美公司的知识管理正从文档管理入手而取得成功的。国外也有不少知名企业成功实施了以共享隐性知识为目的的人性化知识管理战略，国内企业界对此津津乐道，纷纷效仿，却没有看到，国外这些知名企业在成功实施隐性知识管理之前，一般已经有了较好的显性知识管理基础。

　　二、用简单的方法做事

　　运用简单的方法做事，即是化繁为简、以简驭繁。美国哈佛大学教授罗伯特•S•卡普兰和复兴全球战略集团总裁戴维•P•诺顿所提出的平衡计分卡理论中有一个“KISS原则”。所谓KISS原则就是“Keep It Simple and Stupid”，意指应该使解决复杂问题的系统或方法简单化、“傻瓜化”。他们认为，简单系统或方法的好处在于：

　　较简单的系统更容易构造、运行和维护；

　　较简单的解决方法总是更具弹性、柔性；

　　较简单的系统更便宜；

　　较简单的系统更容易被更快地实现、获得更快的回报；

　　使用者更喜欢较简单的方法；

　　较简单的系统更容易分阶段地执行；

　　较简单的系统更容易被使用者了解。

　　著名女企业家、白沙集团总裁卢平大力提倡简单管理理念，倡导以最简洁、最直接、最有效的方式解决问题，采取一系列措施简化国有企业繁复的管理方法。2004年，用简单方法做事的白沙集团长沙卷烟厂被评为“中国最具生命力的企业”。

　　现实中许多人一听说知识管理，就想到知识地图、知识挖掘、专家系统等高深的技术方法，却忽视文档管理、数据处理等简单的技术方法。企业资源管理研究中心AMT为某企业提供知识管理咨询服务时，在帮助该企业梳理26个关键的业务流程过程中，仅做了一点简单的调整，即在每个业务流程中都增加三个环节：一是提供工作中需要的文档；二是提供工作中可以求助的人员；三是生成必要的文档。结果实施知识管理的效果很好。其实，这种改进很简单，增加的第一、三个环节就是直接借助了文档管理的技术方法——利用文档、生成文档。最简单的方法往往是最实用的方法。

　　三、按照客观规律做事

　　按照客观规律做事，即是洞悉复杂事物的本质，按照复杂事物的运动规律行事，抓住重点，把握关键。只有抓住复杂事物的本质，按照客观规律行事，才能真正化繁为简，以简驭繁。卢平总裁说：“简单管理最终是作为一种思维方式，使员工学会按客观规律办事，凡事找规律。”简单不是肤浅，也不是粗糙。它是在形式上追求简单、明了，在内涵上则要求深刻、丰富，要求对事物的规律有深刻的认识和把握，是从简单到复杂再到简单的过程。真正的简单，其实是一种境界，只有达到这种境界才能深入浅出。

　　仍以知识管理为例，组织中知识运动的根本规律是什么呢？就是知识在工作中被创造，在工作中被利用，通过工作的成果——产品或服务实现价值。为遵循知识运动的这一客观规律，知识管理应该与业务流程紧密结合，使得知识管理成为业务活动的内在组成部分，从而让员工在工作过程中自然而然地创造知识、利用知识、实现知识增值。

　　2001年至2003年，高建华在中国惠普担任知识主管（CKO）时，开展了“读书会”、“小组讨论”、“寻找知识大师”、“惠普商学院”、“自学网页”等一系列知识管理活动。这些活动几乎没有与任何研发、生产、采购、市场营销、客户服务等公司的基本业务活动相结合。这样，知识管理就游离于业务活动之外。在业务工作十分紧张繁忙的时候，知识管理就变得可有可无了，强令推行时，还会使员工产生反感情绪。当惠普与康柏合并之后，新惠普急于整合公司的生产、研发、市场、财务等基本业务活动，游离于这些基本业务活动之外的知识管理就自然被人们遗忘了，最终高建华不得不黯然离开中国惠普。

　　也就是说，知识管理不是一项独立的管理活动，而是业务活动的内在组成部分。知识管理应该成为每个员工日常工作的内容，应该让每个员工在日常工作过程中自动进行知识管理。掌握和遵循了这个客观规律，知识管理就能简单地实现。

来源：KMCenter