为企业装备节约90%搜索时间的“疾速引擎”

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      在信息化水平高速发展的今天，随着经济的增长企业规模也越来越大，文件及资料数量不断增长，如何快速的调阅需要的文件是非常困难的事情。文件载体不一，查找文件时往往还需要翻箱倒柜，由于资料分散存储在成百上千台电脑中，有时甚至还要动员全体员工逐个查找文件，时间与人力上的浪费令人发指！

      据相关调查，企业每个员工每天浪费30分钟在查找、重复起草文档、资料整理等工作上，那么：每月浪费：30*22=660分钟，每年浪费：660*12=7920分钟。每个人就浪费这么多，可想而知，我们由几十、几百人组成的企业又会浪费多少呢？我们浪费的又岂止是几十上百的小时，更是几十上百万元的支出！

      如果把这些时间利用到做一些其它更有意义的事情上，那么将会给企业创造更大的价值！如何节省资料查找的时间是企业管理不容忽视的问题！

一、企业现有文档查找手段与其弊端

      在企业日常运行过程中，通常会产生很多包含技术、财务、销售、客户等不同载体的大量文件，普通的电脑检索工具很难满足企业的查找标准。目前很多企业在文档查找方面存在着诸多弊端：

1）、随着企业不断壮大发展，文档数量以十倍甚至百倍的速度增加，经年累月，查找某篇文档变得极为困难，几乎无法实现。

2）、用电脑本地的检索工具根本无法找到所需的文件，忘记文件名的时候就更加难以检索。

3）、有些文件往往还需要关联许多其他文档，如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档，大量的时间随之溜走。

4）、图片或CAD等文件没有文字内容，用传统的搜索方式难于找到所需文件。

5）、文档数量太多，只记得文档内容，不记得文件名，查找起来十分困难，而且还找不到所需文档。

6）、延用传统的纸质载体管理资料，查找的时候需要翻箱倒柜，不仅浪费大量时间，而且翻阅时纸质文件还非常容易损坏。

7）、企业内有上百万的文档以及数十万的目录文件夹结构，每份文件都在极深的分支结构中，要想查找所需要的文件往往每次都要花费几十分钟，还不一定能找到。

8）、用Windows自带的搜索引擎检索文件往往每次需要花费5~6分钟的时间，检索完毕未找到所需文件，还需重新输入关键字继续检索……累积花费的检索时间不计其数。

二、现代化安全管理手段有哪些

      针对上述的企业文档查找难的问题，泛普文件管理系统文档管理专家给予了以下解决方案：

1）、统一存储，让所有资料电子化管理
可以建立统一存储平台，将所有企业资料全部集中在平台中管理，纸质文件可以扫描成电子文件实现电子化管理，让信息资料的载体统一，并集中保存。

2）、建立高级检索机制
为企业建立高级检索工具，基于文件的标题、正文内容（包含字、词、句），作者，文件类型，创建及修改时间等相关属性进行毫秒级搜索，满足企业对文档的查找需求，提高查找速度。

3）、为文档增加摘要
可以给文档增加自定义摘要，便于根据摘要搜索、查看。

4）、让文件互相关联
让服务于同一项目的几个文件之间建立关联关系，只要通过其中一篇文件就可以迅速找到其他的相关文件。

5）、给文档增加自定义属性
可以给文档增加自定义的属性，为文档增加属性名称和内容，以便于相同属性文件的快速检索。

6）、百万文件，几十万目录疾速定位
对于极为庞大的文件数量与复杂的文件结构，也能通过强大的搜索引擎快速定位，节约企业花费在查找上的大量时间。

三、常见软件具备的功能

      针对上述情况，好的文档管理软件可以帮助企业解决企业文档的查找难问题。泛普文件管理系统协同文档管理系统是市场上的佼佼者。文件管理系统可以为企业文档搭建统一的平台，可以集成扫描仪，将纸质的和电子的文档都统一存储在服务器中，并自动生成摘要；系统有强大的信息检索机制，可以根据文档标题、作者、类型及内容中的字、词、句、正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等多种方式进行快速搜索，配合精准搜索功能，让企业所需文件毫秒间呈现在您的面前；可以为在系统中的图片、扫描生成的PDF文件等文档增加摘要及缩略图，便于根据摘要检索；同时，系统可以使几个文件相互关联，形成关联列表，通过其中一个文件就可快速找到其他文件。

      文件管理系统具有强大的搜索功能，面对上百万的文件资料以及极为复杂的几十万目录结构，也能分权限疾速定位，原需花费几十分钟甚至几小时才能找到的文件能够即刻呈现在用户面前，这在同类产品中是很难做到的。

      时间与人力无疑是推动企业发展的关键性因素，泛普文件管理系统作为企业文件搜索的“疾速引擎”，为企业节约90%以上的查找时间与大量的人力成本，让企业在省时高效的氛围下轻松腾飞！