档案管理工作的知识要点

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 　　档案管理工作的知识要点

　　(一)档案材料的收集：

　　1.建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限;

　　2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;

　　3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

　　(二)档案的归档，立卷与管理。

　　1.区分全宗，确定立档单位。

　　2.分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。

　　3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。中华 考 试 网

　　4.案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

　　5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

　　6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7.每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　(三)档案的保管：

　　1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;

　　2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;

　　3.做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实牢固。

　　(四)档案的鉴定：

　　1.从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。

　　2.确定各类档案的中管期限表.其中财务档案见财务档案保存期限表。

　　公司档案保管期限分永久，长期，短期三种.介于两种保管期限的，保管期限从长。

　　(五)档案的销毁：

　　1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;

　　2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;

　　3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

　　4.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

　　(六)档案借阅，利用工作

　　1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

　　2.卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。

　　3.借阅期限不得超过3天。