区分归档与不归档的档案盒
区分归档与不归档的档案盒
文件管理系统按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒(案卷)与应归档的档案盒(案卷)区别开来，把应归档文件的档案盒(案卷)移交档案部门。
(二)编制移交目录
编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒(案卷)总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
(三)查验收归档档案盒(案卷)
移交时，档案管理部门要对档案盒(案卷)进行严格检查。检查包括两主面的内容：
1、检查档案盒(案卷)质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒(卷)内文件的特征，盒(卷)内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒(案卷)内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符;盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒(案卷)内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。
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