档案管理基础知识

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 　　档案管理基础知识

　　第一章 文档管理档案管理基本知识

　　第一节 名 词 解 释

　　1、什么是档案?

　　答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

　　2、什么是档案工作?

　　答：管理档案和档案事业的活动。

　　3、什么是档案统计?

　　答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

　　4、什么是归档?

　　答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

　　5、什么是案卷?

　　答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

　　6、什么是档案整理?

　　答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

　　7、什么是档案立卷?

　　答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

　　8、什么是档案实体分类?

　　答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

　　9、什么是档号?

　　答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

　　10、什么是文件?

　　答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

　　11、什么是文本?

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

　　12、什么是归档文件?

　　答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

　　13、什么是归档文件管理?

　　答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　14、什么是全宗号?

　　答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。

　　16、什么是专题指南?

　　答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

　　17、什么是检索工具?

　　答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

　　19、什么是编目?

　　答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

　　20、什么是案卷目录?

　　答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

　　21、什么是全引目录?

　　答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

　　22、什么是分类目录?

　　答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

　　23、什么是专题目录?

　　答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。

　　24、什么是卷内目录?

　　答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

　　25、什么是电子文件?

　　答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　26、什么是归档电子文件?

　　答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

　　27、什么是电子文件逻辑归档?

　　答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

　　28、什么是电子文件物理归档?

　　答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　29、什么是磁性载体文件?

　　答：磁性载体文件系指以磁性材料(如磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。

　　30、什么是纸质档案数字化?

　　答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像档案?

　　答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。

　　32、什么是照片档案?

　　答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

　　33、什么是档案编纂?

　　答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。

　　34、什么是档案编研工作?

　　答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。

　　35、什么是组织沿革?

　　答：系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。

　　36、什么是大事记?

　　答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。