企业文档管理之“六脉神剑”

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    信息化的快车，已经提速驶进我们的工作。各家单位将自身的机密信息和核心价值文档，逐步电子化、网络化。当然，这样可以极大提升工作效率。但是将企业信息电子化后的“双刃剑”效应，则使得这些“核心价值”面临着巨大风险和威胁。

    近年来，企业信息泄露的案例屡见不鲜。当信息安全大浪潮席卷而来的时代，切近每个企业利益最紧密的，便是文档安全的威胁。有专家指出，对于企事业单位，文档信息化后的安全保密工作，必将在未来成为信息安全的重中之重。

    在这样的安全形势下，尽管企事业单位也日趋重视文档安全问题，但往往事与愿违，不得其法。尝试过众多的软件和方法。都不得效果。

    金庸先生在其武侠小说《天龙八部》中，描写了一种精绝至深的武学内功——六脉神剑。该剑法实为人体内功修炼的最高境界之一。可迅速开发人体潜能。治病疗疾，增长人体内力及耐力，亦为内功打下深厚基础。其功法强健人体筋骨精神，打通人体气血脉络，激发人体潜能，将剑意转化为剑气，构建和谐强大的内在稳健体系，爆发出迅猛有力的攻击力度。

    企业就像一个人体，如何畅通、调理好内部系统，构建出架构简约、功效卓著、固若金汤的文档安全系统，成为多少企业“功夫高手”们追求学习的终极梦想。

    从当前先进的文档安全理念和实践出发，众多信息安全“江湖”的高手都认为，要构筑企业综合安全体系，需要从集中存储、全文索引、权限控制、历史审计、协同办公、数据存储备份六大技术出发，打通安全管理系统的筋脉，构筑严密体系，保障内网安全。

    下面由泛普软件（www.zhidesoft.com）的专家，来给我们讲解一下管理系统的——六脉神剑。

    一、少商剑：集中存储

    剑气经脉：左手大拇指—手太阴肺经。

    剑法特点：剑路雄劲，颇有石破天惊，风雨大至之势。将整个公司的文档，置于统一的存储平台。彷如置于密不透风的剑气罩护之下。

    为单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。不用担心散落在各台电脑上的数据会丢失，遗漏。而且采用B/S架构，为企业搭建一个安全的网络环境，信息可以轻松、安全地实现内外部共享。支持局域网、互联网访问，跨地域地办公，异地协同轻松掌控。

    二、少冲剑：全文索引

    剑气经脉：右手小指—手少阴心经。

    剑法特点：轻灵迅速，意之所指，气之所向，剑之即到。迅速找到所需文件。加大办公效率。

    文件管理系统全文搜索及高级搜索引擎可快速从海量资料中精准查找所需文件。普通搜索的速度与windows的搜索相比会迅速很多。毫秒级别搜索可节约数倍的搜索时间。并且支持模糊搜索和精准搜索两种模式。高级搜索功能，支持多维度搜索，例如对：正文，文件名，编号等。

    三、中冲剑：权限控制

    剑气经脉：右手中指—手厥阴心包经。

    剑法特点：大开大阖，气势雄迈。权限控制，乃防护文档的重中之重。须大招术，大管控，大力度。各种权限互相搭配，灵活掌控管理。

 
    企业办公的计算机，对于内部员工都是不设防的，也防不了。事实也证明，百分之70%的泄密事故是内部人员所为。结合企业的日常办公特点，泛普团队开发了权限管理功能。所谓的权限管理，在统一管理平台中，可以为不同人员设定相应的权限，如浏览、编辑、下载、拷贝、删除…等等操作都是通过权限来完成的，降低机密文件在公司内部的可视性，避免员工随意拷贝重要资料，实现企业文档的安全管理。

    四、少泽剑：历史审计

    剑气经脉：左手小指—手太阳小肠经。

    剑法特点：忽来忽去，变化精微。企业各种业务，应用系统日益复杂，变化繁多。人员众多。参与文档编辑、下载、阅读的人数不胜数。

    成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。历史审计则可以清楚的查看每个文档被何人所编辑、阅读、下载、打印过。

    五、商阳剑：协同办公

    剑气经脉：六脉神剑右手食指—手阳明大肠经。

    剑法特点：巧妙灵活，难以捉摸。凡事预则立，凡险防则微。文档管理的各种漏洞，以及其所可能导致的风险，都是快速发展变化，且难以捉摸的。

 
    系统支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。并且用户可以对目录进行订阅。当目录下文档发生变化时，系统自动发送即时消息通知订阅用户。同时可订阅相关提醒文档，到达指定日期后，系统自动发送即时消息和邮件进行提醒。而且文件管理系统支持一对一或一对多的用户间的消息发送，同时支持直接给部门全员发送消息与短信。即时消息与短信功能实现了内部信息及时准确的传递。

    六、关冲剑：数据存储备份

    剑气经脉：右手无名指—手少阳三焦经。

    剑法特点：以拙滞古朴取胜。存储和备份是技术含量不高的基础功能。然而随着数据的重要性不断提升，最朴素最基础的备份功能，成为文档安全的最后一道钢铁防线。

    企业文档分散在各地。要做到统一备份，基本不可能。当企业文档或硬盘因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，保证内部核心数据的完整和安全。