为什么越来越多企业使用文档管理系统?

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 　　在企业发展过程中，企业电子文档是一种重要资源，需要妥善管理。尽管目前仍有一些企业仍处于纸质文档归档管理阶段，但随着纸质文档的增多，管理与分类都是很麻烦的，也无法为企业提供更有利的价值。随着企业的业务量成倍增长，越来越多的企业会逐渐重视企业的电子文档管理。

　　一、泛普软件—为什么越来越多企业使用文档管理系统?

　　1、提高工作效率

　　以前采用的是纸质文档，企业员工要花大量的时间搜寻散乱的文件，如果文档有遗失或错误的归档，效率会更低。低效的企业可能会付出高昂的代价。采用电子文档管理系统，可保证信息的良好存储和检索。这不仅节约了时间，而且提高了办公效率和生产力，同时也减轻了企业管理者的压力和焦虑。

　　2、改善工作环境

　　纸质文档不仅占据了大量的办公室空间，而且也会让经过办公室区域的人看到。若日常使用文件过多，堆积在工作台或文件柜顶，极易造成工作压力大，工作环境恶劣。而且采用了电子文档，只需在电脑上查看就可以，办公区域干净整洁。

　　3、减少储藏空间

　　文档管理系统的部署，可以大量节省管理人员的整理时间，归档和存储纸质文档所需的空间，对于有保存价值的电子文档也可以做到及时归档，这样可以极大地提高工作的及时性，减少归档文件的流程工作量。

　　4、文档安全管理

　　文档管理系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。文档管理系统采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。文档管理系统基于文档管理规范的安全控制策略，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。

　　二、文档管理系统的实用性

　　1、简单易用可拓展，文档管理系统是一个高品质的文件管理系统，它能让企业在必要和紧急的时候，将文件集中存储。另外，一个高质量的文件管理系统还具有很强的扩展性，这就意味着当需要发生改变时，企业可以很容易地增加新的特性。

　　2、个性化的流程管控，系统内置审批、外发、借阅、等常用流程;也可按需自定义流程，自定义审批步骤，自定义审批人，自定义审批范围，自定义审批权限等等。用户对当前文档每发起一个流程，都会有一个相应流程单自动和文档相关联。

　　在移动互联网飞速发展的今天，即使是规模很小的企业，对重要业务信息的管理方式也应有所改进，以实现办公管理的数字化、智能化、智慧化。运用一个完整的文档管理系统，企业文档管理将一劳永逸。