办公系统功能多元化发展，文档管理系统如何脱颖而出

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    市面上有一种系统，叫做文档管理系统。顾名思义，文档管理系统主要功能是针对文档进行管理保存。和OA、ERP、CRM等系统一样，拥有广大的市场和客户，逐渐开始变成企业中必备办公系统。和众多办公系统形成鼎足而立的局面。

    目前软件行业的不停发展，经常会出现功能重叠的现象。就像ERP这种流程软件，会拥有客户管理和审批功能出现。办公系统开始走多元化开发的道路。都希望自己能够一支独大，占领整个市场。

    这样就会让客户面前浮现一个选择题。究竟是要选择哪个。当然如果条件允许，全部都上肯定是最好的选择。但是要从多种办公系统中择其一款，究竟是哪种，能够同时代替两到三种甚至更多种系统而存在呢？

    OA、ERP这些相信体会的人比较多了。本次小编以文档管理系统为例，进行实际的分析。文档管理系统的基本功能，那些文档权限管理、定时备份的基本功能就不赘述了。直接进入辅助功能的介绍。

    目前，文档管理系统主打功能，除安全外就要算是协同办公功能。主流的几家品牌中泛普软件的文件管理系统协同文档管理系统，在协同办公上是出类拔萃。所以我参考泛普文件管理系统系统的功能特点进行讲解。

    首先是B/S架构下的集中存储。B/S架构可以满足我们随时随地的登陆。不用局限在一个小小的局域网中使用或是只能通过单位的办公电脑登陆，扩大我们的办公范围。适用于经常需要出差的人群。不用再随身带大量的文件和存储工具，轻松减负。

    除此之外，还有文件借阅和全文搜索功能。公司办公中，文件数量庞大，存储太过分散，查找不便。即使集中存储后可进行各文件夹的分类，但是搜寻需要文档也困难。这就需要有一个准确迅速的搜索功能。泛普文件管理系统的搜索功能，提供高级搜索和普通搜索。两种搜索都是毫秒级速度。普通搜索提供最常用的模糊搜索形式，将相关文件全部列出。高级搜索则可进行多维度搜索，针对文件的大小、时间、属性备注、编号、创建人等，甚至包括文件中的内容也可搜索到，十分的精准。

    借阅功能则是避免了权限管理中的尴尬。很多系统都是对文件夹设置权限。当文件夹下某个文件需要被使用，则是需要将文件挪出来或者重新设定权限。但是运用借阅功能，则可以将某一文件借给没有权限的人使用，其中可以控制他的编辑、下载、打印等权限。既解决尴尬，又保证安全。

    上述功能主要是针对人的协同。针对文档也有许多功能。文档版本管理，当一份文档多次被修改后，想回到之前的某一个版本，只需轻松一点，可即刻退回。确保文件版本无误。设置文档的定时提醒。当触发时间到达后，可发送邮件、短信、弹窗等提醒。不会错过需要及时处理的文件。文档评论功能，可以给员工一个平台。对系统中每一份文件，都可以发布自己的评论，跟逛论坛一样。增加工作中的愉悦性。模板管理功能，设定word、excel等软件下的模板。当需要的时候，直接选择相应模板，省去许多重复工作。工作效率增加。

    当然，对于管理者也有许多功能。像：文档订阅。当某文档发生任何改变时，向订阅的用户发送消息。这样可以让管理者发布一些企业通知等。不必再向以前那样开会后逐级传达。文档审计功能，了解系统中每一个文件，在何时何地被何人进行了何种操作。可减少发生错误时的责任推卸等。审批流程，可不用再像以前那样那张审批单，四处找人签字盖章。直接在系统中提交。领导可在系统中进行手写批注、签字、盖章等。加快办事效率。

    文档管理系统不仅是对于工作的一种方便、高效。更是让工作中许多事情能自动化执行。泛普文件管理系统系统有一个特殊的规则功能。该功能可事先对文件夹进行设定触发条件，当文件夹内文件的动作触发了这些条件，会自动执行相应的操作。节省人力。用在文件归档、编号、审批等。真正的让企业达到自动化和智能化。

    经过这些功能介绍。相信大家都明白了。这其中的很多功能和OA、ERP等很接近。甚至可以说是一模一样。文档管理系统除了在文档安全保密上，开发出登陆限制、加密存储、数据保密等功能，在辅助办公、协同办公上，也开始有自己的建树。
目前市场上，正在等待的将是一次重新的洗牌。独立某种功能的软件，将会消失。替代的将是多元化的软件。

    有人会觉得我危言耸听。其实不然。我们借鉴一下目前流行的两款软件。微博和微信。腾讯和新浪同时着手做的微博，但是无论腾讯怎样努力，也无法追上微博，给微博带来威胁。新浪一直高高在上，但是当腾讯的微信开始火之后。微博紧张了。为什么？因为看似不相干的软件，但是却占用了用户的使用时间。马化腾自己也说：“打败微信的肯定不会是微信，肯定是另外更好玩的，就是它用掉了你的所有时间，所以就打败你。”

    办公系统也是一样。更加全面、好用的系统，必会打败那些陈旧、古板、毫无进取的老版系统。所以文档管理系统这些软件的多元化开发，必会将现有的许多办公系统替代。以泛普软件为首的几家不断进步的企业，必会将过去老旧停滞的王朝推翻。随着这场办公系统的大洗牌，谁能笑到最后，谁又能脱颖而出？