文件管理系统

文档管理软件所具有的功能选项

　　文档管理就是对文件档案的收集、保管、使用以及管理销毁等。文档管理软件文档管理应该遵守相关的制度，特别是

　　保密制度应该强调，尤其是涉及公司机密的文件。要建立档案的全宗，案卷，目录等，比如以年份来建立宗卷等。要根

　　据文件的内容性质特点分类，归档，比如文件可以以其时间归类，也可以按照事由归类，具体情况具体分析。然后再使用时要注意相关制度，做好登记工作等，并且档案管理应该做到专人管理，并且在使用后做好收集工作。还有就是重要档案的保管对起环境也有所要求。当然文件的销毁处理都有相关要求，应该遵循，不可以擅自单独销毁文档。

　　集中存储与备份

　　针对企业的文档管理，首先需要将不同人员的文档进行集中存储和集中备份，确保文档永不丢失。文档分类是优化文档管理加快文档查找与访问关键的一步。

　　权限管理

　　对于文档的使用者而言，特定用户只允许访问特定类型的文档。例如领导可以阅读所有文档，而技术人员只能阅读本部门的技术设计相关等文档,市场人员能查看并更新市场资料等.系统可以对文件夹、文档进行用户/部门级的操作权限设置，包括：不可见、列表、读取、下载、修改、管理及上传。

　　文档查找

　　要有效率的找到文档是文档管理的目标之一，可以通过搜索找到文件，例如可以对文件夹/文件的名称、创建者、创建时间等所有属性进行查询，同时也可以对文本性文档的内容进行全文检索。

　　文档版本控制

　　组织中的文档大多不是一次定稿，需要经过多次修改，这样同一份文档可能存在多个版本，组织即需要统一使用最新的文档，同时也需要保存历史所形成的版本，以便日后查询。一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。

发布：2007-03-21 14:44 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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