企业三大杀手锏——ERP、OA、文档管理系统

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    前几天和几个做企业管理咨询的朋友聊天。聊到了管理系统。几个朋友都说，最近几年接手ERP、OA的项目很多，但大多都比较盲目。根本就不了解ERP和OA，也没有仔细了解自身的实力和目前公司的发展情况，就准备开始做系统。最后大多数公司失败告终，或是濒临破产。

    一个erp系统，动辄上百万，便宜的也要几十万。一些几万块钱所做出的ERP系统，则是漏洞百出，白白浪费企业资金。而且每年高额的维护费，也让一些小企业捉襟见肘。OA虽然相对便宜一些，但是OA的作用更加偏向于管理人员。使人员工作规范化。对于企业运作和办公优化则无太大实质性改变。

    几个朋友介绍说，与ERP和OA同为管理系统的，还有一种，叫做文档管理系统。这种系统最大的优点是通用性。它的通用性体现在两方面。一方面是行业的通用，每个行业都可以应用。另一方面是企业发展时期的通用性。不管是刚成立的小公司或是跨国大集团。这个系统都会起到关键的作用。而且全部采用B/S架构，方便企业办公，价格较低，每个企业都可以选择。与OA、ERP并列为当今企业管理的“三大杀手锏”。

    企业管理可分为管人、管事、管物。OA系统针对于对人员进行约束和管理。在企业中负责管人。ERP系统是整合单位各种流程，使其信息化、电子化。增加工作效率。在企业中管事。剩下的企业资料、信息文档等数据，则是由文档管理系统负责管理。

    听完朋友的介绍，我私下对文档管理系统进行了了解。文档管理系统发展到2013年，基于B/S架构的文档管理系统已经出现。通过上传到服务器中进行集中存储，管理更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。功能众多，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。
 

    为了更好的了解，选择了市面上较为常见的泛普文件管理系统协同文档管理软件为例。进行了软件的试用了解。在这里和大家分享一下。

    采用B/S架构，浏览器与服务器构成体系，只要通过浏览器输入域名，便可与服务器连接。搭建一个海量文档资料的集中存储的平台。在这个平台中，所有的文档资料以及各种文献都可以安全高效地进行管理。实现跨区域作业，资源共享便捷。

    树形目录结构，支持根据部门进行目录的分配，在实现文档集中存储安全共享的同时，通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

    支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当企业文档或硬盘因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，保证内部核心数据的完整和安全。

    文件快速定位，搜索功能强大。可以基于资料的正文、文件名、后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。

    实时沟通，系统设有即时消息，短信平台，并支持邮件发送，提高资源共享，更加具有便捷性。

    修订版管理功能，可以保留之前修改过的版本，如果新版资料有误删除或更改不合理的地方，或需要使用旧版时，可以退回到所需版本。

    审批流程快捷。建立不同的文件流转形式，实现无纸化办公。文档将根据流程送至相应部门及人员进行审阅，将公文流转与短信通知结合，加速文件的审核与批阅，提高效率。

    这种软件的优点是可以让办公更加简洁、智能化。非常适用于发展中企业。可以做到一个帮企业规范办公的效果。反观ERP系统。其实是一个流程系统。把企业经营多年的流程模式使其信息化、电子化。一定要确保现有流程的准确、高效。所以ERP系统比较适合已经成长稳定，规模较大，发展多时的大企业。加之价钱昂贵，不是一般企业可以承受的。所以ERP系统并不是中小企业的最佳选择。

    OA、ERP和文档管理系统，这三者的关系可以举个例子来说明。就像是古代武林高手所怀的绝技一样。我们需要内功和招式。就像易筋经，九阳神功，用来护住我们的身体、增加内力，并辅助攻击招数，增强威力。这就是文档管理系统。在确保自身安全的时候，我们需要一定的招数去对敌。这就需要类似于降龙十八掌、六脉神剑等武功。这就是OA系统。至于ERP，则是我们手中的神兵利器，类似于屠龙刀、倚天剑。三者相辅相成。没有哪个重要或不重要。只是时间先后、自身经验等来决定哪个更适合。一点武功不会的人，得到屠龙刀倚天剑，也无法使用，很可能会把自己误伤。只有内力，也只能挨打。光会招数则容易被别人打死。

    ERP、OA或文档管理系统的选择，直接关系到企业的成败。选择一个不适合自己现阶段发展的系统，则会导致自己直接出局！