[原创]电子文档管理系统专题之和谐化

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 “和谐”，是当前的流行词汇。从汉语的说文解字可以看到，“和”在于“人人都有饭吃”，“谐”则是“人人皆有说话的权利”，能达到这两点，那么社会基本可称“和谐”了。《礼记·礼运》说“使老有所养，壮有所用，幼有所长，鳏寡孤独废疾者皆有所养”，其内涵同样是家庭和社会的“和谐”。中国的传统文化也一再透出“和谐”的意蕴，无论是故宫的太和、中和、保和三大殿，烹饪的五味调和，还是音乐艺术的高山流水、和谐琴瑟，追求的都是“和谐”。

看起来，中国人讲“和谐”是有一贯传统的，追求企业的和谐，不过是“和谐”思维在企业这个特定组织中的渗透而已。但是，看起来这种渗透还比较难，从一个现象就可看到端倪。

目前无论国外还是国内，执行力成了众口一词的时髦词汇，有拉里.博西迪的畅销书《执行：如何完成任务的学问》，国内更有大量关于“执行力”的跟风之作。从中我们能够看出企业普遍存在的执行力低下现象，而这本质上就可归为管理“不和谐”，作为企业中的“老、壮、幼”的高层、中层、基层并没有真正“老有所养，壮有所用，幼有所长”，反而是存在种种不和谐现象。

一是“错位”。有句话形容说――很多企业是高层做中层的事情，中层做基层的事情，基层没什么事做，则帮高层想想公司发展战略，这就是典型的“错位”。错位的根源还在于高层，高层的不放手和亲历亲为，常常导致“错位”现象的下向传导，使中层处于“想有所为”却“无所为”，最后干脆“不所为”的状态。

因此，第二种现象可称为“缺位”。中层没有真正发挥承上启下的作用，由于自己失去了决断和协调能力，所以只要涉及到跨部门的事项就习惯性把“接力帮”向上传递。中层的“身在其位不谋其政”，常使其会身不由己地陷入和基层“争利”的境地，从而造成基层的“虚位”。

“虚位”就是不和谐的第三种典型现象。一方面由于企业目标没能自高层、中层向下有序的分解，导致基层可能整天忙忙碌碌但却不知道自身工作有何价值；另一方面，由于中层的“缺位”使其难以换位思考去站在基层员工的角度，帮助员工去有效提升技能，塑造出和谐、有激情的团队工作氛围。再者，虽然企业可能有明晰的发展目标，但对支撑发展目标的知识支撑和人员储备认识不足，从而经常导致战略目标难以真正落地，这也是一种典型的“虚位”。

要避免“错位”、“缺位”和“虚位”的现象，关键还得是高层、中层、中层能够“各安其位，各得其所”，但这看上去好像也没那么容易，比如：

u           高层会说：为了支撑企业的发展战略，我们哪些方面知识差距还比较大，急待提升呢？企业运作的各个环节的能力到底怎么样？我想看的关键业务营运数据怎么才能及时上来呢？

u           中层会说：我们想通过梳理和优化流程来促进部门间的协调，但效果还不行。横向流程好像理顺了，但事到临头，配合力度还是那么差，想要的数据、信息和知识总是很难得到，怎么好像时间都花在沟通协调上了？

u           基层会说：我是一个新进员工，进入公司后，看了员工入职指南、制度规范等等就开始工作了，但我应该学哪些专业知识和技能，怎么学，向谁学呢？

针对这些形形色色的问题，拉里.博西迪认为――执行已经成为任何企业当前面临的最大管理挑战，而执行力构建的核心在于使企业的战略、运营和人员三个核心环节以协调一致而不是各自为政的方式的运行。如果从知识管理的角度来观察执行力体系，我们会发现，知识管理和战略、运营和人员这三个环节之间有着内在紧密的逻辑联系：

u           战略环节主要解决“做正确的事”的问题，核心是要“办对事”。战略环节关注决策支持知识，需要通过知识管理和战略管理的结合，并利用绩效管理、商业智能等IT手段，来保证战略环节的执行力；

u           运营环节主要解决“用正确的方式做事”的问题，核心是要“办快事”。运营环节关注规范协作知识，需要通过知识管理和流程管理的结合，并利用电子流程、工作协同等IT手段，来保证运营环节的执行力；

u           人员环节则主要解决“合适的人应用合适的能力做合适的事”的问题，核心是要“办好事”。人员环节关注经验技能的提升以及工作激情文化的塑造，需要通过知识管理和人力资源管理、企业文化的结合，来保证人员环节的执行力；

如果企业善于从战略、运营和人员等不同环节去梳理、明晰并发展相应的知识体系，并给予必要的IT工具支撑，企业就能够更好地实现知识管理和企业管理要素的结合，从而有效提升企业执行力，在更高程度上实现“管理和谐化”的目标。

通过有效知识管理而促成管理和谐化，不仅能够帮助企业高层去达成“三可”，即可复制的企业发展和扩张、可透视化的管理和掌控、可盘点的智力资本的积累和提升；也可以帮助企业中层更好地实现“三高”，即高效的跨部门沟通协作、高效的信息和知识共享以及高效的团队产能提升。

而对于很多基层员工来说，他们常会误解知识管理只是对企业有益的事情――“把自己的知识挖出去”而已。其实并不如此，知识管理以及通过知识管理而塑造的和谐化管理环境可以帮助基层员工更有效地提升个人能力、提升个人产能以及提升个人知识展现。

个人能力可以表达为f（知识，技能，基本素质），是知识、技能和素质的有机组合。通过知识管理方法来梳理岗位知识体系，一方面可以让每个员工更清晰地了解自己在知识、技能和素质的不足和改进方向，而另一方面也可以使员工获得除培训之外的更多学习渠道。

个人产能则可以表述为f（知识供给，协同效率，工作激情），它取决你日常工作中是否可以及时获得知识、是否和同事有效协同、是否有足够的工作激情。通过知识管理平台、机制和文化的建设，可以很大程度上帮助员工获得工作所需要的信息和知识，可以使上下游给你的工作配合能及时有效，也可以通过知识文化建设使员工在工作岗位具有更高的工作激情。

个人知识展现对于知识型员工同样非常重要，除了表现出你的工作业绩之外，企业还需要员工更多地分享你的思考、心得和体会，这对企业和员工都是双赢的事情。通过知识管理平台、机制和文化的建设，可以更容易彰显出员工的个人智慧。

如果企业能够在个人能力、个人产能及个人自我展现的基础上，不断强化组织能力、组织产能以及组织知识共享，那么企业离真正的“和谐”就并不遥远了。而这样的“和谐化”不仅仅需要高层的智慧、中层的头脑以及基层的经验，更需要高层的诚心、中层的用心、基层的尽心。