面对经济全球化企业档案管理需要面对的两大难题

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 　　面对经济全球化企业档案管理需要面对的两大难题

　　总体而言，跨国企业境外档案管理一般面临两大难题：跨区域管理和跨文化管理问题。文档管理系统的诞生大大方便了企业。

　　(一)跨区域管理问题

　　由于跨国企业的境外企业或办事机构点多面广，往往涉及多个国家或地区，所以使文件档案的形成具有明显的地域分散性特点，这就给企业档案管理带来了新的问题。

　　首先，这些企业档案的保存空间和环境存在着较大的限制性。

　　一般来说，出于对企业经营成本的控制，境外企业的办公空间都不会太充裕，文件和档案的保存空间将大大受到限制，许多企业不得不面临着用最小的空间保存最有价值的档案的现实问题。因此，笔者认为对境外企业文件归档范围和档案鉴定必须提到议事日程，要认真研究和分析境外企业文件档案的价值，对其价值鉴定和判断要确实符合境外企业利用的基本需要，从而制定有别于国内企业的文件归档办法和档案鉴定销毁办法。还可以考虑采用寄存方式，将非核心机密的文件档案交由当地信誉度高的文件中心、文件档案寄存或保管机构代为保存。

　　其次，境外企业文件档案管理人员存在着流动性、非专业性等问题。

　　由于经费、人员等客观条件的限制，境外企业管理人员往往是身兼数职，文件档案管理人员一般都是兼职人员，而且流动性非常大。从企业管理的角度，这种做法似乎无可厚非。但是，往往因为档案管理人员的流动性和非专业性，会带来文件档案管理工作的非连续性。

　　新管理人员无法很快熟悉过去的管理方法，等熟悉以后可能又换了岗位。笔者认为，这种现象的出现与我国企业对文件档案管理的价值认识有很大的关联。大多数企业尽管也很重视档案工作，但许多企业还是把档案看成是历史保存物，把档案管理工作当成一项基础工作。而国外一些一流的知名企业，已经开始把文件档案等信息管理工作作为企业知识管理的重要组成部分来加以看待，如 IBM公司明确提出任何一项商业活动的启动都是从文档管理开始的。我在美国访问学习期间，曾遇到一位在硅谷一家软件公司担任文档管理工作的员工，她对自己的岗位非常满意和自信。她谈到，她管理着公司最核心的软件开发文件，老板是不会轻易换文件档案管理人员的。而且她不仅仅是一个档案保管员，更多地要参与一些档案信息的整合、分析工作。从这种意义上，她是一位知识管理者。

　　最后，如何解决企业档案的区域分散性与企业系统利用档案信息资源的矛盾问题。

　　境外企业档案是我国跨国企业档案全宗的重要组成部分，是境外企业在他国或地区经营管理的真实的历史记录。这些档案不仅记录了境外企业经营管理的活动过程，同时也沉淀了境外企业经营管理的经验，是企业不可或缺的知识资源和财富。

　　一些境外企业在某国经营管理的成功经验或失败教训将对他国境外企业以及跨国企业开拓其他国家市场具有十分重要的借鉴价值。如何解决企业档案的区域分散性与企业系统利用档案信息资源的矛盾，成为众多跨国企业不断需要解决的一个管理问题。值得庆幸的是，现代计算机技术、网络技术和通讯技术的应用使这一管理问题变得越来越简单。由于大多数驻外机构和境外企业都相隔较远，有的其至遍布世界各地，因此运用现代化的信息交流手段显得尤为重要。如中国中化集团公司的档案工作者在集团公司 IT部的支持下，通过全集团的局域网，在 NOTES平台上建立了“档案专栏”，

　　内容包括：档案工作制度、档案工作行业标准、交流园地、档案局文件、档案基础知识、信息发布、档案员管理等模块，通过大量的扫描工作将相关内容编辑后导人模块，使境内外机构的档案人员不但很方便地通过 NOTES网就可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，还可通过 NOTES中“档案专栏”的交流园地模块与集团公司档案部门进行业务交流，档案部门也可通过信息发布将有关信息迅速、快捷地传递给有关人员，有效地提高了工作效率。如由于近几年快速的全球拓展，英国石油公司在世界各地拥有数量众多的分公司。一开始，公司也特别担心境外企业的信息管理问题，为此英国石油专门进行了研究，最后决定建设全球统一的一个知识管理平台，即利用专有网络整合全球各分支机构的文件档案等知识资源，实现了信息和知识共享，大大降低了整个企业的管理成本。英国石油成功的知识管理取得了显著的效益，从而帮助企业在 2004年、 2005年荣登美国《财富》杂志“世界 500强”企业的亚军宝座。

　　(二)跨文化管理问题

　　我国许多大企业纷纷把目标瞄向了“世界 500强”。对于长期在国内实行“内向”经营、受计划经济束缚的我国企业，要跨出国门，并避免跨国经营的失败，探索我国企业的跨文化管理，无疑具有重要的现实意义。

