论电子文档管理系统与标准作业流程

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由于各种力量的制约，企业的规模在一定范围内影响着企业的行为方式，从经营的心态到细分市场的确定，这是一种平衡，不同规模的企业是无法长期表现一样的，这些被规模所限制的企业行为也许就是企业的经营者最难以左右的因素。其中，企业的反应速度也同样受到企业规模的影响，但提高企业反应速度可能是企业经营者最有价值的努力，同样能够成功的两种情况：快的打败慢的或大的打败小的，前者代价更小，风险更低。

如何能快？前题是不乱，准确有效，信息系统从某种角度看，其实就是帮助企业提高反应速度并用准确来保障速度的工具。计算机能干的就是加快信息的传递和处理速度，还有一个贡献就是减少人们去想如何处理信息的时间，所以企业实施信息系统就必谈BPR，无非要把事情来时想的东西提前做成标准作业流程，遇到事情时业务单位自己就可以沿着一个标准迅速做出一个深思熟虑的判断，这有点像人体的中枢神经系统，不是什么事都麻烦大脑，自己能反应的就自己反应了。可光有中枢神经没有大脑，人也就不能称为人了，企业也有通过预设流程处理不了的情况，能够准确的、迅速的进行复杂问题的判断考验了一个企业的反应能力，知识管理便是在全局角度提供复杂决策的一个体系。同样是来提高企业的反应速度，标准作业流程带给企业更强的竞争条件，在企业的战术层面这是有效的信息系统工具，而知识管理能让企业聪明的赢得战略的胜利，企业实际的知识管理系统不仅支援着战略决策，也在竞争情报、员工培训、信息交流等很多战术领域发挥着作用，这些部分都表现在企业中需要深度智慧的智能单位中。我们现在可以理解为支持标准作业流程的业务信息系统就像是人的中枢神经系统，使人能够对简单的刺激做出迅速而准确的反应，而服务于企业战略层面的知识管理系统就像人的大脑，使人能够进行复杂的逻辑推理、判断以及创造。

标准作业流程的目标是全面、准确，能处理的问题越多，企业的反应越迅速、越准确，留给战略决策的问题就越少，战略决策的效率也就越高，而建立企业标准作业流程的过程依赖于知识管理所创造的价值，标准作业流程的持续改进是对企业的各种知识、历史的成功与失败和企业各种经验的收集、处理、分析和总结的结果，是对突发事件决策结论的固化，属于知识管理范畴的工作，所以说好的知识管理是推动企业标准作业流程的有效手段。从知识管理的角度看，企业良好的标准作业流程体系为信息的采集和传递提供了良好的基础条件，企业中成熟的标准作业流程体系自然而然的为基础的信息流提供了采集和传递通道，同时为企业形成重视信息利用的文化进行了潜移默化的影响，加上企业制度经过调整更加有利于信息的利用，整体为知识管理创造了良好的条件。企业的标准作业流程和知识管理就是这样站在企业信息处理的两个层面，却又相辅相成的共同体，离开了任何一个信息处理工具，企业的信息化都没有完成他们既定时期的使命，企业实施信息化不应有所偏废，并且要认清之间的关系，使不同的信息系统在企业中相辅相成的得到发展，这样才符合企业发展对信息系统的客观要求。

很多国内企业在实施信息系统过程中的困境是将信息化当成了一个既定的目标来实现，似乎从项目本身看这是有一定道理的，但这不符合信息系统的发展规律，企业中的信息系统只能是沿着一个同心圆来发展，伴随着企业自身和企业中的不同系统协调成长，没有谁先谁后的问题。企业的标准作业流程和知识管理本该是两个不同层面的信息化，但我们也必须把他们看成一体，并仔细认清相互的关联和各自承担的职责，企业的信息化才能健康的成长。

来源：KMCenter