文档管理的安全性问题

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　文档管理的安全性问题

　　如何管理积累的大量知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，是让很多企业非常头疼的问题。科学的文档管理能让这个难题迎刃而解。

　　知识管理正在得到我国企业的广泛重视。企业管理层在推进知识管理时候常常会遇到很多问题：知识管理的战略该如何制定?企业的知识资源该如何梳理?企业知识管理系统该如何建设和应用?解决以上问题的关键在于科学的文档管理。

　　企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰。其一，企业的知识资源内容庞杂、体系繁多，如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类;其二，当所有知识都已被放在系统中统一管理起来后，应用时该如何确保这些知识的安全性;其三，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到所需的文档内容。

　　目录设置 有效分类文档

　　企业知识文档的数量往往都很大，这就需要设置知识库的目录来进行管理。企业可以按照部门、企业组织架构来设置文档的目录。如把集团的文档单独放在一个目录下，把不同业务部门的文档放在不同业务部门的目录下。但是，这种分类方法可能会有个问题：当企业组织结构发生变化时，就需要重新调整分档的分类。因此，采用这种分类方法时，要将组织结构与职能部门的特点结合起来。

　　知识库目录一般是分层级的。第一层可以按照企业大的组织结构来设置，如集团、子公司A、子公司B等这样一个体系来设置。第二层可根据职能部门的特点来划分。财务部、人力资源部等部门的职能相对稳定，如财务管理包含的成本管理、固定资产管理、财务报表管理等内容，这对所有企业来说基本上是相同的。因此，可以按照这个维度设置知识库的二级目录。再比如说，营销领域在管理学上有非常清晰的界定，包括4p理论、5p理论等。按照这些理论来设置营销领域的文档目录，也是一个比较好的方法。这样，就无须再探讨营销领域的职能到底属于哪个部门。

　　此外，设置知识库目录还需要遵循两大原则。

　　第一，相互独立、完全穷尽。互相独立是指如果一个文档在某一个目录下存在，就不能出现在其他目录。目录之间是相互独立的，不能重叠、交叉。完全穷尽是指知识库目录应该覆盖企业所有的文档，要避免有些文档找不到合适的目录存放。

　　第二，层级不宜过多。一般来讲，企业知识库目录设置不能超过四层。否则，就会影响员工维护、应用知识库的积极性。同时还要注意的是，知识库目录的设置要以满足用户需求为准则。

　　权限体系 保证文档安全

　　由于每一个知识库目录都对应着相应的部门，找到知识库目录和公司部门对应的映射关系，就可以通过横向的权限设置来控制文档，如财务相关目录下的文章主要在财务部门应用，营销相关目录下的文档在营销部门和市场部门应用，业务部门的文档主要在业务部门应用。这样，就避免了部门之间交叉泄露的可能性。

　　纵向文档权限的设置要考虑文档和用户两个因素。企业可以给每个文档设置相应的安全级别。有些普通的文档，如企业文化、常用的规章制度等，其安全级别是比较低的，可以在企业内部充分共享。而像合同、财务相关的机密报表等文档，只能在小范围内内容共享，其安全级别就应该设置得比较高。同样，还可以给系统中的每个用户都设置安全级别，