企业档案工作走出困境的方向

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 　　企业档案工作走出困境的方向

　　时代变革了，环境改变了，而企业档案工作没有做出相应的变化，于是陷入了困境。因此，企业档案工作的根本出路在于通过变革适应时代变革、环境变化的要求。也就是说，“当时代改变，我们必须通过变革来谋求生存”;否则，“如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里，那么企业档案员的职业将烟消云散”。

　　传统企业档案工作要适应外部环境的变化、走出当前面临的困境，仅仅进行细枝末叶的修修补补已经无济于事，唯有进行根本性的变革和创新。而根本性的变革和创新需要有先进的管理理念与管理模式指导。这种指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式，必须顺应社会经济背景与时代发展潮流。在知识经济时代，这种顺应社会经济背景与时代发展潮流，能够指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识经济时代的管理范式，它能从各个层面为企业档案工作创新提供新的思维。

　　(一)知识管理是知识经济时代的管理范式

　　当前，全球最根本的社会经济背景、时代发展潮流是知识经济的兴起。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。其本质特征是：在整个社会生产系统中，知识产品的生产支配了物质产品的生产而居于主导地位，脑力劳动上升为人类劳动的主要形式。在知识经济时代，知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。“因为知识社会是一个组织的社会，其中心器官是管理。仅仅管理就能使今日的所有知识成为有效。”知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，最大限度地实现知识的价值，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式，成为二十一世纪管理的必然趋势。

　　(二)知识管理是企业档案工作创新的方向

　　知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案工作在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。

　　知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案作为一种重要的知识载体，应该是企业重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”;应该是企业展望未来的窗口，而不仅仅是回顾过去的镜子。

　　知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的：档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用;档案管理不能只是为了保存历史、再现历史，更是为了积累知识、利用知识;档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。

　　知识管理的基本活动可以促使人们重新思考企业档案管理的基本活动：档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集活动拓展为知识积累活动。在档案整理过程中，应该在档案实体分类的基础上，按照用户的检索偏好与利用习惯，进行多维度、深层次的档案内容分类(知识分类)，从而使档案整理活动演进为知识组织活动。在档案鉴定过程中，应该不仅重视档案的凭证性价值、长远价值和保存价值，而且关注档案的情报性价值、现实价值和利用价值，从而使档案鉴定活动创新为知识评价活动。在档案服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动服务、个性化服务、全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案(而不仅仅是档案实体本身)，从而将档案服务活动提升为知识服务活动。

　　知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。