当前企业档案工作的几个主要问题

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 　　当前企业档案工作的几个主要问题

　　(一)关于企业档案工作中的法规规章、标准的制定问题

　　文档管理系统现在我们档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，这些都是三中全会以后恢复时期制定的，显然不适合现代企业制度的要求，特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作不能还按照过去的方法进行，我们司在制定企业档案标准、规章制度的体系方面，考虑分三个层次。

　　第一层：行政规章法规。这种类型具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。如去年发的《企业档案管理规定》(国家档案局、国家计委、国家经贸委联合下发)。

　　第二层：标准。这类文件属于推荐性。我们比过去扩大了标准制定的数量，对过去有些强制性的规章，我们要把它转到标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来发布，包括：案卷构成的一般要求、电子文件的归档等。今后我们还要搞档案的分类、保管期限、企业档案工作评估分成几个档次等，都要作为标准。这些标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。

　　第三层：文件。以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。我们考虑由于企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。

　　上述法规体系的这三个层次，各层有各层的作用，最终能够上升为法规的归位到法规，没归到法规的成为标准。总而言之，就是尽量少用法规和规章，更多地运用标准，为企业档案工作提供服务。

　　(二)深化改革和加入世界贸易组织后，企业档案工作面临的几个具体业务上的问题

　　1.要及时、妥善处理好产权变动以后企业档案的处置工作

　　企业在改革和竞争中经常发生变化，但无论是分离、兼并，还是破产，企业这部分档案不能没人管，档案人员不能撒，企业还有许多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特别是随着企业改革的深入和加入世界贸易组织，给企业带来的变化是极其深刻的，导致一批企业迅速成长，也导致一批企业顷刻破产。现在产权变动的形式非常多，对于中央企业除了组建以外，可能今后更多地要实行股份制的改造，如产权重组、人员重组、债务重组、资产重组、结构调整等等，这对产权变化以后的企业档案如何进行合理的分流、科学的处置提出宁很高的要求，这是一项政策性很强的工作。对产权变动的这部分档案不能随便移交出去，但是如果应该往你那里分流，你不接收也不行。特别是国有企业，也是国有资产的一部分，在这里档案行政管理部门可能要做很多工作，要与清算小组、有关法院等进行协商，因为大部分企业破产(规范破产)要有一定程序，要保障档案工作与破产或产权变动同时进行。

　　2.要适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全

　　企业档案的收集管理是一个老问题，但是老题要有新唱。目前有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。除了前面说的电子档案，还有厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。这些档案都是非常重要的，越是企业出现的新内容的档案，就越是重要，因为这是企业目前的中心工作产生的。档案部门要跟上企业改革的步伐，把这些档案收集保管好。

　　3.加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务

　　知识产权是世界贸易组织贸易三大支柱(货物贸易、服务贸易、知识产权贸易)之一。知识产权竞争在企业竞争中地位越来越突出，很多是靠产品的科技含量来决定产品价格。所以，知识产权越来越多地表现为科技水平的竞争，科技水平里有大量的属于企业自主知识产权。要求企业一方面要遵守世界贸易组织的规则，这也是今后我国市场经济要建立的一个发展方向，世贸组织关于知识产权的规则应是我国制定政策的一个主要依据;另一方面还要善于利用这一规则来维护企业的利益，不能只是自己中规中矩，不冒犯别人，规则有很多是灵活的，企业要熟悉规则，善于运用规则，才不会吃亏。知识产权档案是知识产权的载体，是企业档案的重要组成部分。现在知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。

　　现在我们加入了世界贸易组织，就要按照世界贸易组织知识产权的范围去执行，这包括商业秘密。商业秘密不是专利，也不是著作权、商标权，它专门有自己的定义。现在有些知识产权文件和档案没有在档案部门保存，游离于档案部门之外，有些是职务发明与非职务发明混在一起，职务发明的文件材料必须要归档。知识产权档案是档案部门今后管理的一个重点。要切实解决知识产权档案收集难、易流失的问题，要妥善保管好这些档案，还要专门研究知识产权档案的收集、管理、应用的具体办法。知识产权档案的收集与普通档案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用还要有严格的审批手续和详细记录。

