文件管理系统-协同工作

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　　文件管理系统-协同工作

　　在新经济时代，所有的工作都需要多人协作、信息共享。企业内部的员工、外部的顾问、客户、合作伙伴需要跨团队、跨组织地高效协作;出差、在家办公等工作要求对协作带来了更高的挑战。文件管理系统对分散的、移动的、以及延伸型的动态组织提供了一个功能丰富的协同工作平台。

　　泛普软件协同系统具有灵活的可伸缩性且易于使用。它使用户安全地与合作伙伴、客户及供应商协同工作，并突破组织架构、地理区域及时区限制。它提供各种功能，例如共享的“日程安排”、“任务管理”、“讨论”及企业联系人。

　　工作区

　　每个团队、部门及项目具有其自身的需求。工作区是协同工作的场所，帮助团队成员高效协作。

　　个人工作区可以实现个人文档的存储和获取、任务管理、日程管理等。

　　组织工作区是组织内全部用户的工作区。作为一个中央知识库，组织工作区允许公司文档、政策、计划、指导方针及合同的存取、共享、流转、审批。

　　项目工作区用于特定项目、任务或案例。多个组织的用户可以参与并共享关于项目的信息，共同决策。

　　版本控制

　　对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。

　　一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。

　　内容URL(CURL)– 虚拟文档链接

　　独有的网络内容定位标识(CURL)技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。

　　唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。

　　讨论

　　关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见，文件管理系统使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。

　　多文档引用、链接

　　文件管理系统能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接，易于用户找到相关信息。

　　任务管理

　　通过使用任务管理(包括个人、被指派或业务流程相关任务)，文件管理系统实现高水平的日常活动跟踪及组织。用户可以分配任务、管理任务列表、监看任务进度。任务管理也可以与Microsoft Outlook同步，并支持各种CSV、Microsoft Excel等格式的导入导出。

　　文档流程

　　可以使用“文档流程”进行文档的传阅、审批、借阅。

　　活页夹

　　用户可以基于主题或项目将不同形式的内容通过活页夹进行捆绑，活页夹里的内容可以是文件夹、文档、联系人信息、邮件等。将活页夹共享给相关人员，达到高效共享的效果。

　　日程管理

　　泛普软件文件管理系统的协同日历帮助个人及企业跟踪并管理约会、例会、会议要求和定期提醒。用户可以与团队成员共享个人日程并能够从自己的帐户查看其他人共享的日程。

　　与文档相关的日期可被直接链接到日历，以便可以将关键日期自动通知相关用户，例如合同更新日期及方案提交日期。

　　与Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式维护“日历”，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的输出/输入。

　　邮件、提醒及通知

　　文件管理系统通过及时的电子邮件通知，向用户提供最新信息。

　　查看你的收件箱

　　对于我们许多人而言，查看电子邮件是我们每天坐在办公桌前的第一件事情。文件管理系统可以将您所需要了解的每件事情发送到您的收件箱中。

　　订阅某一感兴趣的文档或文档夹

　　当用户订阅某一文档或文档夹时，文件管理系统能够通知用户该文档的更新状况。

　　联系人管理

　　文件管理系统的联系人管理允许个人管理自己的联系人信息，并将联系人信息与其他人分享。与文件管理系统邮件管理紧密集成，动态邮件通讯组的创建可以基于联系人信息属性，例如客户或合作伙伴的出生日期或地址等。

　　文件管理系统可以与Microsoft Outlook的联系人信息进行同步，并可以支持符合行业标准格式的软件进行联系人信息交换，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。