文件管理系统-文档获取

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　　文件管理系统-文档获取

　　企业内容管理第一步，就是对所有文档的创作、批阅、审核、发布到归档进行全周期管理，自动转发、自动归档，对企业的信息知识进行识别、沉淀，将工作过程中形成的文档、资料、报告、单据、甚至电子邮件，经过科学的评估检测，按照极为规范的方式储存于文档系统中，因此，任何人都可以快捷方便的查找所需要的信息。

　　组织文档结构

　　支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

　　泛普软件文件管理系统支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。

　　批量文档上传、下载

　　可以将多个文档或文件夹一并上传到文件管理系统中。也可以将多个文档或文件夹一并下载，一次性的下载一个文件夹以及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。

　　数据移植 – 整理企业已有资源

　　如果公司以前有自己的文件服务器，而且已经有了一定的文件量的积累，重新使用文件管理系统是否意味着以前的文件都没用了呢?答案当然是否定的，文档的积累对于一个企业来说是一个知识库，使用泛普软件文档导入工具帮助客户将历史数据顺利地导入到文件管理系统里面。可导入的数据可以是原有文件服务器上的内容，也可以是其他信息或文档应用软件中的内容。

　　智能文件夹/文档自动归档

　　系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。智能文件夹规则是以自定义属性为基础动态定义文档归档条件和目标文件夹，通过对自定义属性进行判断，得出是否复合条件以及是否存在要归档的文件，进而产生相应的归档行为。同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。

　　与编辑器集成

　　在Office 的应用软件(Word，Excel，PPT，Outlook)中对文件新建或是编辑，均可以轻松的将文件直接保存到泛普软件 中，免去上传操作。 此功能大大简化通常的文件下载、编辑、上传的复杂过程，实现了和桌面编辑器的无缝集成。

　　网络文件夹

　　通过从WebDAV客户端应用程序(例如Windows上的“网络文件夹”)进入泛普软件，用户可以管理其工作空间、文件夹及文档。用户可以在Microsoft Word、excel、PowerPoint中创建/编辑某一文档，并将其直接保存到泛普软件中。使用Windows资源管理器来进行批量上传、下载，方便用户使用。

　　纸质文档电子化

　　文件管理工具可以将公司的纸质文档(如合同、发票、以及公司原有的重要或需要保存的纸质文档等)转换为电子文档，便于存储、保存、查找、调用。

　　支持文档扫描、索引及文档上载到文档系统。文件管理系统支持文档的成批上载及与扫描仪的直接接口。对于所有被扫描的文档，泛普软件支持英文、中文、日文的OCR。

　　泛普软件使每个文档归属于某一文档类型。用户可以为每个文档设计索引卡片。索引卡片将被提供给执行文档上载的人员，以便在文档上载时该信息可以被添加。

　　文档同步 – 自动备份

　　泛普软件支持将企业员工个人电脑的文档目录和泛普软件文档服务器中的指定目录同步。同步支持全面的版本管理。具备相应权限的用户也可将服务器中的文档同步到本地的电脑。自动同步大大减少用户上载文档的步骤，并确保企业共享文档和个人电脑文档的统一，确保企业的文档完整性。