档案管理基本知识

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 　　档案管理基本知识

　　第一章 档案管理基本知识

　　第一节 名 词 解 释

　　1、什么是档案?

　　答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

　　2、什么是档案工作?

　　答：管理档案和档案事业的活动。

　　3、什么是档案统计?

　　答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

　　4、什么是归档?

　　答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

　　5、什么是案卷?

　　答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

　　6、什么是档案整理?

　　答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

　　7、什么是档案立卷?

　　答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

　　8、什么是档案实体分类?

　　答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

　　9、什么是档号?

　　答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

　　10、什么是文件?

　　答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

　　11、什么是文本?

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

　　12、什么是归档文件?

　　答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

　　13、什么是归档文件管理?

　　答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　14、什么是全宗号?

　　答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。

　　16、什么是专题指南?

　　答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

　　17、什么是检索工具?

　　答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

　　19、什么是编目?

　　答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

　　20、什么是案卷目录?

　　答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

　　21、什么是全引目录?

　　答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

　　22、什么是分类目录?

　　答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

　　23、什么是专题目录?

　　答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。

　　24、什么是卷内目录?

　　答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

　　25、什么是电子文件?

　　答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　26、什么是归档电子文件?

　　答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

　　27、什么是电子文件逻辑归档?

　　答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

　　28、什么是电子文件物理归档?

　　答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　29、什么是磁性载体文件?

　　答：磁性载体文件系指以磁性材料(如磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。

　　30、什么是纸质档案数字化?

　　答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像档案?

　　答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。

　　32、什么是照片档案?

　　答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

　　33、什么是档案编纂?

　　答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。

　　34、什么是档案编研工作?

　　答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。

　　35、什么是组织沿革?

　　答：系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。

　　36、什么是大事记?

　　答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。

　　第二节 综合档案管理

　　37、档案管理的工作内容是什么?

　　答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

　　38、企业档案部门依法应履行哪些职责?

　　答：(1)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

　　(2)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

　　(3)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

　　(4)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

　　39、违反《档案法》的行为有哪些?

　　答：(1)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

　　(2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;

　　(3)涂改、伪造档案的;

　　(4)擅自出卖或者转让档案的;

　　(5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

　　(6)不按规定归档或者不按期移交档案的;

　　(7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;

　　(8)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

　　上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。

　　40、档案工作人员应具备哪些基本素质?

　　答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　41、完成档案工作任务的条件是什么?

　　答：(1)行之有效的管理体制;

　　(2)设置相适应的档案机构;

　　(3)具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍;

　　(4)制定一系列规章制度、标准、规范;

　　(5)配备较完善的库房、设备、提供充足的经费。

　　42、完成档案工作任务的手段是什么?

　　答：(1)行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、标准;

　　(2)法律手段：依法治档，维护档案工作的正常秩序;

　　(3)经济手段：奖励机制推动档案各项工作;

　　(4)宣传教育手段：提高档案意识;

　　(5)指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。

　　43、档案的主要属性有哪几方面?

　　答：档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。

　　(1)原始记录性是档案的基本属性

　　档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记载。

　　(2)档案的信息属性

　　第一，档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再现，为人们提供依据性、凭证性的信息。

　　第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信息;另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输出传递信息，处于中介状态。

　　第三，档案信息面广量大，内容丰富。它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。

　　(3)档案的知识属性

　　知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。

　　44、档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些?

　　答：(1)纳入企业各项工作计划;

　　(2)纳入企业领导工作议程;

　　(3)纳入有关人员岗位责任制。

　　45、档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些?

　　答：(1)档案部门或人员参加产品鉴定会;

　　(2)参加科研课题审定会;

　　(3)参加基建项目验收会;

　　(4)参加设备开箱验收。

　　46、档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些?

　　答：(1)下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步;

　　(2)检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步;

　　(3)验收与鉴定项目文件材料同步;

　　(4)上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。

　　47、归档制度由哪几部分内容构成?

　　答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案卷质量要求。

　　48、档案工作一般应制定哪些规章制度?

