电子文件起源

　　“电子文件”(Electronic Records)这一概念出现于上世纪90年代初期，由于文件信息用数字形式表达，也有人称之为“数字文件”(Digital Records)。国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡/带之上的文件/档案，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件。目前的情况是，许多公务员都将电子文件等同于电子档案，2009年印发的电子文件管理暂行办法规定：电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

　　据了解，按照规划，2011~2015年需要培训的电子文件管理者，包括党政机关、重要企事业单位的相关领导干部和专管人员，军队管理工作参照执行。

　　有关电子文件内容范围，也是国家各级机关工作人员对电子文件关注的另一热点。中国科学院档案馆馆长屠跃明表示，对电子文件的全过程管理，应以电子文件生命周期理论为基础，加强产生电子文件的“前端控制”，并进行电子文件的“过程管理”，这是保障电子文件真实性、完整性和有效性的关键。“前端控制”必须延伸到文件管理系统的设计研制之中，“过程管理”必须严格控制各个阶段操作者的权限，并做到操作留痕，确保电子文件的真实可靠性。

　　“过去是铁路警察分段管理”，冯惠玲说，长期以来我国文件管理划分为两个阶段，由不同主体负责，归档前是各级党委、政府办公厅负责管理，归档后是档案系统负责管理。进入电子文件时代，一个明显的区别是：对全程管理的要求大大提高，全程性特别表现在要将后端的管理要求叠加到前段。

　　此次电子文件管理规划，对档案管理者提出了更加“全程”的要求，如果将电子文件理解为一个生命周期的产物，刚出生时，它在文件形成者那里，后来暂存在一个地方，最后永久保存在另一个地方，分三个时段的生命周期。但是，最后永久保存的要求，须在文件“出生”时就开始实施，否则，后阶段的补救将力所不及。

发布：2007-03-21 15:05 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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