　　在企业跨国经营中存在一种潜在的优势：在不同的文化背景下，不同的社会文化习俗、信仰传统、市场状况、技术水平、人力自然资源的条件，能给国际企业创造丰富的市场机会和丰厚的利润回报。这就可体现为企业在跨国经营中所带来的“跨文化优势”。如美国麦当劳公司、肯德基公司通过跨国经营，把它的“快餐文化”成功地辐射到不同文化背景的世界各国，包括在文化炯异的亚太地区。如中美之间在政治制度、文化传统、信仰习俗等方面的文化差距很大，然而文化的互补性也潜隐着跨文化的巨大优势。

　　但同时，企业跨国经营也给很多企业带来一些由各国文化差异引发的管理问题。

　　文化不是一种个体特征，而是具有相同的教育和生活经验的许多人所共有的心理程序。不同的群体、区域、国家这种程序就互有差别。这是因为他们的心理程序是在多年的生活、工作、教育下形成的，因而具有不同的思维模式、行为方式。到不同的文化地域、背景进行跨国经营所形成的国际企业，必然会面临不同文化的摩擦与碰撞。由于文化的演变是一种漫长而缓变的过程，这种文化差异对企业来讲，在一段时间内是不会消灭的，并可在一段时间内保持稳定。文化差异的客观存在，势必会在企业中造成文化之间的冲突。在一个这样的企业中，处于不同文化背景的各方经理人员由于不同的价值观念、思维方式、行为习惯等的差异，对企业经营的一些基本问题上往往会产生不同的态度。如经营目标、市场选择、原材料的选用

　　、管理方式、处事作风、作业安排及对作业重要性的认识、变革要求等等，从而给企业的全面经营隐藏下危机。一些跨国公司管理上出现的问题，往往是仅仅因为忽视了文化差异所招致的结果。刘韬撰写的《企业跨国经营面临的文化机遇与挑战：我国企业的跨文化管理战略》论及：“在一个具体的国际企业组织中，文化冲突的产生原因主要有：种族优越感、不恰当地运用管理习惯、不同的感性认识、沟通误会、文化态度等等。”面对企业在跨国经营中所受多重文化的挑战，减少由文化摩擦而带来的交易成本，必须要把公司的运营放在全球的视野中，建构自己的跨文化管理战略，从而实现企业跨国经营的成功。

　　这里研究的企业档案跨文化管理，是一个比较广义的概念，主要包括社会制度、法律、民族文化、语言文字、管理文化等诸多方面。当前境外企业档案跨文化管理的主要问题有以下几个方面：

　　一是境外企业档案管理中遇到的所在国法律问题。

　　通常境外企业从事经营管理等活动必须遵守所在国法律规定，档案管理也是如此。境外企业在经营管理中，会产生一些关系到境外企业的股权、企业资产、重大业务合作合同协议等重要文件。这些重要文件的原件如果条件允许能够运回境内最为稳妥，但有的国家或地区有相关法律规定不允许此类文件出境，那么国内企业档案管理部门应及时掌握产生重要文件的情况，定期收集重要文件的备份件、复制件，国内企业将这些收集到的备份件妥善保管，以备查用。

　　二是管理制度或管理体制的差异带来的文件档案管理随意性问题。

　　我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，实行企业档案综合管理。而一些国家的企业档案大多处于分散管理状态，没有统一的管理体系和制度加以约束。我国一些境外企业的管理模式或组织设计基本上模仿所在国的企业管理模式，这样往往会带来文件档案流向不清、管理缺失，而一些境外企业却没有认识到这种管理上的漏洞，极有可能造成企业知识的流失以及国有资产的流失。因此，企业总部应加强对境外企业档案管理的制度建设，在不违反所在国法律的前提下，对企业档案实行统一的管理。

　　三是档案记录的文字、语言等问题。

　　跨国企业档案所涉及的多种语言问题，一直是困扰企业档案管理的一大难题。不仅中国企业，甚至是美国等发达国家的跨国企业也在探索如何来解决这一管理问题。境外企业要对这部分档案进行整理，靠档案部门一家，是不可能，也是没有必要的。即便是整理妥当后再接收进来，但如果不适当地翻译，档案部门对其进行保管和利用也是有困难的。因此，要善于借用档案部门以外的人力资源，来使这部分档案能管得了，用得好。

　　四是档案特别是科技档案所记录的内容可能涉及的知识产权问题。境外企业中的一些合资企业，因其和国外企业的合作，往往会出现一些

　　知识产权的归属等问题。境外企业一定要注意收集和保存反映产品开发、技术创新等方面的证据性文件档案，以预防可能发生的知识产权纠纷。

　　经济全球化带来机遇的同时更带来无限的挑战和困难。