　　答：一般应建立如下档案工作制度：

　　(1)档案管理规定;

　　(2)文件材料形成、积累、归档制度;

　　(3)文件材料归档范围及保管期限表;

　　(4)档案工作岗位责任制;

　　(5)档案工作考核办法;

　　(6)档案借阅利用制度;

　　(7)档案分类编号方案;

　　(8)档案库房管理制度;

　　(9)档案鉴定销毁制度;

　　(10)档案保密制度;

　　(11)档案统计制度;

　　(12)科技图样修改补充制度;

　　(13)特殊载体档案管理制度等。

　　49、什么是文件资料的归档?

　　答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

　　已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。

　　档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。

　　按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。

　　50、文件材料转换成档案需具备哪些条件?

　　答：(1)文件材料运转、承办完毕的;

　　(2)对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的;

　　(3)经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。

　　51、归档文件的整理原则是什么?

　　答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　52、归档文件的质量要求是什么?

　　答：(1)归档文件：应为原件，文件材料归档后不得更改;

　　(2)永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档;

　　(3)字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备;

　　(4)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;

　　(5)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求;

　　(6)录音、录像文件应保证载体的有效性;

　　(7)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

　　53、各类文件材料应何时归档?

　　答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;

　　工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档;

　　外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档;

　　单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档;

　　会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交;

　　实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档;

　　下列文件材料应随时归档：

　　(1)没有及时归档的零散文件材料;

　　(2)变更、修改、补充的文件材料;

　　(3)设备仪器的维修文件材料;

　　(4)产品、设备更换的新零部件文件材料;

　　(5)机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

　　(6)应归档的非纸质载体材料;

　　(7)其他临时活动中形成的文件材料。

　　54、文件材料的保管期限如何划分?

　　答：文件材料的保管期限依据其查考利用价值的大小进行划分，可分为永久、长期和短期。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的材料应定为永久(50年以上)保存;凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的，应定为长期(16年至50年)保存;凡是在较短时期内本单位需要查考利用的，应定为短期(15年以下)保存。各单位应依据有关的规定和标准，结合单位的实际，制定本单位各类文件材料的保管期限表。

　　55、文书档案以“件”为单位进行整理应遵循的原则是什么?整理工作有哪些工作程序?排列文件顺序的要求是什么?

　　答：(1)整理工作遵循的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用;

　　(2)整理工作程序：分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒;

　　(3)排列文件顺序的要求：应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

　　56、电力企业档案分类规则0-5类的文件材料以“件”为单位进行整理时，采用哪种分类方案为宜?

　　答：较适宜的分类方案：年度——问题——保管期限。

　　57、如何进行案卷编目?

　　答：按照一定规则进行档案著录并将条目组成目录的过程，包括案卷目录、卷内目录和备考表。

　　(1)案卷目录：是档案部门管理、统计、检索、报道档案内容、成分等的基本检索工具，亦是立卷单位与档案部门交接档案的依据和凭证(可作为移交目录)。其项目包括案卷序号、档号、保管期限、案卷题名等;

　　(2)卷内目录：卷内目录排列在卷内文件首页之前，其作用是为了介绍卷内文件材料的内容、成分、制发机关、文件编号、时间、题名等，便于利用者根据所需项目进行查阅、检索。项目填写内容包括文件序号、责任者、文件编号、日期、文件题名、页号;

　　(3)备考表：备考表排列在卷内末页之后，其作用是用以说明卷内文件材料的情况，即卷内文件材料状况的记录单。项目填写内容包括立卷人、检查人、检查日期、互见号。

　　58、如何加盖档号章?

　　答：(1)单份文件材料装订的案卷，需在卷内每份文件材料上加盖和填写档号章。项目内容包括档号、序号等;

　　(2)盖于文件的右上角或上方的空白处，无空白处时，亦可盖于文件反面右上角。

　　59、档案文件装订的基本要求是什么?

　　答：装订时应做到文件右下页边齐整，无倒页;破损的需进行修复;去掉留存在文件材料上的金属物;参差不齐的应折叠为统一幅面，装订后的案卷做到整体美观结实耐用。

　　60、卷盒脊背如何填写?

　　答：填写项目包括档号、保管期限、案卷题名。

　　档号：目录号、分类号、案卷号(暂用铅笔填写，移交后由接受单位统一正式填写);

　　保管期限：已确定的案卷留存年限;

　　案卷题名：由立卷人拟写的案卷题名(需与案卷目录中的题名相一致)。

　　61、案卷封面如何填写?

