拒绝雾霾！倡导无纸化“绿色办公”理念

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      连日来，以北京为首的十多个城市PM2.5指数“爆表”，备受全国乃是世界的关注。此次雾霾来袭加剧了空气的严重污染，其原因是多方面的：如尾气排放、扬沙、空气灰尘等。其根本原因与近几年来树木的严重砍伐，污染物的排放有着密切的关系。最近的罕见雾霾天气正是大自然对我们的又一次警告。据世界卫生组织有关资料表明，全球每年死于因环境污染的人数达到280万！有约60%人体疾病与空气污染有关。改善环境现状是全国甚至世界当务之急的任务。

      改善环境的首要任务是保护植被。现如今破坏植被的一大诱因就是纸张的生产。据统计，一个办公室节约6吨纸垃圾，相当于拯救120棵树。目前，我国每生产一吨纸就要耗费7棵大树、100立方米的水。如果每人每天浪费一张纸，全国就要浪费跃2700吨纸、27万吨水。如果全国每人每天节约1张A4纸，一年就节约4745亿张纸，一棵二十岁的树可造3000张A4纸，如果这样算来就可少砍伐1581666棵树。所以，在我国森林资源匮乏、纸张浪费严重的现状下，节约用纸就显得尤为重要。

      由亚洲绿色办公基金会和欧洲绿色生活组织合并组成了“世界绿色办公基金会(WGOF)”，主要目标是促进绿色办公的理念和推广低碳办公的实施。“绿色办公”的概念正在向全球企业蔓延。实现在办公中节能减排，从多方面实现生态化办公，其中纸质文件的节约与环保纸张的二次利用是其中的一大重点。

      对于企业来说，日常工作中会产生大量单据、合同、发票凭证、卷宗资料、与客户的往来文件等。许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、 反复复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。纸质文档极难储存，不仅占用大量的物理空间，还非常容易造成不可修复的损坏，并且完全无法检索，任何环节出现问题都会带来难以弥补的损失！下面笔者将罗列一些纸质文档管理中的常见问题：

1）、纸张大量生产造成严重的植被破坏与环境污染？

2）、长时间存放纸质文档，由于物理环境因素，纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？

3）、 使用文件柜来管理纸质资料进行归档保存，不仅占用了大量的空间，查找起来非常不容易，费时又费力？

4）、烦琐的扫描、分类、保存的流程，任何员工都会觉得厌烦？

5）、纸质文档扫描成电子图片命名存储后，查找起来非常不易？

6）、纸质文档需要重复复印方可实现多人同时查阅，浪费大量纸质成本？

      针对于纸质文档产生的诸多弊端，泛普文件管理系统文档管理专家提出了无纸化“绿色办公”新理念，在保护环境、节约能耗的同时，提高企业的办公效率，让环保高效的电子文档服务于企业。

      泛普软件经过多年的潜心研究，经数千家企业的使用及反馈，根据企业文档管理现有形式与用户操作习惯，不断的对产品进行升级改进，研发出了一套完整、成熟的泛普文件管理系统协同文档管理系统。泛普软件作为业内的领先品牌，产品上市以来受到广大企业的热烈追捧，得到了数千家企业的一致认可。为了让无纸化“绿色办公”走进千万企业，泛普文档管理专家提供了一套完整的解决方案：

1）、海量文档集中存储
      泛普文件管理系统协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，不仅节约了物理空间，还能使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。

2）、纸质文档电子化
      泛普文件管理系统协同文档管理系统的"文档扫描"功能与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案、卷宗、企业宣传册等现有重要的或需要保护的资料）转化为电子的图片或者多页的PDF文件直接扫描保存至系统中，是实现无纸化“绿色办公”的重要手段。

3）、自动化、智能化管理方式
      系统具有强大的规则设定功能，可以根据不同部门人员及各种条件文档的相关动作，对文档进行规整。文件上传至系统中可以自动整理，使文件分类及保存自动化，无需手动整理，解决了上述人力资源与时间浪费的问题。

4）、建立高效检索机制
      系统支持为扫描后生成的单页JPG或多页的PDF文件增加关键字摘要，更加便于在海量文档中快速查找。

      系统还具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索，提高办公效率。

5）、开展远程协作
      系统采用B/S架构，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，员工需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，让企业资料真正脱离纸质载体。

      实现全方位的无纸化“绿色办公”，是世界企业办公的主流趋势。同时，信息的全方位电子化管理将逐步的取代传统的管理，这也是优化企业管理的必经之路。泛普文件管理系统作为纸质文档迈向电子化管理的枢纽，为企业架起现代化管理的桥梁，让人们在低碳、环保、安全、高效的环境中办公，让我们的城市离雾霾更远一步！