企业如何提高知识管理与档案管理的效率

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　企业如何提高知识管理与档案管理的效率

　　1、知识管理与档案管理两者要相互补充，互为保障。在新的知识经济形式下，企业中档案管理人员普遍存在着对知识管理的认识不够充分的问题。由于对《中华人民共和国档案法》第七条：“……组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”的偏面理解，导致档案管理人员重保管，轻利用，认为只要档案材料不丢就行了。这就使得档案管理人员形成不了知识管理的意识，不会主动地开发档案信息资源，也不会达到有效地管理档案信息资源的目的。档案信息资源管理包含两方面的含义，即档案实体管理和档案信息管理。根据档案信息资源管理的内容，企业档案管理人员要充分认识到这一点，在保管好档案实体的同时，要努力开发档案信息资源，为企业的各项活动服务。而从组织管理方面来考虑，由于企业决策人员没有见到档案管理的显著成果，但是知识管理在企业界中日益受到重视且其能产生立竿见影的效益。因此，在企业中出现了重知识管理，轻档案管理的不正常的现象。于是，重硬件的投入，而轻资源的开发和利用，一味地迷信高科技的信息技术，却不把高科技的信息技术与已有的各类信息结合起来。

　　为了避免这种尴尬的局面产生，档案管理部门要积极参与到知识管理中去。档案管理部门一方面可以从已保存的档案材料中发掘出有用的信息，另一方面，档案管理人员要扮演知识管理人员的角色，走出档案馆(室)，从市场、商品发布会、展销会或是互联网以及其它文献，像产品目录、会议文集中了解相关信息;而知识管理的策略也要由生产导向型转向顾客导向型，防止由于盲目开发所带来的高成本、低利用率以及信息污染等现象，无论是开发还是利用，知识管理的每个环节都要受到管理思想、管理行为的影响和制约。例如，摩托罗拉公司就从“组织内外” 获取知识，所谓“组织内外”是指知识的来源不只局限于组织内部的员工，还涵盖组织外的顾客、供应商和竞争者等合作伙伴。摩托罗拉公司设立的企业大学聘请许多专业领域的博士、专家进行课程设计，让顾客及供应商参与并实施标竿学习(Benchmarking)，建立专业知识分享渠道，赋予企业知识更丰富的意义，使企业档案与员工知识成为企业的活力之源。另外，知识管理与档案管理要对收集来的各类信息进行分类加工、编纂成册，使分散的信息系统化，为提高企业生产效率提供动力，为企业领导的决策提供切实可靠的竞争情报。除此，还要提倡知识管理人才档案化，档案管理人才知识化。档案管理人才要培养自身的科技的能力和尊重知识的素质，使档案管理人才的知识结构趋于完整，成为知识型管理人才。而作为知识管理人才，要增强档案意识，积极开发各类信息资源，借鉴档案管理的法律、法规，制定适当的知识管理制度，使知识管理更加规范、标准。只有知识管理与档案管理人员能休戚与共，相互补充，互为保障，才能真正为企业的繁荣服务。

　　2、知识管理与档案管理要及时转化，实现信息资源共享。知识管理强化企业隐性知识和显性知识的保护与管理，档案管理是知识管理的深化，其强化的是企业显性知识的管理。在知识经济时代，档案的收集、整理、鉴定、开发和利用工作将发生革命性的变化，档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“数字化、网络化”为主。档案管理的模式、应用技术、储存手段等将会借鉴知识管理的优点，使档案管理能及时高效地传递知识管理所需要的信息。一个企业的知识管理与档案管理的水平高低关键看其管理结果——信息的利用效率。

　　所以，知识管理与档案管理人员要对获得的企业内外的信息定期进行交流。通过交流，档案管理人员可以及时了解信息需求，推动档案管理开发档案资源，真正实现“开发信息资源，服务四化建设”;知识管理人员可以针对档案管理人员的需求，积极地向他们提供技术支持，使档案资源的开发更加高效快捷安全。如可以通过建网设区，即建立局域网，设立讨论区，使知识管理与档案管理的成果及时转化得到应用。另外，企业必须知道，知识管理与档案管理不是简单的进行电子化、网络化。在新的知识经济形势下，只有使知识管理与档案管理的对象快速转化企业的竞争优势，这样企业才能去芜存菁，才能让企业储备能量，保持竞争优势，以迎接新的机遇和挑战。

　　但是，企业如果不能使已经取得的信息加以共享，企业的知识管理与档案管理仍然不能取得成功，其成果也会如同垃圾桶中的垃圾一样越多越糟。如何使企业的信息共享?也必将成为企业要思考的重要问题。“科技因知识而生，知识因科技而贵”，信息的共享一方面要求具有相应的物质基础，即共享通道，并在此基础上，收集、加工、制定知识和档案目录。向信息资源共享用户提供目录服务，使目录在发挥信息资源中心作用的同时，又起到组织和管理中心的作用，有条件地打破地区和专业的界限，实行横向联合和纵向沟通，实现信息资源共享。例如，摩托罗拉公司规定外出培训或研习人员必须通过部门会议或研讨会的方式，报告并分享所学得的技术与知识。另外，为方便学习与讨论，提升企业成员获取知识的效率，还在公司的局域网上开设公共区网络界面，让所有成员随时撷取与搜寻企业共享知识。值得注意的是，在实现信息资源共享的同时，要确保档案资源的机密性，以防不必要的损失。

　　另一方面，人的主观因素也是制约信息共享的一个关键。从现有的企业情况来看，企业基本上已具备了物质基础，如配备了电脑、建立了局域网等，只要想接入互联网，一根电话线就可以了，因此，共享通道的客观条件已经具备。而对于主观因素，还存在以下几个方面的问题：一是，大部分档案管理人员的知识结构老化，不懂现代化信息处理技术;二是缺乏开发档案资源的意愿，循规蹈矩，因循守旧;三是与知识管理人员缺少沟通，缺乏信任，并发生人脑与电脑争事做的情况。如何培养、激励和善用知识工作者的创造力是企业最大的课题。摩托罗拉公司一些做法值得其它企业借鉴，如该公司提倡员工不断提高自身业务水平，实现知识共享，鼓励各阶层员工开展IR(I Recommend)提案活动，并激励工程人员创新和申请工程专利，凡是申请通过者均由总部公开表扬并辅以巨额的奖金鼓励。