　　答：填写项目包括立卷单位、起止日期、保管期限、档号、案卷题名、密级。

　　62、如何准确拟写案卷题名?

　　答：拟写案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。其结构应完整、文字宜简练。应避免因堆砌组合每份文件材料的题名繁琐冗长，同时也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。

　　拟写案卷题名后，不要急于正式填写在填充面或卷盒的脊背上，可临时写在稿纸上，待案卷经过审查、调整，经“加工”确定无误后，再正式填写。

　　63、如何编写页号?

　　答：案卷内以有书写内容的页面编写。页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷内页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。

　　成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号。

　　两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。

　　案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

　　64、备考表中的“互见号”应填写哪些内容?

　　答：互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

　　65、基本建设项目档案的图纸怎样折叠?

　　答：底图的保管要求是“严禁折叠”，所以，这里所说的图纸指的是蓝图。蓝图机械强度比较好，往往幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存。根据GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，图纸折叠具体要求为：

　　(1)采用“手风琴”式折叠法;

　　(2)图面朝里，减少对图样的磨损;

　　(3)尽量避免在重要的图样处有折痕;

　　(4)不同幅面的图纸，要统一折叠为国际标准A4型(297mm×210mm)大小;

　　(5)采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。

　　66、科技档案与科技资料的区别?

　　答：(1)由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。

　　(2)从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。科技档案具有工作考查和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用。科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。

　　(3)科技档案与科技资料从来源，整理方法到管理办法均有所区别：科技档案主要是本单位按归档制度归档的科技文件材料;科技资料则是从外单位通过交流、复制和购买而得到的。整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性;科技资料没有这种有机联系。管理时科技档案要比科技资料严密和完善得多。

　　67、科技档案工作的基本任务是什么?

　　答：科技档案工作是以科技档案为研究对象和管理对象的一项专门业务工作。科技档案工作的基本任务是：按照一定的原则和要求，科学地管理科技档案，积极地开发科技档案信息资源，及时准确地提供科技档案为经济建设和科技研究工作服务，为党和国家的各项工作服务。

　　科技档案工作的基本任务，主要是通过科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项业务工作来完成的。其中收集、整理、鉴定、保管、统计等业务工作，是为科技档案的科学管理和开发利用创造条件的基础工作。而对科技档案进行开发利用，充分发挥科技档案的作用，为发展生产力和经济建设科技研究工作服务，则是整个科技档案工作的目的。

　　68、科技档案工作的性质是什么?

　　答：科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是坚持科学态度，提高科学技术管理水平的重要环节，也是国家科学技术事业的一个组成部分。

　　69、如何确定科技档案案卷的排列顺序?

　　答：(1)案卷之间的排列顺序

　　科研类：课题准备立项阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段等。

　　基建类：项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)——工程施工——工程监理——工程竣工验收等。

　　设备类：设备依据性文件材料——外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)——设备安装调试——随机文件材料——设备运行——设备维护等。

　　以上为一般科技档案案卷的排列顺序。电力企业档案案卷之间的排列顺序，在《电力企业档案分类表(6-9类)》的类目设置已基本排定，基本可按表中的类目设置的先后顺序进行排列。

　　(2)案卷内文件材料之间的排列顺序

　　管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事物发展过程的先后顺序排列。

　　文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。

　　译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。

　　70、一个立档单位有哪此变化不影响全宗的划分?

　　答：(1)立档单位名称的变更;

　　(2)立档单位领导关系的改变;

　　(3)立档单位内部组织机构的调整;

　　(4)立档单位工作地点的变迁;

　　(5)立档单位短期停止活动以后又恢复。

　　71、档案统计工作的内容有哪些?

　　答：有档案的登记和统计两部分。包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记，档案机构、人员与档案构成、管理和其它专门问题的统计。

　　72、提供利用档案主要有哪些方式方法?

　　答：提供利用档案主要有如下方式方法：

　　(1)设立阅览室;

　　(2)档案的借阅;

　　(3)咨询服务;

　　(4)制发档案的复制品;

　　(5)通过编印目录、索引、文摘、简介等进行档案信息的报道或交流;

　　(6)编辑文件汇集;

　　(7)编写参考资料;

　　(8)制发档案证明;

　　(9)举办档案展览。

　　73、怎样进行档案的编研?

