企业搭建数字化文档管理系统的意义

　　随着企业信息化建设的不断发展与进步，企业在管理中也开始实现数字化应用，逐渐将企业日常办公信息化，企业电子信息数据主要以结构化的数据库和非结构化的文档数据库为主，但音频视频文件、资料合同等电子文档并没有进行规范化的管理，因此企业文档管理系统对于企业日常办公管理尤为重要。

　　一、泛普软件—企业搭建数字化文档管理系统的意义

　　1、集中存储

　　该功能可以有效地让企业的文档材料，集中存放到服务器中，并且无论是本地员工还是异地员工都可以随时随地的上传企业资料，完成收容。

　　2、全文索引

　　这个功能对于企业员工进行档案查找时，是非常有帮助的一个功能，就好比百度的搜索框一样，在档案管理系统中，企业员工可以快速从海量资料中查找到自己想要的文件。

　　3、权限管理

　　档案管理的这个功能可以有效的保护一些企业的机密档案，一些权限不足或者等级不够的员工无法查看道企业的文档，自然也就避免了很多可能造成企业文档泄露的情况出现。

　　4、数据备份

　　档案管理系统中的企业文档，支持数据库备份和本地备份的双重保障，即使是企业的本地存储出现了问题，导致档案管理系统中的文档丢失，档案管理系统也可以从云端进行数据的还原，让企业的文档更加的安全。

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　　二、文档管理系统的运用价值

　　传统的文档管理大多是依靠人工对纸质文档归档整理，随着企业规模增大、各类业务文档数量增长、储存纸质文档的空间需求不断增加，这种管理模式极易造成混乱，且检索时间长，不仅导致文档管理效率低下，一旦出现文档破损丢失等问题，会给企业带来一定的经济损失。

　　企业文档管理系统不仅能够帮助企业将内部各类文书、纸质文件、购销合同等电子类文档进行综合管理，同样针对以往传统文档管理方式的弊端进行规范，简化了繁琐的管理工作流程，提高了电子文档管理的工作效率，协助企业文档信息越来越智能化。

　　总之，文档管理系统的意义在于，构建系统的知识库，对纷杂的知识内容和格式分门别类管理，从而形成科学系统的知识体系，高效服务于知识学习利用，评估知识资产量、使用率、增长率。创建知识地图，清晰了解知识分布状况，提供管理决策依据。

发布：2022-11-25 16:31 编辑：泛普软件 · yelan [打印此页] [关闭]