怎么选择合适的电子文档系统?

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        文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难;查找缓慢，效率低下;文档版本管理混乱;文档无法有效协作共享等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。

　　一、系统概述

　　电子文档管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的数据信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的非结构化文档存储管理系统。

　　随着信息技术的在电子文件行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理文档，对各种类型的归档文件进行有效组织、管理、利用，最终实现文档数据的价值。

　　二、泛普软件—电子文档管理系统的应用价值

　　—系统通过对文件的在线采集和归档，保证电子文档的长期利用和保存，充分利用现代信息技术，不断加大文档资源建设力度，以整合文档信息资源为突破，构建内容丰富、结构合理、质量优化的文档资源体系，形成一个信息管理标准化、信息资源数字化、信息服务网络化、信息存储安全化的文档信息管理体系。

　　—系统结构具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。系统功能具备可扩展性，以满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。系统实现具备灵活性，支持文档管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

　　—系统运行安全可靠，保存文档管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子文档安全，防止非授权访问。

　　三、企业如何选择电子文档管理系统?

　　1、灵活易用

　　从过程上来讲，学习门槛不要太高，便于所有业务人员实际操作。

　　2、助力团队成长

　　从结果来讲，助力团队创作和共享团队协作中的一切内容：公司制度、项目方案、产品资料、经验手册、培训考评、会议纪要、日报周报等，梳理业务资料，沉淀业务知识，制定业务规范。

　　3、多端使用

　　使用场景灵活，无论是在办公室用电脑，出差在外用手机还是放假在家用ipad，都能随时随地使用文档管理系统。

　　电子文档管理系统可以替代传统文件管理模式非结构化数据的分散性管理方式，实现标准规范的分布式文件操作管理，是企业管理必不可少的一部分。