企业内部混乱不堪，文档管理的春天在哪儿？

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    企业文档管理混乱，是个不争的事实。除非你的电脑中工作文件数量是个位数字。只要数字上升到十位之后，那么就会出现管理失控的问题。而且纸质文件众多，碰见急需某文件的时候，在海量纸质文档中搜索翻找，可以想象到那时的狼狈样。

    这些问题在最初工作之中，可能并不太明显。也许只会耽误几分钟时间。但是随着工作时间的增长，工作文件的增加，这些问题不断的被累积、堆积。所耽误的时间也会逐渐增多。

    据了解，国外某知名调查公司报告称，一个成立三年以上企业中的员工。如果他每天涉及到电脑操作，那么他耗费在翻查文件、查找文件的时间，会浪费工作中五分之一的时间。这还只是基层员工，如果是中高层，那么文档数量会更多，查找起来会更耗时。

    其实作为文档混乱的源头，无非就是找不到、存不住两个问题。纸质文档等文件，不易保存，容易破损。很多纸张经过几年的氧化，字迹会变得模糊。电子文档虽然说不会存在破损，但是会涉及到电脑中毒、瘫痪、硬盘故障等问题。这些都是文件存不住的问题。

    找不到就更容易理解了。文件太多，纸质文件需要一张张的翻，很慢。电子文件一个一个的打开更麻烦。而当碰见反复修改过的文件会出现许多种版本，这在查找的时候则是更难辨认。有些版本可能只是几个字的细小差别，一个失误，往往造成很重大的损失。

凡此种种，关于文件保存和查找的问题，一直困扰着国内很多企业。后来随着科技发展，软件开发越来越强盛。办公系统开始进入企业的日常办公。出现了OA这类基础审批软件，ERP这类流程管理软件。同样也有一些公司专注于开发文档管理系统，像泛普软件这一批最早开始研发，如今已成知名公司的企业。为了改变企业中长期存在的弊病，成为当下文档管理的专家。

    以泛普软件为例，他们在文件的查找和保存上，目前已达全球领先水平。文档管理系统的运用，让企业不再是将文档分散在各台电脑中存储，而是集中存储，这样可以做到企业全部文档的备份和保管。并且是建立在B/S架构之上，只要拥有浏览器和网络，就可以随时阅览自己的办公文件。可说是让员工可以随时随地将办公文件戴在身上。

    我觉得泛普提供的保管模式，类似于一栋楼房。公司是楼房的拥有者，而员工则相当于住户，公司将房子进行修改整理装修。形成一套固定的模式。然后将精装后的房子给员工使用。整栋楼拥有的公共面积，楼道、花园之类。这些是所有人都可用到的。也就相当于在系统中，所有人都能看看到的区域。给员工的房子，则相当于权限。房间之内有你权限下的所有文件。并且已经是按照既定的方式进行了整理，井井有条，易于寻找。房间的钥匙就是用户名和密码。没有钥匙，你无法看到别人家中的东西，同样别人也无法窥得你家中的文件。十分隐私。而且安全。

    当然，随着我们的入住，房间可能会变乱。泛普系统提供许多自动化办公功能，这则是相当于请了一个全职保姆。发现哪里乱了，会自动整理。按照你之前设定的存放位置，将文档放置到相应地方，便于下次使用。同样，也可对自己的房子进行装修。房间的颜色、摆放方式都是可换的。系统提供多种皮肤颜色，有沉稳大方的海蓝，也有可爱清新的嫩粉等。满足不同人的喜好。

    当员工离职的时候，则需要交还房间。房间内的文件，是无法带走的。这样既保证了企业文件的安全，又方便下一任员工的使用。只需调整某些文件，换个锁。员工还可继续使用。不需要大动干戈，或是怕企业机密泄露。

    以上是我对泛普文件管理系统系列软件在保管方面的理解。除了保管方面之外，在文件查找上也是十分优秀。我们都知道，凭借记忆文件存储路径去查找，是我们常用的一种方式。但是这种方式的局限性在于必须要知道文件的位置和文件的名称。常用的文件我们也许还能记住，但是一个几个月没用过，或是一年之前的文件。就很难再被找到。这时就需要文件查找功能。

    查找分为模糊查找和精确查找。模糊查找很容易明白。就是类似百度搜索一样。一个长条框，输入想搜索的关键词。然后敲一下回车。毫秒之间，大量相关文件全部显示。精确查找就是根据已知的各种条件，进行多维度的搜索。而且两种搜索都可以针对正文进行搜索，不在是只能搜索文件名。

    特别提一下，存入系统之中的文件，都可以输入相应的文档属性。可以写上一些不方便在文件中体现的，或是独特的编码方式和记录方式，以此进行精确查找。

    如今正是年尾之际。各家都在进入一个总结的阶段。相信很多人更是饱受文档混乱之苦。找一些陈年的报表数据之类的，及时做事在井井有条，恐怕也会耽误很多时间。当然，我不是说文档管理系统，是必须的。但是就像财务软件之类一样。使办公更加方便、严谨。不能创造利润，但是节省成本。也算是变相的一种盈利吧。