从“切糕”看文档管理软件的择优之道

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      前不久的“切糕”事件引起了社会的广泛关注，一石惊起千层浪，大家在惊叹的同时议论纷纷。随着“切糕”事件的热度正在降温，很多人对此都持有各自的言论和观点。这件事情给了各行各业一个警示，切糕拿来议论不如用来反思，笔者从“切糕”的视角告诉大家文档管理软件选择中应注意的问题。

      切糕多为一次性买卖，卖完了就换地方，并且其中的内容物不明确，让消费者望而却步，产品的属性不明与服务体系的缺乏让切糕在人们心中大为跌价，消费者不仅要承担超出期望的经济负担，还要警惕着吃坏了肚子谁来赔呢？

      小小切糕尚且如此，由此可见，贴合用户需求、诚信的服务体系、合理的经销方式对于一个文档管理品牌来讲也是尤为重要的。

      企业应如何选择文档管理产品呢？

一、了解企业需求

      企业在选择一款文档管理软件时应首先考虑企业对文档管理的要求是什么，要根据企业的实际情况去选择。

      客户要首先从行业入手，如：教育行业、餐饮行业、建筑工程行业、物流行业等，都有各自领域的管理软件，如：餐饮管理软件、图纸管理软件、文档管理软件、流程管理软件等。如果对文档管理没有特殊要求的，就要从企业所需的功能入手考虑，比如ISO文控、安全管理、集中存储、远程协作、权限管理等等。每款软件都有自己的特色功能与领域，就如选择“切糕”还是“萨其马”。企业管理者应该首先了解有哪些软件具备企业所需要的功能，再从中择优。

二、了解产品品质

      对于文档管理产品，品质是非常重要的。要综合了解软件的稳定性、技术、兼容性、扩展性等因素。优秀的产品具有明确的属性，不会像切糕一样含糊不清。

选择文档管理软件时应注意：

1、没有最好的软件，只有最适合自己的软件。

2、再好的软件可不可能面面俱到，解决所有问题。
 

3、系统的稳定性、安全性是文档管理的重中之重。

      技术层面：目前数据库主要有MYSQL、SQLSERVER，对于文档管理系统来说，采用什么数据库与企业的规模比较相关，绝大部分企业可以采用比较常用的数据库如MYSQL，这样使用维护都可以做的比较方便，超大规模企业可以考虑用SQLSERVER这样的数据库，可以保障数据比较安全、系统比较稳定，但同时必须有专门的系统管理员来维护，成本比较高。

      同时还要考虑软件的兼容性和扩展性，能够随着硬件产品不断更新，如果软件不能随着企业的发展壮大不断扩展，随时都有可能被淘汰风险。

三、服务保障体系

      软件的服务体系尤为重要。服务体系是诚信的重要标志。“切糕”式的一次性销售是文档管理软件的大忌，如果文档管理软件的服务商没有很好的服务意识、不具备很好的服务能力的话，那么，再好的产品也是无法发挥出应有的功效的。通常软件的服务包含三个方面：

1、售前咨询：包括了解用户的真正需求、根据客户需要选型推荐最适合的产品；

2、售中实施、培训：节非常重要的环节，包括上门安装（或远程指导），基于角色的专员培训（远程培训）。

3、售后服务：包括电话支持、在线客服支持、计算机远程协助、维护升级服务以及建立客户档案等。好的软件应当对每个客户辅之一套满足客户需要的完整的售后服务计划。

      考察一个系统服务商服务意识和服务能力简单易行的方法是看其是否建立了相对完整的服务流程和服务标准。如果一个软件提供商连最起码的服务流程和服务标准都没有建立起来，就很难相信其在今后的服务中能及时满足用户的服务需求。

四、不要跌进价格误区

      很多企业在选择产品时往往注重最贵的就是最好的；还有一部分企业没有认识到高质量的文档管理软件的重要性，而一味选择便宜的。这种以价格为准则的消费观念极为不适应文档管理产品，企业以为选择了价格低廉的软件是“赚”，其实相对于其具有的功能来看，性价比非常低。“消费者以为5块钱一斤，后来发现是5块钱一两”的情况绝对不仅限于切糕。

      文档管理产品只有最适合企业的，并不遵循贵即是好的原则，一些新兴品牌软件相比于较早上市的文档管理软件，性能更稳定、效率更高、更加简单易操作。要选择文档管理软件不仅要从功能入手考虑，还要综合产品的服务。软件不仅仅是产品，更是服务，是产品和服务的混合体，因此，选择软件与其说是选择产品，不如说是选择一个长期的合作伙伴。选择软件时不要受到价格因素影响，以防给企业带来更大损失。

五、好的文档管理软件所具备的特点

      企业管理者在选择文档管理软件时可以注意一些细节，一般好的文档管理软件在细节上做的非常精致：

      检索速度：“时间就是速度，时间就是力量！”一个优秀的文档管理软件可以承载非常大的文档数量，用户可以在百万文档，几十万目录结构的的基础上参考软件的检索速度。如果在如此庞大的文档数量之上进行检索还能很快找到所需资料，那么这款文档管理软件非常值得企业入手。

      自动化管理：好的文档管理系统非常注重文档的自动化管理，最大化减少手动的文档管理。用户可以看看各类文档管理系统的自动化设置是否人性化、符合企业的实际需求，真正贴切企业文档自动化管理需求。

      人性化、易操作：企业在选择文档管理软件时，还应考虑到用户体验是不是完美，很多文档管理软件功能非常强大，但是产品操作十分复杂，未经过培训的员工看的眼花缭乱，怠于使用。好的文档管理软件应该在不改变用户日常操作的基础上进行高质量的文档管理。

      安全性：安全管理即文档管理的重中之重，企业在选择文档管理软件时要着重考察软件的安全性，如权限划分是否合理，防拷贝、定时备份、审计等功能，都是文档管理软件安全性保障比不可少的功能。

六、国内外知名文档管理系统参考：

      市面上口碑较好的文档管理系统：IBM、EMC、泛普文件管理系统等。

      笔者从“切糕”角度反思，告知走出选择文档管理产品的误区，从企业需求、产品品质、服务保障体系等相关条件入手，结合价格因素与产品细节，选择最适合企业实情的软件。文档管理软件是产品功能与其身后的服务体系的结合体，可以给企业良好的诚信保障。选择最适合的文档管理软件，让您的企业在秩序中稳步发展。