全面预算管理系统分析

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全面预算管理信息系统可以帮助企业克服预算编制的繁琐、预算控制的乏力、预算分析的滞后，以及预算决策的失灵等诸多问题。

新的一年开始了，去年的预算还未调整彻底，今年的预算工作却已提上日程，以期指导企业实现战略目标。上至企业高层领导，下到车间员工，都在为预算忙碌着。

“每年从10月份折腾到第二年的3月份，其中仅是收齐各部门的预算就需要两个月的时间。”

“初次汇总的结果中资本开支往往超过集团规定的合理范围，运营开支也一般都会高于保证公司预算指标完成的上限。”

“财务部门不易判断具体业务需求，预算调整经常要花费大量时间; 财务部门与业务部门都是平级部门，在业务部门各自争取资源时，也需要耗费精力来协调。”

为了解决预算管理人员所面临的问题，建立预算管理信息化平台成为企业的必由之路。

全面预算管理面临的挑战

1． 相对静态的预算流程

在没有信息化手段支持的全面预算管理过程中，预算数据编制、汇总的手工工作量较大，预算管理人员的主要精力都耗费在数据的收集、检查、审核、汇总等繁琐工作中，工作效率较低。大量低效细节工作使得很多企业的全面预算管理变成了一个相对静态的管理过程，难以满足快速变化的外部市场环境对企业应对速度的要求。预算分析的周期长，滚动预算、弹性预算等预算管理方法易沦为空谈。

2． 控制能力差

全面预算制定过程本质上是一个企业有限资源优化配置的过程。现实情况却是: 预算确定后，缺乏有效的手段进行预算执行的事前控制，全面预算管理的资源优化配置和控制作用难以发挥，导致预算和实际执行成为互不关联的两张皮。

3． 协作困难

手工全面预算管理环境下，缺乏一个统一的数据共享的工作平台。数据缺乏有效的组织，散落在各业务部门，难以有效地加以组织利用，数据版本容易发生混淆，这些都给企业的全面预算管理带来较大的工作量和管理难度。同时，由于缺乏有效的沟通协调平台，各级部门在预算的申报、审批、下发等管理流程中的横向、纵向沟通效率较低。

应对挑战的5个办法

全面预算管理信息系统在功能上需要覆盖完整的预算管理循环，如下图1所示，一个完整的全面预算管理信息系统从功能上应划分为: 预算编制、预算控制、预算分析及管理驾驶舱四个主要的模块。

在管理流程方面，全面预算管理信息系统应该支持灵活的预算方案定义，同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持，如图2所示。

1． 预算信息系统要建立在多维数据模型之上

全面预算管理的特点决定了全面预算信息化系统是一个面向分析的管理系统，而不是一个单纯面向交易的业务系统。在面向分析的管理系统中，数据是由多个维度（角度）描述的，销售收入的数据是由产品、时间、渠道、客户、区域、部门、人员等多个角度定义的。在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候，分析人员可能会关心按产品、渠道、客户等各维度汇总的销售收入，或者按照不同的维度组合进行数据查询。这些都要求面向分析的管理系统建立在一个多维度的数据模型上。

2． 预算编制

预算编制是预算得以实施的前提条件。在这个过程中，预算管理人员将会面临各种各样的问题，对信息系统的要求也各有不同:

（1）全面预算管理涉及到企业全面的业务逻辑，从销售、生产、采购、财务、费用分摊、成本计算，涉及到企业的方方面面。因此，信息系统要能够灵活地建立复杂的业务和财务模型。

（2）企业业务逻辑经常变化，并随着企业的管理水平不断精细化。因此，信息系统建立的预算模型要能够适应不断变化的管理需求和业务逻辑，系统的模型能够随着企业的管理水平不断精细化。

（3）全面预算要求各业务单元广泛参与，各单元按照分工的不同，各自处理相应的数据。因此，信息系统要具有完善的权限管理功能，能够设定数据权限（单元格级），以保证企业的数据安全。

（4）企业各业务单元的地理位置可能相距很远。因此要求信息系统具有较强的可扩展性，适应不同的网络环境，使本地用户和外地用户都能方便地参与预算管理过程。

（5）预算的组织协调难度很大，数据审核、汇总的工作量也大。因此，信息系统要能够提供预算管理的流程、自动的数据分发、汇总支持，提供预算流程管理的效率。

（6）全面预算最终要体现为财务预算，预算编制过程中有大量的财务规则和财务计算。因此，要求系统能够提供财务智能工具，减少公式、规则的定义工作量，提高编制效率。

（7）预算编制、调整过程中会产生不同版本的数据，容易造成版本管理混乱。因此要求系统具有较强的版本管理功能，保存不同版本的数据。

3． 预算分析

多维数据分析对于预算分析功能来说尤为重要，系统要能够对已有的预算和实际发生的数据进行灵活、快速的多角度分析、查询，而不需要通过定义复杂的报表或公式来对数据进行展现。在预算分析中管理人员面临的困难以及对信息系统的要求如下:

（1）管理人员需要从不同角度了解预算执行情况，洞察差异产生的原因，因此要求信息系统能够支持多维数据分析，可以灵活、快速地完成各种数据分析、查询操作。

（2）实际数据分散在财务、ERP、CRM等多个系统中，从这些系统中提取数据要耗费大量的工作时间。因此，系统应该提供数据接口工具，具有整合不同业务系统中数据的能力。

（3）实际情况发生变化后，预测调整的工作量大，效率低，因此要求系统能够提供预测、模拟的功能，快速做出预算调整。

4． 预算控制

预算控制是企业开展全面预算管理的一个重要环节，也是企业进行全面预算管理信息化需要考虑的一个重要方面。通过预算控制系统，企业预算管理部门可以很方便地对各预算单位的预算进行有效的预警和控制。

通过将预算控制和日常审批流程相结合可望达到事前控制的目标。在审批流程中，业务活动发起人和审批人能够从系统中实时得到该项预算信息（预算数、预算已经发生数、预算余额等），并据其判断业务活动能否发生（审批流程如图3所示）。

在从业务活动发起人填写申请单到部门负责人审批、财务审批以及主管副总或总经理的审批过程中，控制系统要能够自动在该项业务申请单上显示该项活动的年度总预算数、本月预算数、预算已经执行数、本月实际发生数等数据。与预算分析系统相同，控制系统也需要具有同实际核算、ERP等业务系统及预算编制系统的数据整合能力，保证各模块的信息无缝连接。

5． 决策支持

完善的全面预算管理系统不但要为操作和管理层面的人员提供管理和分析功能，还要能够为管理决策层提供直观的、仪表盘式的关键指标数据展示; 能够动态显示预算的关键性指标数据及指标的实际执行情况，并能够针对特定指标钻取到明细的业务、财务数据。（本文作者系诺亚舟咨询公司技术总监） (ccw)