版本管理+文档审计 减少企业内耗的利器

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      当今信息化时代，文档已经成为企业重要的智力财产。企业一旦缺乏有效管理，这份“智力财产”将无法发挥出其应有的价值，所带来的是企业运营成本居高不下、不可估量的直接经济损失等。而版本管理、文档审计在企业文档管理工作中，成为最大限度地减少企业内耗的利器。

版本管理=0风险 ，0失误

      某手机代工企业生产的3000千台智能手机在交付客户时，被告知退货。该企业自查各个环节后，得知是由于生产操作手册版本众多，加上人员失误，导致该批次手机在导入生产后使用了错误版本的操作手册，引用了错误的数据、参数和流程等。其结果是产品无法顺利交付，成本损失数十万。

      事实上，使用错误的文档版本这一现象并非个例，也非企业文档版本管理中所存在的唯一问题。记者调查发现，文档版本繁多，难以整合和统一管理；文档版本无法恢复，造成知识流失；经常出现使用错误的文档版本等现象普遍存在。 

      中国档案学会许明教授指出，目前行业内已经有相关系统软件，比如文件管理系统协同文档管理系统，在版本管理方面的软件开发取得了突破。这些文档管理系统在版本管理上有提供版本管理、文档锁定等功能。在文档版本管理功能方面，一个文档可以有多个版本，可查看该文档的历史版本并且可以下载与回退。在文档锁定方面，用户在编辑完文档后，可以将其进行锁定，使用户获得对文档的独占编辑权，从而避免了修改冲突。

      “除了办公效率的提高，沟通能力的加强，用户无法随意修改企业流程，文件会经过严格审批，充分保证了文件的正常流转。我们完成了从传统办公方式向协同办公新模式的转变。”北京现代韩通汽车对于目前公司所引入的相关文档管理软件非常认可。

文档审计 企业高级侦探

      记者获悉，广州的一家律师事务所通过文档管理系统跟踪一个文档发生的所有活动，如键字的数目、校订和打印等，使客户为这些服务付费。而这种类似于企业高级侦探的文档管理方向，即文档审计。
 

      “对于企业来说，文档审计描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪，企业可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。”中国档案学会许明教授在接受采访时指出。

      记者调查发现，文档审计除了在律师事务所，在保险公司、广告代理公司、政府财政部门和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中都非常有用。

      企业文档管理，通过文档的集中存储和版本管理及权限控制将文档生命周期全过程交由系统完成，确保版本有效，文档操作可追踪，最大程度的减少内耗，从而提高企业整体的、可持续的工作效率、降低管理风险。从企业发展战略来说，就已达到了最佳效果。

      “对企业而言，如何安全存储文档只是文档管理最基础的需求。如何挖掘出企业海量文档数据中的价值，并且更为高效地为我所用，更为顺畅地在企业内部实现有效流通，这一直是各个企业在孜孜不倦地求索的方向。”泛普软件的总经理曹浩在接受采访时表示。该公司致力于企业文档管理系统软件的开与应用，目前已开发出文件管理系统协同文档管理系统。

      于个人，先修身、齐家，才能治国、安天下。于企业，同样需首先在内部管理上不断优化。才能提升外部竞争力和抗风险力。对于文档管理，版本控制+文档审计，就成为了减少企业内耗的重要利器。

      相关链接：文件管理系统协同文档管理系统由泛普软件开发。其的核心是“协同办公、文档管理”，将企业各种应用与管理全面整合，全程无缝管理。目前已有超过3000家企事业、政府机构在使用该系统进行文档管理。中国石化、中国石油、海澜集团、云南祥鹏航空、广东省佛山市顺德区公安局、山西省人事厅等都上线了文件管理系统协同文档管理系统。