文档管理六大问题困扰着企业该如何解决

　　文档管理六大问题困扰着企业该如何解决

　　一个企业在管理文档的时候会遇到六个大问题，具体是那六个问题呢?企业通常采用光盘、移动硬盘、共享文件夹、U盘存储文件，通过邮件、即时通讯等进行文档传递。

　　这种模式下存在诸多问题：

　　文档缺乏集中存储

　　文档集中存储是文档管控的基础。企业海量文档分散在不同部门，甚至个人手中，难于查找、控制。

　　文档安全难以保障

　　常用存储介质都无法做到永久存储，数据容易丢失; 文档权限控制繁琐不清晰，容易泄密; 纸质文档的抗灾难性差

　　文档版本管理混乱

　　文档修改过程中，会出现大量传递情况。个人通过邮箱或者即时通讯工具，得到多个版本的文件，难以找到正确的版本。

　　查找缓慢，效率低下

　　因为缺少有效的搜索工具，每天需要花大量的时间去查找文档资料

　　企业有限的带宽被邮件附件占用

　　一旦群发邮件带有附件，附件被传递到公司所有人员的桌面邮件系统，导致互联网带宽被占用

　　文档无法有效协作

　　文档审核流程复杂，无法实现自动化管理; 缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等)

　　知识管理举步维艰

　　员工离职，交接不全，带走了企业的知识(人才流失=知识流失); 企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围; 知识沉淀、挖掘、清理，缺乏电子化工具

　　文档管理系统的诞生弥补了企业这方面的不足。

发布：2007-03-21 14:44 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]