文档管理系统和OA系统的相同点和不同点
文档管理系统和OA系统的相同点和不同点
OA与文档管理系统基本功能:
在选择软件时首先要了解软件的功能,简单的说,就是知道这两款软件分别是做什么用的。
从表中可以看出,OA与文档管理软件功能并不重叠,OA更偏向于日常工作流程的管理,而文档管理软件是针对于文档进行管理。
什么情况选择OA?
OA是以网络为基础、以工作流为中心,为企业提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、表单管理、流程审批、
会议管理、制度管理等众多实用的功能的一种软件,其中也包括一些基本的文档管理功能。企业如果以控制工作流程为核心,对文档管理需求较小,则可以选择OA作为管理软件。市场上协同OA的平均价格比文档管理软件的平均价格要高很多。
什么情况选择文档管理软件?
OA虽然包括文档管理的功能,但是由于其侧重点在业务流程,文档管理方面就比较传统、单一、灵活性较差。专业的文档管理软件则可以弥补这个缺憾。当企业内部有大量的文档需要管理,主要的管理需求落实在文档上时,则需要选择文档管理软件。
例如较为常见的泛普文件管理系统协同文档管理软件,其功能就是主要针对于企业文档的管理,有版本控制、权限管理、纸质文档电子化管理、全文搜索、存储备份、文档审计、
多媒体支持、CAD工程图预览、远程协同办公、审批流程等功能,能够满足企业对文档管理的主要需求,软件也带有OA的流程管理,但其只是软件的其中一个方面,如果需专门管理业务流程还是应该选择OA。
OA与文档管理软件共存
前面说过,OA的存在与文档管理软件并不冲突,其实两者还有着相辅相成的关系。很多企业对管理的需求绝不仅仅停留在单
一的业务流管理或文档管理上,而是两者都十分重要。这时候企业想提高自身效率,在竞争中可以名列前茅,可以选择两种软件并存的方式进行管理。因为两者的侧重点不同,如果选择文档管理软件与OA共同服务于企业,则会形
成一个完美的管理机制。
不少企业在选择了OA之后又选择了文档管理软件,使企业在流程管理与文档管理方面完美融合,企业办公效率成倍增长。
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