浅谈电子信息档案管理的风险控制方法

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 　　　在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案， 文档管理软件对企业在高科技方面的创新发展意义重大。电子信息档案并不全是优化，它也具有更大的风险性，很容易导致企业的数据被盗，积极主动地制定避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

　　一、避免风险的措施。

　　1.积极引进最新技术。规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极地培训一批计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。2.制定相关制度。为了保证信息资源的安全性，企业要主动制定一系列有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关人员没有权利操作系统等。3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

　　二、缓解风险的措施。

　　电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内。目前，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果及影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。

　　三、评估风险的措施。

　　风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动地制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。

　　需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。