八大创新技术破解企业文档管理难题

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　　当越来越多的企业、业务部门发现，投入大量人力和物力建造的业务、OA、ERP等IT系统，由于在文档管理方面的先天缺陷，无法有效集中管理和存储文档。于是，更简单、高效的集中管理、检索和存储文档，以提高文档的利用率和员工生产力，成为企业面临的挑战之一。

　　企业怎样选择适合自己的专业文档管理系统?业界领先的文档管理系统专家，在综合了行业需求特点之后认为，作为对业务系统的有效补充，专业的文档管理系统要以创新为动力，以安全可靠、简洁易用、经济低廉、专业强大为用户利益。为此，文档管理系统以八大创新成功引领文档管理发展之路，并成为系统重要的技术特点。

　　第一大技术创新是轻量级架构，让用户轻松实现自助型的系统快速部署。专业的文档管理系统不仅要基于B/S架构，而且需要专门开发WEB服务器、专业的开源免费数据库、专业的文件批量导入功能等，让任何规模的用户能在三分钟内完成安装部署，用三分钟的时间进入使用入门，而且应用几乎不会中断，实现了免现场维护。这样，企业用户在建立文档管理系统方面的费用，只要5万元以内就能基本搞定。

　　第二大技术创新是分组管理模式，它是最受赞赏的用户权限体系。任何机构都拥有繁杂的人员结构，业务项目需要随时召集任何人员加入，对此，一般的MIS系统都仅采用扁平式或简单的树形结构予以解决，而这种方法无法按照业务的分组要求，实现人员的灵活分组管理。文档管理系统创造性地将人员、事务、组织结构等进行深入科学的剖析，总结出了极具特色的 “分组权限管理模式”，可以非常灵活地将文档与不同属性的人员(机构)进行对接，构建复合型文档用户。

　　第三大技术创新是海量文档集中存储的云文档技术。一些用户存储容量达到了数十TB。借助创新的云技术，文档管理系统实现了文档存储云部署功能，它可以把海量的文档(超过50TB)存放于网络的任意一个磁盘阵列，同时可以支持数据库的异地服务。这样，用户可以实现服务和存储分离，不但更好的保障数据安全，同时增加系统的安全性。这样的文档存储云部署和分级存储和管理技术，不仅能够保护客户投资，而且降低客户在新系统方面的投资，整体拥有成本全方位降低，但系统的性能和安全性没有任何损失。

　　第四大创新特点是高效稳定智能的正文提取技术，以保障精确的全文检索。以软件为例，它集成了自有知识产权的Microsoft Office，Pdf，Rtf等文件的正文提取、分析功能，使用户不需要安装Office等其他的工具或者软件，也不需要启动其他的系统服务，实现了软件部署和应用的简单高效。这样，用户的维护成本全面降低，系统运行更稳定。同时，实现了100万文档毫秒级全文检索，让用户基本上实现了对文档利用的“所想即所得”。

　　第五大创新是开放的、高效的中文分词技术，这让文档搜索更加精确。

　　第六大创新特点是图形图像缩略图及预览技术。文档管理软件需要支持通用的图形文档格式的预览，还有好支持Photoshop文件、数码照片文件格式的预览。

　　第七大创新是基于WEB的文档版本控制及文件修改。它在这个领域实现了更精致、更彻底的创新，让客户轻松实现此功能，达到高效率的协同工作。

　　第八大创新是文档智能关联技术。它让用户可以把一个文件夹或者文件映射到其他的文件夹下，在目标文件夹下可以像操作本文件夹文件一样操作原文件，方便文档的归类和临时项目的规划。

　　这八大文档管理的技术创新，不仅确保了文档管理系统的技术领先性，轻松管理OA、CRM、MIS、ERP、PLM系统无法涉及的文档，更与这些业务系统珠联璧合，让已有的巨额IT投资，以经济低廉的再投入，焕发青春，迸发更大的魅力。而企业在选择专业的文档管理系统时，也应该注意这些问题，并将之作为选择文档系统的通用标准。