　　答：编研工作必须遵循一定的原则，具体应该符合下列要求：

　　(1)档案编研应该充分考虑社会(企业)需要，为企业的中心工作服务;

　　(2)实事求是地维护档案内容的真实性，绝不允许歪曲和篡改档案的现象发生;

　　(3)遵守国家的有关规定，编研工作的开展应得到相应部门的同意，公布档案文件要经过批准。

　　同时，档案编研是一项研究性很强的工作，涉及档案知识、历史知识和其他多方面的知识，档案编研对维护历史真实面貌有重要意义，所以档案编研还必须坚持实事求是的科学态度，编研过程中尊重历史，尊重档案原件的记载，尊重档案编研的严肃性。

　　74、全宗指南的结构及编制原则是什么?

　　答：(1)全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。

　　封页包括：全宗指南名称、时间、全宗号。

　　正文包括：全宗构成者沿革，全宗内档案情况简介，全宗内档案内容与成分介绍。

　　备注包括：本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明。

　　(2)编制原则：应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。

　　75、组织沿革主要包括哪些内容?

　　答：(1)单位成立、合并和撤消时间;

　　(2)单位名称改变、地址迁移;

　　(3)单位的隶属关系及主要职能(含性质特征、职权范围、主要工作与任务等);

　　(4)单位领导人员的任免;

　　(5)内部组织机构及所属单位的设置、变化情况，责任人姓名等;

　　(6)单位人员编制情况。

　　76、大事记主要包括哪些内容?

　　答：大事记主要有时间和记实两部分内容构成。

　　时间就是按照年、月、日时间顺序逐条记述事实，即通常讲的“以时系事”。

　　记实是指记载单位主要的职能活动，展示单位发展概貌的大事和要事的事实。记载的事实应即不遗漏大事、要事，也不必事无巨细全部罗列。

　　大事记记述的大事、要事一般是指：

　　(1)本单位隶属关系的变化，体制、机构的调整，规模的扩大或缩小，人事的任免和调动等;

　　(2)本单位制定的重要制度、办法，下达的规划、计划，采取的重大生产技术决策和措施;进行的扩建、改建任务等;

　　(3)本单位内召开的各类重要会议和参加国家、地方或上级机关的重要会议，在会议上提出汇报、建议、提案和受奖等;

　　(4)本单位的生产、经营、基建、科研、职工教育、文艺体育、职工福利等方面的成果和重大的质量、安全事故等;

　　(5)本单位某个时期的重点工作，如本单位整顿、设备和基建设施普查、打击经济和刑事犯罪等活动;

　　(6)国家、地方或上级机关的领导对本单位的重要指示、批示以及检查工作时的讲话或其他活动等;

　　(7)重大的外事活动，如外宾来本单位参观、考察、协助工作，进行技术交流;签订重要合同，本单位人员出国学习、参观、考察等;

　　(8)其他大事、要事。

　　77、大事记中大事时间的编写应注意那几个问题?

　　答：(1)大事时间必须考证，标示明晰，尽量避免错误或含混不清;

　　(2)大事时间应标示具体，尽量写清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不记;

　　(3)某些大事持续时间较长，并且在大事记中作为一个条目编写，其时间可以概括书写，也可以标明起止日期;

　　(4)大事时间一般应以公元纪年为准，否则应注明其它纪年形式。

　　78、《企业、科技事业单位档案管理考核标准》中“五率”如何计算?

　　答：(1)归档率=实际归档项目数/应归档项目总数×100%;

　　(2)完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%;

　　(3)准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%;

　　(4)查全率=检出相关档案数/库存所有相关档案数×100%;

　　(5)查准率=检出相关档案数/检出档案总数×100%。

　　第三节 专门档案管理

　　79、什么是电子文件的移交?

　　答：电子文件的移交是对归档电子文件按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接受工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

　　80、电子文件的移交、接收检验项目有哪些?

　　答：文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的载体极其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：

　　—载体有无划恨，是否清洁;

　　—有无病毒;

　　—核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

　　—核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

　　—对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

　　检验结果分别由移交单位、接受单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》的相应栏目。对检验不合格者，应退回原形单位重新制作，并再次进行检验。

　　81、如何对电子文件进行鉴定?

　　答：电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和规定保管期限。

　　归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接受单位。

　　电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

　　电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和原数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

　　82、归档电子文件怎样整理?

