分析项目管理软件如何解决文件管理难题

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　　实施文档管理系统的好处是巨大的，文档管理系统以多种方式组织您的文档，例如文件类型、数据类型、安全性或优先级。当收到或创建新文档时，它们会被捕获并移动到系统中。

　　一、文档管理的难点

　　1.管理制度不健全

　　电子文件的设计初衷是快速汇总，快速分发流转，便于企业负责人快速决策。一些企业直接套用管理纸质档案的模式进行电子文档的管理，尚未建立一套可以有效落地的电子文档管理制度规范和记录。加之管理岗位职责不明确，质量要求跟不上，对于电子文档的类型、模板缺失细化性说明，进而导致出现了使用效果低，查询慢，审核慢，溯源难，流转难控制等现象，使信息质量大幅下降。

　　2. 电子文件的真实性、溯源难以跟踪

　　单纯存放在计算机或某种储存介质中的电子文件(例如txt、word，甚至PDF格式)很容易被修改和复制。

　　3. 电子文件存放分散，存在信息孤岛

　　部分企业的许多重要电子文件的原件被分散到各业务部门自己的信息管理系统中存放与管理，甚至是在各部门各人员的电脑或者移动硬盘、U盘里，杂乱地散落在邮件或聊天记录里，因此在统一汇总和分发上导致障碍。

　　如果将各个系统相互集成，将耗费大量成本;如果各部门人工汇总，增加了时间成本，，影响到信息传递的及时性和有效性。如遇到人员变动、系统更新时，由于文件分散管理，可能会出现信息丢失，也可能产生几十上百倍的冗余数据。若不制定规范的归档制度与防改写方式，仅是单纯转移到某种存储介质，那么它的真实性便会受到威胁;当真的需要修改时，又可能产生各种历史版本，会导致管理和查询困难。

　　二、使用泛普文档管理系统的好处：

　　改进团队协作和团队合作：泛普文档管理系统确保团队成员始终可以访问最新的文档版本。

　　增强的安全性：泛普文档管理系统可确保进出组织的文档安全并安全地存储在一个中央、可访问的平台中，供所有团队访问。

　　合规性和审计：泛普文档管理系统有助于跟踪文档从创建到编辑和下载的历史记录。这些信息对于行业合规实践和被审计的企业至关重要。

　　易于访问信息：泛普文档管理系统通常具有强大的搜索功能，使团队可以在需要时轻松找到正确的文档。

　　提高生产力：使用泛普文档管理系统意味着员工不会浪费时间在多台计算机、应用程序或基于云的平台中查找文件。任何有权访问的人都可以使用搜索栏快速轻松地找到他们需要的文档。

　　泛普项目管理软件的协作项目管理解决方案使员工可以轻松、安全地共享与项目相关的文件，从而在每个团队成员都参与任何项目更改的循环中增强协作和沟通。