阻碍文档管理的“无形陷阱”

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      在信息化水平高速发展的今天，随着经济的增长企业规模也越来越大，很多大型企业在全国甚至全球有很多分公司，员工数量更是成千上万，所产生的工作文档也不计其数。企业管理中经常会出现多个部门及人员共同服务于一个项目的情况，文件往往需要反复传输，传输过程中重要文件及内容丢失的情况极为常见。想要实现跨地域协同办公则更难，企业内的资料得不到及时共享，逐渐形成信息资源孤岛，严重阻碍着企业生产力的提高。

      企业在管理过程中往往会浪费巨大的传输成本，成本居高不下，吞噬者企业的利润。据相关统计，平均企业每年花费的协同工作及传输成本占总成本的20%，一些特殊行业如建筑工程、制造行业等，往往经常需要给各个部门传送大量的图纸资料以及生产文件等，不仅速度缓慢浪费了大量的时间，而且传输成本居然高达生产总成本的30%！企业管理者明知是哪些环节出现了问题，却对此束手无策。

      不仅如此，文件经多人编辑后还会造成文档版本的混乱，成为企业管理中又一重大隐患。如何越过协同工作中的“无形陷阱”成为了企业管理中的一大难题：

常见的文档管理模式与其弊端

      协同工作的开展一直是令企业管理者极为关心的问题，现有的协同工作方式往往给企业造成严重阻碍其发展的“无形陷阱”：

1）、公司内部经常需要跨部门及地域之间为同一项目协同工作，由于工作地点原因共同编辑一篇文档往往需要反复传输。

2）、依靠文件夹共享来协同工作，无法保证文档的安全，重要资料很可能被他人看到，使机密资料泄漏。

3）、缺乏员工对文件的意见与评论的记录，各个员工的意见无法共享。

4）、共同服务的项目中文件有改动时其他部门员工无法及时查阅。

5）、多人协同编辑的文档，不能记录哪些人员对文档做过什么修改，不能监督各个员工的工作量。

6）、文档无法协同编辑，各自维护自己的版本，难以整合并且容易造成版本混乱，导致办公效率低下。

7）、协同编辑时，文档及大型的图纸文件或流媒体资料需反复传输，查看时需逐个打开或播放，造成时间上的浪费。

现代化文档管理手段有哪些

      针对于企业协同工作中的问题，泛普文件管理系统文档管理专家给予以下解决方案：

1）、搭建统一存储平台，实现远程办公
      为企业搭建统一存储平台，让所有文档都存储在公司服务器中，并支持互联网远程访问，让分公司或不同部门员工也能顺利开展协同工作，文档管理随时随地。

2）、文档协同编辑
      同一文档可以被不同人员共同编辑，让每个人打开或编辑文档时，都为同一片文档，文档被编辑后可以同时呈现在其他工作人员面前，避免了反复传输的过程。

3）、建立分权限管理机制
      可以为人员分配不同的权限，在协同工作中，员工只可以看到与自己工作相关的文件，以保障文件资料在协同工作中的安全性。

4）、支持文档评论
      可以将不同人员的意见统一到文档下，让看到该文档的人员对其他工作人员的意见与建议一目了然。

5）、支持公告发布
      对于共同作业的重要文件夹中的文档，当其发生改动时，可以及时通知相关的工作人员，让大家在第一时间获取最新信息，保证工作的进度。

6）、文档审计
      记录所有协同工作中的共享文档的整个生命周期中的每一个操作的操作人与操作时间，可以避免出现问题后员工责任的互相推诿。

7）、实现对文档的修订管理
      对于每次修改后的文档，都能自动保留之前修改过的版本，若有需要，可以退回到之前版本，保障重要信息不会在协同工作过程中丢失。

8）、建立预览体系
      由于多人协同工作，对有些资料不熟悉，一些图纸类文件或流媒体资料，可以直接预览，节约了需要时逐个打开查阅的时间，大大提高协同工作的效率。

常见软件的解决方案

      为了解决企业协同工作的问题，相继出现了一些文档管理软件，较为知名的是泛普文件管理系统协同文档管理系统，对于协同工作中的问题，都给予了完美的解决方案：系统可以为企业搭建文档的集中储平台，可以通过互联网访问系统，随时随地协同办公；支持文档的在线协同编辑，在方便协同工作的同时保证文档版本的一致性；系统为企业量身定制了权限机制，可以在系统中针对人员和文件设定相应的权限，保护文档在协同工作中不被他人随意操作；可以给文档增加评论，方便协同工作中意见的交流；系统有目录订阅功能，文档变动可以第一时间发送通知；全面的文档审计功能完全符合企业对文件的审计标准，能够清晰完整的记录系统中每个文档整个生命周期的所有操作；系统具备修订版管理功能，可以保留修改的每一版本与原始版本，必要时可以进行查看、下载与回退；支持多媒体在线播放与工程图纸在线预览功能，无需打开文件就可以快捷的知道其中内容，避免不必要的时间的浪费。

      协同工作的顺利开展是企业发展中极为重要的环节,泛普文件管理系统将帮助企业越过协同办公中的“无形陷阱”，摒弃阻碍沟通的部门墙，让协同工作者“零距离”接触。