推进新型文档管理模式，安全度过“跳槽季”

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      “最是一年春好处，绝胜烟柳满皇都”，在这阳春三月到来之际，也迎来了企业人员流动的跳槽高峰季。对企业而言，员工的“跳槽季”到来，意味着企业又一度进入了“信息流失危险期”，企业机密是否也会随之一并“跳槽”呢？据相关机构调查，78%的企业内部资料失窃，来自于内部人员流动！这一比例不禁令人发指，它揭示了大部分企业在信息管理中存在的巨大安全隐患。

      对于企业来说，商业机密无疑是其命根。它是企业人力、物力、资金投入后的直接成果，承载着企业的生存与发展重任。然而，信息化的推进，在为商业机密的存储和应用带来便捷的同时，也使其深陷失窃的安全威胁中。

      前年国内媒体纷纷报道的“浙江凯恩纸业技术失窃案”就是一个惨痛的教训。据有关报道声称，此次技术外泄案件使凯恩股份的直接损失高达上千万元，间接损失不可计量，并且还使其行业领先地位受损。
 

人员流动，商业机密危在旦夕

      最近的一份调查显示，几乎有一半的员工承认在离职时会带走原公司的资料。调查还发现，85%的职员可以轻松地下载这些具有“竞争力”的资料和信息。

      不仅如此，在环境的逼迫下，有的员工经不住利益的诱惑，将公司商业机密出卖给竞争对手；更有甚者，为了对企业进行打击报复，将客户信息、技术文档、设计图纸、财务报表等恶意删除破坏。不光员工如此，各大企业也使出了浑身解数来抢占市场份额，恶意挖人、商业窃密等事件时有发生。

商业机密外泄，又将给企业造成怎样的影响？

商业机密外泄---企业发展的绊脚石

      机密的外泄，给当事企业造成的损失都是难以估量的，让其付出的代价是相当惨痛的。一旦出现机密失窃，不仅会使企业遭受巨额的经济损失，阻碍其发展，有时甚至还会导致企业的倒闭。

危机四起---企业苦寻良策

      “我们公司封锁了所有的USB端口，为什么我们的机密还是不翼而飞呢？”在很多企业中，他们普遍认为，我堵住了那么我的数据就是安全的。殊不知，这样的做法治标不治本！

      青岛某铸造机械厂就曾发生或类似的事件。据介绍，该铸造厂内部安全管理体系十分健全，几十年来，从未发生过任何失窃时间。可就在前不久，几名技术人员以加班为由，将几块包含重要技术图纸的硬盘拆卸带走，并另起炉灶。当时引起了轩然大波，也令该厂的领导们开始重新审视安全管理体制。

      当今时代，企业的商业机密已换化为具体的数字载体。例如，CAD图纸、Office文档、源代码、方案、配方工艺、竞标书等。

泛普文件管理系统文档管理专家提供解决企业机密信息安全问题的良策

      企业对于商业机密的保护属于一种“危机投资”，防患于未然显得十分重要。如果等到事故发生之后，企业才认识到其投资价值，显然为时已晚。如果想杜绝此类现象发生，仅凭人力管理是很难做到的，这时就需要借助专业文档管理软件，为企业内部机密资料安装“电子防盗加密锁”。

1、通过对人员设置权限来控制文档的安全性

      泛普专家（www.zhidesoft.com）认为，在统一管理平台中，可以为不同人员设定相应的权限，如浏览、编辑、下载、拷贝、删除…等等操作都是通过权限来完成的，适当降低机密文件在公司内部的可视性，避免员工随意拷贝重要资料，实现企业文档的安全管理。

2、通过对文件设置权限来控制文档的安全性

      除了针对人员设置权限，也可针对于文件设置相应的权限，如文档锁定，同时有效控制在流程中文件的安全性与保密性。

3、建立存储加密机制，防止外部泄密

      存储在同一服务器中的文件可以实现加密混淆，如果是通过非正常渠道获得的文件资料根本无法打开浏览，使企业管理者不再担心存在文档被盗用的风险，对文档安全真正推心置腹。

4、文档审计，记录所有相关操作历史

      记录集中存储的每个文档的整个生命周期操作历史，每个人员在不同时刻对文档进行的哪些操作都可以完整的记录下来，跟随文档生命周期保存，直至文档废除。可以避免出现问题后员工责任的互相推诿。对每篇文档信息历史追踪是非常必要的安全管理手段。

      现如今，及时为企业机密资料装备“电子防盗加密锁”已刻不容缓。企业应及时借助文档安全管理软件，来应对处于人员流动高峰的“信息流失危险期”，杜绝机密文件“跳槽”现象。在增效节支的同时，保障机密资料不落入他人之手，让智慧资料走上它原本的正确用途。