数字化文档管理系统的好处

　　文档管理系统是一个综合管理系统，它主要功能是为了对文档进行全方面的管理，合理归类文档，提高企业工作效率。那么文档管理系统具体有哪些作用呢?

　　一、泛普软件—数字化文档管理系统的好处

　　1、多种浏览方式

　　档案管理系统与传统手工管理的显著差别，也就是这个功能带来的方便性了。因为档案的类型错综复杂，但是每一个部门都希望可以利用档案，系统提供多种档案浏览的方式，使得信息可以用不同的方式展现在各个部门的工作人员手中，比如档案人员可以通过分类的方式查看，但是工程部的人员就可以通过图纸类的方式进行查看，这样一来就大大提高了工作的效率。

　　2、分类查看

　　因为系统在存储档案时，会建立一个统一的数据库，所有的档案信息都会存在数据库中，这样就可以做到“数出一门”。系统提供了分类查看的功能，可以根据档案的分类、归档的部门、存储的日期、保密等级等条件，进行单个分类的查看。同时还可以自己选择查看的方式，图标、缩略图或者仿真页面都可供选择。

　　3、自定义录入页面

　　每个人的操作习惯不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人统一是一件不小的工程，那么在不耽误效率，又可以让每个人做到舒适快捷。系统提供了自定义页面的功能，可以根据自己的操作习惯来设置自己的界面。

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　　二、为什么企业需要文档管理系统?

　　1、系统提供多种的浏览方式，各个部门可以根据自己习惯的方式来查看相同的档案信息，做到快速利用。可以将总数过多的档案信息，通过选择类别展示，可以让查看变得更加精准、快捷。可以让每一个员工自己设置操作页面，用自己习惯的方式进行工作，保证工作效率。

　　2、档案查询，系统提供类似于“浏览器”一样的搜索栏，只要在搜索栏中输入准确的档案名称，即可精准显示出该档案资料。如果根据档案名称的部分内容去搜索的话，系统就会按照档案名称的匹配度由高到低依次显示出档案资料。

　　总之，文档管理系统是基于知识管理理念而研发的一套用于文档管理、知识管理的软件系统，解决文档分散、文档传递不可控的根本原因，帮助企业构建集中的海量文档管理平台，对文档进行全生命周期管理。

发布：2022-11-25 16:05 编辑：泛普软件 · yelan [打印此页] [关闭]

数字化文档管理系统的好处

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