企业不可不知的十大文档管理隐患

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

      企业能否在如今竞争激烈大环境中脱颖而出，其中重要决定性因素在于企业管理，而企业管理中的“重头戏”文档管理是企业管理中极为重要的环节。然而很多企业在运营中，大量的成本与人力资源悄然流失而企业管理者却浑然不知，企业资本积累成为了棘手的问题，却找不出导致企业利润不升反降的原因。笔者经过对多家企业的调研分析，总结出了企业运营中不可不知的十大隐患。

企业管理中的十大隐患

隐患一：难以做到文件统一备份

      在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施，但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。

隐患二：机密资料安全受到威胁

      在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

隐患三：文件查找困难

      文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散，忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查，企业中平均每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟，根据计算，那么每人每年有11天都是在查找，由几十人，几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出，这些隐性支出大量吞噬着企业的利润，无形中增加了大量的成本。

隐患四：纸质文档难储存

      现如今，还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主要信息载体，但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境造成了很大压力。除此之外，纸质文档极难储存，不仅需要占用大量的存放空间，并且非常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏，并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失，还要重新投入成本调研。由于无法检索，只能翻箱倒柜逐个查找，造成了大量时间与材料的浪费，不仅给企业带来极大的困扰，还与时下“绿色办公”理念相背离。

隐患五：文档版本混乱

      在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档，每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输，包括如：合同、报价单、方案等重要文件，根本无法做到版本统一，版本混淆造成工作失误在所难免。如签合同时误用了已作废的合同原本；在进行生产时，将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件，察觉后再重新生产，错误批次产品作废，浪费了大量的生产原料，还延误了货品的发交期……这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受巨大的经济损失。

隐患六：文件难以流通、共享

      企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司，员工数量则更为庞大，同部门、项目组的人员之间，通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段，那么文件发送、更新将变得非常浪费时间，文件检索和电子档案管理的难度很大，致使工作效率极为低下，成为企业信息化管理的瓶颈。

隐患七：无法集中管理所有文件

      随着企业文件量成倍增长，越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中，想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不相同，哪些文件有价值，哪些没价值，其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。企业文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者无法收集文件、无法统一规范，就难以组织和重用。在文件严重分散的企业中，员工离职、工作交接时，文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接，造成大量的知识文件不为人知，丧失价值。这些现象成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。

隐患八：审批速度缓慢

      文件流转过程控制也是企业文档管理中难以控制的环节，企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转，只能逐个寻找审批人，经常需要数月时间才能完成整个流程，想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计，企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右，文件流转的过程十分繁冗并且效率低下，影响工作进程，给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。

隐患九：无法记录操作历史

      企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结；有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

隐患十：手动编号费时费力

      企业进行文档管理，给文件编号是必不可少的环节。通过文件编号可以节省很多查找文件的时间，并且能够使文档更具有条理性。但是企业文档经年积累成千上万，根本无法做到对所有文档进行统一编号规范管理，重要文件如：合同、人事档案等，常出现编号重复或错误，造成文档错认混淆，严重影响工作。如与客户签订合同时，由于文件编号混乱，误将客户的合同调换后交给对方，不仅影响了公司的信誉，同时还触犯了合同中保密责任的相关条款，使公司蒙受经济损失，这种现象极为常见。

泛普文件管理系统为企业带来福音

      先进的企业管理者都知道，如若对上述问题置之不理，就会对企业发展造成深远的影响，做好文档管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。然而对于上述问题的解决，光靠人力管理是远远达不到标准的，必须要借助现代化管理工具进行辅助。因此，泛普文件管理系统协同文档管理软件应运而生。

      对于上述种种问题，泛普文档管理专家给予完整的解决方案，给众多饱经困扰的企业带来了福音。据悉，泛普软件（www.zhidesoft.com）是中国软件产业新时期创新力量的代表之一。泛普软件经过多年的潜心研究，经数千家企业的使用及反馈，根据企业文档管理现有形式与用户操作习惯，不断的对产品进行升级改进，研发出了一套完整、成熟的泛普文件管理系统协同文档管理系统，为上述问题提供了一套完美的解决方案。

      泛普文件管理系统协同文档管理系统可以集中统一管理电子文档、纸质文档、数字资产（图片、CAD图纸、音频、视频）、ISO文控等各类文件，以解决企业文档管理难题实现高效运营为目标，通过“与Office集成、权限控制、全文索引、协同编辑、版本管理、互联网访问、CAD图纸预览、多媒体在线播放、文档在线借阅、目录规则应用、审批流程管理和ISO文控”等功能，有效地解决了上述文档管理中的难题。

      系统还支持纸质文档电子化，能够为企业节约大量纸质成本；同时通过权限控制、数据与文件完整备份、文档存储加密等功能来保证企业内部机密文件与数据的安全性；系统具有完善的自动编号与修订版管理功能，杜绝了文档版本及编号混乱的状况，并且保留修改版本与痕迹，切实成为企业文档管理的得力助手。

      在泛普文件管理系统的帮助下，化解了很多企业的文档管理瓶颈，文件查找变得方便快捷，文档审计记录清晰全面、文件流转畅通无阻，使得文档管理由“阻力”变“动力”，真正做到安全、高效、轻松的管理企业文档，让企业在秩序中稳步发展。