如何更好地正确地使用文档管理系统？
泛普软件认为，文档管理系统的重要性为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的企业文档管理，图文档管理，项目文档管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。
做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦;而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。
文档管理的方式在项目文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。文档模板的管理面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档安全管理中的过程中需要选择一套文档的软件，例如泛普软件泛普OA系统。在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。
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