文件管理系统

系统开发的注意事项

　　开发平台和工具的选择

　　显然,文档管理系统的开发应基于群件技术。目前流行的群件产品都提供了完善的通讯协作功能,强大的安全及工作流管理机制,提供了基本的工作流引擎及工作流设计工具,具备非结构化数据(如文档数据)的支持能力,以及较好的系统可伸缩性和扩展性。

　　文档生命周期的管理

　　一份文档的完整的生命周期应该包括如下阶段

　　草稿:包括起草新的文档和对现行文档的改版。文稿的起草应包括相关属性的设定和正文的撰写等。对企业适用的外部文件可直接采用附件形式而无需撰写。

　　核准中的文档:该阶段为所起草文档的审核(避免编辑错误并保证内容对企业有益)和签核(批准)过程。从企业实际出发,所有文档都必须有审核的过程,但只有企业正式发行的文件具有签核过程。

　　现行文档:核准完毕的文档发行(发行后可能并不一定成为现行文档),然后按所设定的条件(如实施日期)成为现行文档。如现行文档是经改版而来,则对应的旧版文档应被取代。但对知识片段不应存在新版代替旧版的问题。在一般条件下,企业员工所查阅的文档应只限现行文档,以避免在执行上的混乱。

　　历史文档:所有企业文档,包括不被企业继续使用的废止文档都应归档。现行文档也应视为特殊形式的历史文档。

　　访问权限的控制

　　这主要体现在利用开发平台所提供安全功能的基础上实现用户访问权限的层次分配。依据文档访问权限的大小,可将用户划分多个层次，如:文档控制者、编辑者、读者、打印者等等。

　　文档控制中心:具有最高的文档管理权限,负责制定文档的审核和签核流程、修改文档相关属性、负责文档的发行和相关权限(创建、改版、借阅)的开放和收回、并具有文档打印申请的受理和打印的权限等。文档控制中心也可视需要分为不同级别的多个文档控制中心,如公司文档控制中心,各部门文档控制中心等。

发布：2007-03-21 14:45 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]