　　4.档案的现代化要与企业的信息化同步

　　企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。我们曾经去大连新船公司参观，他们的信息化建设程度很高，当时他的老总介绍：我们企业给外商制造大型油轮或客轮，外商来与我们洽谈时，我的办公室与外商的房间就一墙之隔，但是商量工作不是面对面，完全通过网络进行，最后签订协议。我们也要适应这种工作方式，搞信息化建设。因为现在与国外企业合作，如果企业没有信息化建设，就很难与外界交往。哈尔滨飞机制造公司在与法田进行合作时，法方来考察，首先要看你能不能读懂他的软件程序，再看是否具备远程技术合作设计的能力，这是合作的基础。

　　信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

　　档案部门要主动宣传电子文件归档的重要性，企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去，要对整个电子文件的形成和管理提出要求，在实践中边学边摸索，逐步把电子文件管理规范起来。这对档案人员是一个难题。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，档案部门不学习不提高，肯定要被淘汰。

　　5.加大对驻外企业档案工作的指导力度

　　无论是档案行政管理部门，还是企业，都要重视这个问题。我国的驻外企业大部分都在发展中国家，那里经济比较落后，国情复杂，突发事件较多，不利于档案的安全保管。主体公司一定要对驻外机构文件资料管理情况了如指掌，重要的特别是有法律效力的文件资料，能拿回来的，一定要带回国内保存，不能拿回原件的，采用电子备份的方法。此外，驻外人员变换频繁，管理比较松散，档案的流失也比较严重。因此加强驻外机构的档案管理，对保持工作的连续性很有必要。加强驻外企业档案的管理，为企业实行海外扩张的战略提供良好的服务，这是我们档案部门应有的职责之一。

　　6.在应诉反倾销案中，企业档案部门应配合有关部门，及时有效提供档案资料

　　倾销反倾销是国际贸易的专用名词，从来没有象今天离我们这样近、听到的频率这样高。实际上在我国加入世界贸易组织之前，我国遭受反倾销起诉就已经很多，因为我们的劳动力成本低，产品价格也低，是世界上出口产品受到反倾销调查最多的国家。当企业接到反倾销应诉调查通知书后，档案部门应积极配合有关部门，提供相关资料，协助完成调查问卷的填写(这个调查很详细，需要很多佐证材料，如果填写不当会出问题，对企业很不利)。档案部门要尽最大努力提供齐全完整的档案，用档案凭证来证明我们没有倾销行为。

　　7.要注意研究、收集本企业与贸易有关的知识产权档案资料

　　企业档案人员要学习一些相关文件，了解有关情况，把知识产权从档案管理工作方面完善起来，加强对商业秘密档案的管理和保护，限制商业秘密的知密范围，配备必要的现代化技术防范措施，进行严格的保密教育，增强档案人员的保密意识。

　　世界贸易组织对知识产权的界定分为七种，比我国扩大了几种，包括：①版权;②商标权;③地理标识;④工业设计;⑤专利;⑥集成电路设计;⑦未公开的信息(商业秘密)。

　　世界贸易组织规定，商业秘密就是未公开的信息，应具备三个条件：①本身是保密的，内容不能从公共的渠道获得：

　　②因为具有保密性而产生商业价值，没有商业价值就不属于商业秘密;③商业秘密合法拥有人为了保密而采取了合理的措施。

　　商业秘密的外延非常广，凡是能给企业带来经济利益的技术信息、经济信息、销售信息等都有可能成为商业秘密，它包括企业机构设置、人事任免、财务分配方案、销售进货渠道、技术水平、新技术前景展示等，应该注意保护。