文档管理的优势在哪里
在项目工作中,往往会产生大量的文档,有收集的数据,也有展示所用的报表,还有记录事项和结论等各式各样的文档。当这些文档数量很庞大,且同一个文档,或因内容更新,或因来自于不同的发送者等缘故而产生了大量不同的版本。我们在面对一大堆未分类文档一筹莫展,需要某个急需文档始终无法找到时,深感项目工作中对文档管理的重要性和迫切性。
根据项目管理原理,以及平时工作中总结的经验,对文档管理的方法进行了整理,提出了几点方案:
一、根据项目管理中将项目分为多个子项目,分别进行执行的原则,将项目按照内容或者进度的不同分成若干子项目,每个子项目设置一个存放文档的文件夹,用以归档该子项目所属的文档文件。将项目中产生的文档必须按照项目下的子项目分别建文档进行归置,项目下面的文档只能用来放置项目级的文档,如工作进度报告,联系人清单,已经成型或暂时有效的方案、规范等非临时性的文件;将具体工作中的文档按照所属不同的子项目文件夹进行归档存放。
二、在每一个子项目文件夹中应当设置“接收文档”文件夹,保存从外部获得的文档。所有从外部获取的文件,必须按照固定的格式重新编著文件名:标注编号、原文档名称、接收时间、发送人、版本号、状态号(非必须)。例如:001.[数据汇总表]_20120528_Mary_V1.5_最终版。其中,同一种文档不同版本的序号标注一样,这样可以方便在一个文件夹中查看同一系列的文件(当文件夹中文档非常多,且接收的相同文档可能名称不一致,通过此类方法,设置列表显示、按名称排序,将会很方便的显示同系列文档)。[]中为接收文档的原文档名称,不做任何修改。然后加上收到时间,发送人姓名。V表示版本号,文档大变更为整数变更,小的变动用小数位数标注。最后一位标注该文档状态,可按照文档的状态特征等,标注该文档是否最终版等内容,以此作为文档状态判断的依据,但不宜过长,应当控制在三个字以内。
三、在子项目文件夹中设置一个工作区,该工作区不需要再创建新的文件夹,直接使用子项目文件夹这一层级,用于存放工作中自己创建的文档,或者是对接收到的文档进行修改后直接使用时进行存放,此类接收到的文档需要进行相应的调整,以满足自己工作要求,同时如有新的版本不同的文档收到,可视情况对工作区中对应的文档进行更新,或者在工作区中创建新的文档进行保存。尤其是新接收文档与工作区对应文档有较大差距,可设置不同版本号或部分说明,工作区文档的命名应当参考源文档,以便相互关联识别。工作区中的文档应当按照易用性、正确性、全面性的原则进行安排设置。
四、在每个子项目文件夹中应当设置“发出文档”文件夹,用来保存工作中涉及到的对外发送的文档,以达到对自己所发文档清晰明了易于查找的作用,发出文档的编码方式为:序号、原文档名称、发出时间、发送对象、版本。发出文档的命名要明确,原文档名称可采用工作区文档名称或者所收到文档的名称,同一文档不同版本要序号一致,根据版本号却别;以方便在以后的工作中分类查看。
五、最后还应在子项目中设置“归档区”文件夹,此文件夹用来保存子项目工作中已不再使用的文档,全部都来自于工作区,如旧版本的汇总、中间文档等。
通过以上方案,将文档进行清晰的管理,做到来源可查,去向明确,中间易用。文档管理工作是项目工作中很不起眼的部分,不过这部分如果不重视起来,不处理好,就会产生重大的隐患;很多时候我们会发现每天收到海量的文档,糊里糊涂放置后,再也找不到,找到都是很早之前不用的文档,每天面对充满文件标志的桌面一筹莫展,严重影响项目工作的进度。这项工作需要极大的耐心和自律,坚持来源明确,送出可查,坚决防止随意乱放,满桌面都是文档;理顺了文档的使用规则,才能事半功倍。或许在执行中会感觉增加了自己的负担,但之后所产生的便捷有序的效果,对项目工作将起到重大的促进作用。
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