企业“减负”的最优选择—文档管理系统

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    现在各界均在宣扬学生减负。不管是国家教育部准备实行的“国十条”，还是北京已经实施的“减负八条”。都为了给学生减负努力着。希望争取给学生们更多的空闲，更多的休息时间和娱乐时间。
 

    反观与学生相对的社会人士。市场竞争逐渐激烈，各家单位业务量逐渐增多，都在拼命的抢占市场份额。员工压力增大，工作量日益增多，苦不堪言。往往是孩子已经到家做完作业在看电视的时候，父母还在公司加班加点的干活。

    这种现象如今可谓是司空见惯。每个办公室里基本都有人加班到八九点钟。有些单位加班更是成为正常现象。对于企业减负已经是迫在眉睫。但是具体该如何操作，才能做到真实有效的减负，而不影响企业的正常运作。

    观察学生的减负方式，我们能得出的结论就是，提高效率。回顾学生时代的生活，都是简单高效的，为何在社会单位中不能也像学校管理学生一样，进行高效管理呢？我们先分析一下学校是如何让学生提高效率的。或许可以类比出企事业单位的提效之路。

    1、学习资料充足。老师有充足的学习资料和学习材料，可以提供给学生使用。如果学生遗失，老师可以提供新的。保证信息准确充足。

    2、学校分科明确。各科都有相应的资料给学生做参考、学习，用不到的则不发。学生只需做好自己的事情，学好手中的资料，而老师负责安排资料的发放。

    3、互相学习。当遇到问题的时候，可以互相借阅参考书。方便学习。大家共同使用一些参考书，促进共同进步。用完后归还，不影响自己学习。

    4、老师指导。遇到不会的问题可以去找老师，老师会指出问题所在。告诉你相应的资料在哪里，不用你自己去浪费大量的时间寻找相应的资料。

    这些看似简单的做法，如若要应用到企业当中，则是十分的复杂和困难。企业如何能做到这些呢？带着这个疑虑，我们询问了泛普团队。泛普（www.zhidesoft.com）的专家团队给了我们文档管理系统的四条功能，来对应学校的四点高效做法。

    1、集中存储：为单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一文档共享。不用担心散落在各台电脑上的数据会丢失，遗漏。采用B/S架构，搭建一个安全的网络环境，信息实现内外部共享。支持局域网、互联网访问，可跨地域地办公。当企业文档或硬盘因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，保证内部核心数据的完整和安全。

    2、权限管理功能。在统一管理平台中，可以为不同人员设定相应的权限，如浏览、编辑、下载、拷贝、删除等等。这样可以按照员工的部门或者分工，来给员工设定相应的权限。这可以让员工看见所有与自己相关的文档。不必为材料众多却找不到自己需要的文件而头疼。而且这些权限管理可以降低机密文件在公司内部的可视性，避免员工随意拷贝重要资料，实现企业文档的安全管理。

    3、借出功能。泛普团队开发的借出功能支持将公共文档和个人文档进行借阅管理。借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。这样方便大家一起办公，共享信息。也可保证信息不会外流，不影响到自己的工作。

    4、搜索功能。全文搜索及高级搜索引擎可快速从海量资料中精准查找所需文件。普通搜索的速度与windows的搜索相比会迅速很多。毫秒级别搜索可节约数倍的搜索时间。并且支持模糊搜索和精准搜索两种模式。高级搜索功能，支持多维度搜索，例如对：正文，文件名，编号等。这样可以快速的找到自己所需的文件。加快办公的效率。

    企业办公不能只是靠加班来完成工作。一味的加班压榨员工不是长久可行的办法。应该优化办公，在原有的工作基础上，提高员工的办公效率，让员工能按时按量保质的完成工作。所以企业减负是必须。当其他人早已是运用高科技手段办公的时候，你还在用加班和停休来维持业绩。那你离失败只有一步之遥。