聚焦信息管理未来 文档管理软件成主流

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      近年来，随着新兴信息化技术的大量涌入，企业资源管理格局也在发生着日新月异的变化。从原本的以纸质载体为主，人力管理为主要手段的传统文档管理方式，日常办公主要依赖于计算机来完成，其信息资料由传统的纸张载体逐渐向电子数据转型，企业内的电子数据量迅猛增长，企业在管理过程中往往会借助管理软件辅助管理。

      企业资料管理格局正在朝着全方位自动化管理的道路发展，未来企业管理将向着什么方向发展是企业管理者极为管理的问题，选对了管理方向，无异于少走了很多弯路，对于市场竞争日趋白恶化的今天，是尤为关键的。

企业资料管理的发展历程

      在70到80年代末期，由于电子信息技术发展还处于初期阶段，信息资料主要以纸质载体为主，大多数为印刷体、手写体。信息分类、查找、归档等完全借助人力管理，一些信息数量庞大的企业就需要几十个信息管理员。

      进入90年代后， 企业对信息管理的认识有了进一步的提高，并且总结归纳了一些信息管理的方法，也有了一些专门用于管理的表单等材料。但是对信息管理的主要方式依然是基于文本、表格等纸介质的手工处理。对于文档情况的统计和核实等往往采用对员工的人工检查进行，对员工的实际情况、以及职位等情况用人工计算、手抄进行。数据信息处理工作量大，容易出错；由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。总的来说，缺乏系统，规范的信息管理手段。尽管有些单位有计算机，但是尚未用于信息管理，没有发挥它的效力，资源闲置比较突出。企业管理者已逐渐意识到信息资源管理需要借助一些特殊的工具来完成。

传统文档管理模式的变革

      文档管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末，我国文档管理信息系统开发和应用虽然已经有近十年的时间，但文档管理信息系统在企业中应用的整体水平还不高，目前还处于多元化状态。

      20世纪初期， 随着我国成功加入WTO及信息化浪潮的日益临近，企业经营管理机制正在发生着根本性的变化。企业要想在激烈的市场竞争环境下求得生的存,就必须有效地利用人才、时间、信息结合的优势，就必须有效地进行企业内部改革和加强企业管理。据1999年中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，企事业单位希望能在世界的任何一个角落查到自已单位的文档的信息。借助现代信息技术和管理理论，建立企业文档管理系统势在必行。

      对企业而言，文档是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”。如何做到文档与经济效益具有良好匹配？如何做到事得其才，人尽其用？如何在满足企业效益的同时又兼顾企业职工的需求？如何能在瞬息万变的时代使企业与社会环境相适应并且处理好随时变化的文档？这一系列的问题都是需要亟待解决的问题。

      现在我国的企事业单位中信息的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

      “科学技术是第一生产力”。为了解决上述问题，使企业在激励的市场竞争中立于不败之地，泛普专家设计并开发出一套适合文档管理特点，又符合我国企业管理实情的泛普文件管理系统协同文档管理系统（www.zhidesoft.com）。文档管理产品一经推出就收到了企业的广泛关注。借助文档管理软件能够使企业文档管理工作规范化，系统化，程序化，避免文档管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效的查询、修改文档的情况。使用文档管理软件对文档信息进行管理,具有着手动管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高文档管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。

未来企业管理模式将趋于虚拟化

      据资深学者分析，未来文档管理方式将逐渐趋于虚拟化。

      “虚拟”概念最初来自计算机的虚拟存贮器，1991年，“虚拟”被移植到管理模式上。虚拟企业通过集成各成员的核心能力和资源，在管理、技术、资源等方面拥有得天独厚的竞争优势，通过分享市场机会和顾客，实现共赢目标，以便在瞬息万变、竞争激烈的市场中有更大的获胜机会。

      未来企业逐渐向“虚拟”化发展，人员组织结构也许会不受固定工作场所的局限，企业的员工也许会分布在不同的城市领域。员工之间的沟通与协同工作会更多的依赖于协同办公系统。这就更需要建立完善的管理机制来帮助企业进行信息管理与协同工作。

      文档管理系统对于现代企业管理与推动未来管理模式的变革都有着举足轻重的地位。电子管理软件无疑是未来企业管理，甚至是企业架构比不可少的基础工具。企业应将重点放在提高运作效率与核心竞争力上，借助管理软件为各个部门提供最高效的工作模式。