企业文档管理怎么样做

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 　　项目文档管理，是指在一个系统项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常，文档管理在项目开发中不是很受重视，当发现其重要性时，往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。

　　一、坚持自己的规则，形成习惯

　　1.建立适合自己的文件夹结构

　　文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。

　　2.控制文件夹与文件的数目

　　文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。

　　3.注意结构的级数

　　分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。

　　二、使用泛普项目管理软件来帮你管理文件

　　1.分级管理文档

　　泛普在文档管理上，呈现树形目录结构，分级分类管理文档。可无限创建自定义文件夹和子文件夹结构，可自定义知识体系目录排序。同时加入了标签管理功能让知识存储和展示更加尽然有序。

　　2.权限管理

　　泛普文档有细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密，有效控制各种损失。可以定义文档的安全级别和授权规则如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

　　3.流程管理

　　泛普文档管理实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批

　　使用泛普项目管理软件，可以通过丰富的功能来管理项目文档，实现便捷的团队信息共享、各种权限与流程有秩序进行。还有更多功能等你发现，快关注泛普软件!