文档管理为企业带来方便
很多企业缺乏一个集中的文档服务器和知识中心,很多关键的资料和文件,分散在员工们的笔记本上、个人电脑上,面临着多种意外损失的可能。文档管理作为企业知识最重要的载体,分散的文档意味着技能和经验的隔离,而一旦损失,更可能导致技术上和业务上的失败。
提供多级文档和知识管理,帮助客户实现一体化的文档组织、编辑、存储和分享,让所有人都能快速而方便地共享自己的经验、技能,访问和学习同伴的信息、知识,从而全面提升员工的技能素质和企业的协作能力,增强企业整体的竞争力。
个人级文档
文本编缉:支持在线编写文档,无需用户上传、下载,在线编辑文本、表格等
文件上传与复制:系统支持多附件上传,文档或文件夹整体复制、剪切、粘贴等
严格的权限:严格控制文件的查看、修改、删除、发布等权限,保证文档使用过程中的安全
轻松实现共享:系统可实现文档按人员、部门、角色等多种方式共享。方便员工进行知识积累
模板设置:能够预先定义公司的、统一的文档模板,无需分发,每个人都可以自动获得。
快速查找:根据时间、格式、大小等条件对文档进行高级的搜索,确保快速找到需要的文档
安全保障:采用压缩技术,所有的文档都集中存放在服务器上,不会因个人机器崩溃而丢失。
组织级文档
组织文档结构:支持无限层次的文件夹和子文件夹结构
精细化权限:支持文件夹、文档的读写权限控制,包括:完全控制、修改、阅读、不可访问
版本控制:强大的版本管理功能,当文档定版后,不允许删除,系统自动保存历史与最新版本
流程化运行:支持文档审核流程:提交—>审核—>归档,系统全自动运行
自动分发:只要将文档放入适当的位置,具有阅读权限的人员就能够自动浏览和查看到,无需手动分发。
办公集成:和其他功能无缝结合,可作为附件通过邮件、即时通信、任务等方式传递给其他同事。
流程化文档
一切皆为文档:一切信息和数据都可被抽象为文档,文档是整个系统的终极管理对象。
模板化,表单化:模板和表单是经验、智慧、知识积累的集中体现,有助于快速产生严谨而规范的文档。
图形化的流程设计:所有文档都通过流程运转而产生。流程是企业规范运作、团队高效协作的集中体现。
自动创建:强劲的工作流引擎,为用户提取指定的模板或表单,创建"流程化文档"
自动流转:计算权限和流程方向,将"流程化文档"分派到责任人文档列表中,给予提醒,并全程记录。
版本控制:通过精致的流程设计,用户甚至可以创建文档的不同版本,从而保存文档的历次修改痕迹。
显示与存储:文档以非结构化方式漂亮地展现;文档中关键数据则以结构化的方式存储,便于统计分析。
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