　　答：(1)归档电子文件的整理按DA/T22归档的要求进行;

　　(2)归档电子文件以件为单位整理;

　　(3)同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限——机构(问题)或保管期限——年度——机构(问题)等分类方案进行分类;

　　(4)按电子文件类别代码相对集中组织存储载体;

　　(5)电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(责任者、操作者、背景信息、元数据等);

　　(6)将著录结果制成机读目录和纸质目录。

　　83、电子文件鉴定工作应包括哪些内容?

　　答：应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

　　84、如何对电子文件进行归档?

　　答：电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

　　85、电子文件归档有哪些要求?

　　答：电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：

　　(1)凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档;

　　(2)把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在制作拷贝;

　　(3)推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;

　　(4)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;

　　(5)特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件;

　　(6)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写;

　　(7)对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录;

　　(8)归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

　　86、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合哪些条件?

　　答：(1)归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层;

　　(2)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压;

　　(3)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;

　　(4)环境温度选定范围：17℃～20℃;相对湿度选定范围：35%～45%。

　　87、磁性载体文件的归档要求有哪些?

　　答：(1)磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988转换成标准格式，一式两份(A、B盘)，及时向档案部门移交归案;

　　(2)归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性;

　　(3)归档使用的录音(像)带。软磁盘的性能质量，应分别符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的规定;

　　(4)同一项目同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁性载体上;

　　(5)应建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档;

　　(6)归档的磁性载体应由文件形成部门编制归档说明。

　　88、照片档案收集的范围?

　　答：(1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片和本单位组织或参加的重要外事活动的照片;

　　(2)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片;

　　(3)其他具有保存价值的照片。

　　89、照片档案收集的要求是什么?

　　答：(1)对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有;

　　(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定;

　　(3)对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点;

　　(4)底片、照片、说明齐全;

　　(5)底片与照片影像应一致;

　　(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片;

　　(7)照片档案的移交和收集符合有关标准的要求。

　　90、照片档案分类排列要求是什么?

　　答：在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

　　在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

　　91、照片档案的编号有何规定?

　　答：照片编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。

　　92、照片档案的著录项目包括的内容?

　　答：照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。

　　93、归档照片的说明主要包括哪些内容?

　　答：归档照片的说明应体现事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由;“时间”即事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;“地点”即被摄物所在的具体地点;“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份;“背景”即对揭示照片影像主题具有一定作用的背景;“摄影者”即照片的拍摄单位和拍摄人。

　　94、照片档案的目录有几类?

　　答：照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。

　　95、照片档案的基本目录、册内目录有何要求?

　　答：照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。

　　册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。

　　96、照片档案的保管要求和措施是什么?

　　答：(1)贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则;

　　(2)照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库;

　　(3)接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘;

　　(4)底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连;

　　(5)珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片;

　　(6)每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况(卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等)，亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

　　97、数码照片的归档要求是什么?

　　答：(1)数码照片图像一律采用RGB彩色模式;

　　(2)数码照片的文件格式为JPEG格式，文件名即为图片编号;

　　(3)为便于储存和保证数码图片的清晰度，照片的有效分辨率为2800×2000pix，每张图片大小为1.5MB左右;

　　(4)数码照片必须经过筛选应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，具有使用价值和历史意义。

　　98、数码照片组卷的要求是什么?

　　答：(1)数码照片的案卷，原则上以700MB/CD-R光盘为一保管单位，每一保管单位的初始分类为工程机组号;非工程类数码照片初始分类一律按照年度;

　　(2)数码照片档案应编制完整的案卷目录和检索目录，作为台帐和检索利用;

　　(3)数码照片档案说明包括：专业分类编号、拍摄时间、拍摄主体说明、拍摄背景、摄影者、拍摄地点六要素;

　　(4)精选后数码照片按目录顺序加洗五寸一份放入专用册内，册内目录与数码照片说明一致，每张照片注明六要素;

　　(5)所有数码照片和Word文档目录刻入光盘;数码照片排列顺序、编号与卷内目录一致，放入专用袋内，粘贴在数码照片册最后一页上归档。

　　99、什么是会计档案?

　　答：会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

　　(1)会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

　　(2)会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐固定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐薄;

　　(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;

　　(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

　　100、会计档案移交时间如何规定的?

