[理论] 武汉OA信息化能给企业带来什么？

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作为企业中高级管理人员、知识型工作者，您是否经常遇到这样的问题：

1、 以前自己撰写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候却找不到了；
2、 随着一位关键员工的离职或休假，同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害，联系甚至被迫中断，同时也失去了非常宝贵的实践经验；
3、 新员工加入某项目组，因没有相关背景资料而很难上手，也不能充分借鉴前人的经验和智慧；
4、 在项目的开发和进展过程中，员工需要向具有某种专长的专家遵循，却不知企业内部谁有这样的专长；

……

借助知识管理理念和适当的工具可非常有效解决这些问题。大体说来，知识管理能以以下几种方式提高企业竞争能力和对市场的适应能力：

1、 通过数字化和知识化将大量无序信息有序化，为员工提供知识共享的环境，提高其工作效率和创新能力，改善服务质量。如巴克曼实验室（国际）公司和LearnerFirst公司合作开发了一个知识管理项目，以集中解决知识管理活动中一个至关重要的问题：怎样开发应用工具支持组织在日常工作中应用知识管理的理论和原则。经过合作努力后开发出一个应用软件，让巴克曼员工很方便地维护一份动态的和最新的工作环境。该工具为不同员工针对不同任务提供不同的工作环境，随工作环境变化的需要可随时更新；它还能准确地描述每位员工日常的工作结果，以及为得到这些结果而付出的行动；而且这些工作环境直接和绩效评估过程联系。这就非常有利于知识信息的共享、传播和存储。

2、 提供适当的工具和环境辅助员工同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流，从所处网络环境接受知识，形成“边干边学、在干中学”的终生学习机制。这种机制不仅对员工具有很强的吸引力，而且也决定了企业在经营活动中获得增值知识的多少。也就是说不同的企业由于学习能力的不同，从相同或类似的经营活动中得到的经验教训也大不一样，对企业的发展也会产生很大的影响。这些经验教训大部分是方法类的知识，属于企业核心能力的范畴，能够让企业在以后类似的经营活动中获得竞争优势。如杜邦公司曾经经营染料业，从中学习到了在合成纤维领域取得卓越成效所必需的知识，即染料合成和使用的知识。这些知识让公司相信其有能力解决尼龙的染料着色问题，从而让公司开始着手开发尼龙，后来获得了很大的成功。

3、 增加企业知识储备，将个人知识和信息提升为组织知识，减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源，如报告、项目总结、模板、电子数据表、参考书、说明书等，这些信息源不仅限于印刷型资料，也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有企业知识库为基础，新员工能很快地熟悉前人的工作环境，学习其他员工的经验。

4、 分析外部环境的机会和挑战，获取相关资料，相应调整企业战略，领导市场潮流。在当代工业革命的巨变中，在新的经济不平衡状态下，只有那些善于捕捉新的技术机会、并转化为新产品的人，才能迅速创造财富。高的"不均衡收益"正在取代低的"均衡收益"。任何人都不会通过攒钱而变成巨富。技术和经济发展的不均衡状态既意味着巨大的机会，也意味着巨大的威胁。技术突破不断出现，经济环境不断变化，企业必须及时适应这些情况。当有突破性技术出现时，相关企业必须自我摧毁旧的结构，建立新的结构。成功的企业有时必须自我毁灭才能保全自己。企业必须在依旧成功之际甘愿自我毁灭方能建立起将会变得更为成功的企业。如果他们不自我毁灭，别人就会把他们毁灭。聪明的企业往往能敏锐地感知外界环境的变化，并制定适当的调整策略。

5、 从现有数据挖掘有用知识、增强企业商务智能。信息化的推进让企业积累了大量的数据，建立充分利用这些数据的意识，从凌乱的数据挖掘有用知识，就意味着企业开始向知识管理迈进。数据挖掘通过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现知识。如果说前三者只是信息加工处理的话，第四种关联规则具有很强的智能性，最典型的是"在购买婴儿尿布的顾客中，60%也购买了啤酒"，这条发现帮助零售连锁店提高啤酒销售额。此外关联规则发现的思路还可以用于序列模式发现。用户在购买物品时，除了具有上述关联规律，还有时间或序列上的规律。

6、 通过知识地图将知识和人联系起来，帮助人们获得知识来源，降低知识扭曲。信息和知识在传播过程中很容易受到“噪音”的干扰而产生变形，随着传播环节的增多，信息和知识甚至会丧失原来的意义。更重要的是很多隐性知识的传播只能是面对面的直接交流，否则根本没法传递。知识地图能有效组织企业内部的知识和专长信息，员工在需要时可非常方便地查找到专家，进行直接交流，从组织网络获取知识，高效优质地完成任务。

7、 方便企业的后继者轻松获取前人积累的知识，以此为基础不断创新，实现企业的可持续发展和创新。新思想的产生并不是一个神秘的过程，孤单单的一个天才挠挠头凭空做出大发明只是一句空话。那些能持续创新的企业把新思想的产生和检验都系统化了。高效的创新者往往将旧思想作为创造新思想的原料，这种方式称为"知识经济"。新思想的产生有四个过程：第一步是从极其广泛的资源中捕捉好的思想；第二是通过讨论和使用这些好的思想；通过交流是人们相互影响，使它们保持活力是第三部分；第四是把有前景的概念变成真正的服务、产品、过程或商业模式。

总之通过知识管理企事业各种组织单位能有效地管理、利用现有和潜在的知识资源，促进企业学习、进化与合作过程，向知识型企业发展。

来源：中国私营经济网