　　答：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;

　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别要求拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　101、会计档案借阅的规定是什么?

　　答：各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

　　102、销毁会计档案的规定有哪些?

　　答：保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

　　(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

　　(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;

　　(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财务部门、审计部门派员参加监销。财务部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销;

　　(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　　103、会计档案的载体有哪些规定?

　　答：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　104、会计档案的移交有哪些规定?

　　答：单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名。

　　105、何为信用档案?其作用是什么?

　　答：信用档案主要是指法人、其他组织和个人在经济交往、职能管理和日常生活等社会活动中形成并反映信誉状况，对国家和社会具有保存价值的各种记录。

　　信用档案即是国家档案资源的组成部分，也是社会信用体系建设的重要基础，加强应用档案的管理和开发利用工作，对于建立社会信用体系和信用机制，规范市场经济秩序，提高全民族诚实守信的道德水平具有十分重要的意义。

　　106、企业信用档案主要包括哪些内容?

　　答：(1)基本情况：主要包括信用主体的名称、代码、隶属关系、经营规模、地址、对外联系方式、法人代表的基本情况等材料;

　　(2)工商注册登记情况：主要包括工商登记、变更、注销、商标注册及工商年检等方面的材料;

　　(3)合同履行情况及由此引发的仲裁或诉讼等材料;

　　(4)帐款收付情况：主要包括在对外经济往来中形成的各种收付款凭证等材料;

　　(5)财务情况：主要包括资产负债与损益、财务状况分析、现金流量、经营业绩等方面的材料;

　　(6)银行信贷情况：主要包括贷前调查及信用分析情况，还贷还息情况，逃废银行债务等方面的材料;

　　(7)产品质量情况：主要包括获得名牌产品、质量奖、通过质量体系认证，假冒伪劣产品查处等方面的材料;

　　(8)中介机构资信情况：主要包括蓄意出具虚假验资报告、资产评估报告、审计报告及质量认证等行为的查处材料;

　　(9)承担资信调查与评估业务、质量认证等中介服务机构开展信用评估所形成的有关材料;

　　(10)违法违纪情况：主要包括公、检、法及有关行政主管部门查处涉及信用缺失等方面违法、违规案件的材料;

　　(11)其他反映信用主体有关信用情况的材料。

　　107、什么是实物档案?

　　答：实物档案是指公司各单位在生产、经营、科研及其他各项工作中形成的,具有保存价值的,按归档要求整理归档的实物。实物分为二类：一类是指荣誉档案，即本单位在各项工作中所获得的奖杯、奖状、证书、奖牌、锦旗等;另一类是指具有保存价值的各类实物，如领导题词、名人字画、友好往来的赠品等。

　　108、实物档案的归档范围?

　　答：主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物品。

　　109、实物档案的归档时间是怎么规定的?

　　答：实物档案中的荣誉档案，各单位应于取得后一周内移交档案主管部门。

　　各类题词、名人字画、馈赠礼品等实物档案，在活动完成后及时向档案室归档。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。

　　110、实物档案的归档要求是什么?

　　答：(1)各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人;

　　(2)归档的实物档案要保持整洁、无破损。

　　111、实物档案是如何分类的?

　　答：实物档案分为：奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗、其他等六类。

　　112、实物档案案卷目录包括哪些条目?

　　答：包括案卷号、受奖单位、授奖单位、题名、授奖时间、备注等。

　　113、实物档案的保存有哪些规定?

　　答：实物档案管理员应定期对实物档案予以维护，定期维护不少于每周一次，保持实物档案的整洁、美观。对于有特殊保存要求的实物档案，应制订特殊保存措施进行保管。如：证书奖状可以按分类，保管在特制的资质证册中，证册第一页应有检索目录，证书、奖状上应有编号;锦旗可以叠放平整后放在档案盒中，档案盒应平放在档案柜中，有卷盒脊背和案卷封面以便查找。

　　114、实物档案的借阅有哪些规定?

　　答：已入档的实物档案原则上不再对外借用，有特殊原因借用时，需经公司分管领导签字同意后方可借用，借用时原则上只借用仿制件，如确需借用原件需说明原因并经分管理经理签字同意，借阅的实物档案如有损坏或损伤，应予以赔偿并追究责任，赔偿的数额由公司分管领导组织有关部门认定。