内容管理系列（六）：如何评价CMS（AMT研究院 倪娜）

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选择和实施CMS将是许多组织面对的最大的IT项目之一。由于需要投入大量资金，所以，选择恰当的CMS产品是十分重要的。

这部分粗略的阐述了在我们帮助客户选择CMS产品过程中获得的一些经验教训，为我们的企业提供了一些思路和技巧，也为企业确定对CMS真实的需要提供了一种检验的方法。

市场上有如此多的卖主和产品，因此很难在他们之中进行比较。这种评价过程的准备和有规律的方法是十分关键的。

假设

在阐述评价CMS指导方针前，我们对组织购买的CMS的类型做几点假设：

对大型组织来说，CMS是中等规模的

现有的发布系统将被新的CMS代替

CMS将管理企业内部局域网和internet web站点

CMS是企业范围的

使用CMS，更多的内容将会被发布。主要有：

简单的网页

复杂的网页，有具体的布局设计和介绍

来自数据库等动态信息

培训材料

在线手册（政策方针、程序、手续，人力资源等）

一般业务文件

共计数千的网页

网页之间的扩展链接

问一问你自己：你的CMS业务目标和需要是什么？

业务目标和战略

为什么你要购买CMS？在确定具体的需要前，你必须要决定通过实施CMS要达到的业务目标是什么。

这也必须反映了企业长期战略和发展方向。

在纸上简单的列出企业CMS的业务目标。确信这些目标是很清晰的、很容易理解的，同时这也目标在开始进入需要确定阶段已经被股东认可了。

确定需要

每个组织对CMS都有其独特的需要。

让所有的股东都参入确定需求的过程。这包括相关的IT团队、业务单位和最终使用者。

如果你购买的是企业范围的CMS，这个过程特别重要。

使用结果化研究方法，保证列表上的需要是易于处理的、也是充分的。如果这个过程是按照一定的规则进行的，那么项目就基本上不会面临“特征蠕变”的危险了。

构建需要

企业范围CMS的需要列表会非常大。将这些需要分类，使列表更容易管理。

下面是一张分类表，为我们做了一个示范：

内容创建

内容管理

发布

介绍

合同和业务

这张列表包括了CMS整个生命周期，从最初创造内容直至将内容传递到最终使用者手中。 

内容创作

这个功能是使用CMS的设计人员（内容创作者）所需要的。没有有效的创作过程，CMS的使用将会衰退，并在实施后一年里失败。

需要包括：

整合的创作环境

CMS必须要为内容创作者提供一个无缝连接的、强大的工作环境。保证设计人员能很容易地获取CMS提供的所有功能。

内容和介绍的分离

在没有严格区分内容和介绍的情况下，很难发布多种格式的内容。

创作必须是基于类型的，并且在发布过程中应用了所有格式。

多使用者创作

CMS将允许许多使用者同时使用。诸如记录锁定等的功能保证了冲突变化不会发生。

单一资源（内容重复使用）

一个单一的网页（或者甚至是图表）常常在文章的不同地方使用，或者被传递给不同的使用者团体。

这是从相同的内容资源出发，管理不同平台（内部局域网、internet）的前提条件。

元数据创作

获取元数据（作者、主题、关键词等等）在管理大型内容知识库时是十分重要的。

这包括关键词索引、题目分类和主体图等。

强大的链接

设计人员将会在不同网页之间设计超级链接，这些链接在结构重新设计后仍然是稳定的。

非技术的创作

在设计网页时，创作人员不是一定要懂得并使用HTML（或者其他技术知识）语言。

容易使用和高效率

一个CMS要获得成功，它在创作和保持内容方面要比较容易。

内容管理

大多数CMS解决方案的核心是中央知识库，该知识库是由大量对内容进行管理和操作的工具支持的。

主要的需要可以包括：

版本控制和存档处理

对于知识产权的合法性、文件备份和文档恢复而言，严格的版本控制是十分必要的。一个简单的、功能强大的界面必须要具备这些功能。

工作流程

分散的内容管理非常依赖于一个强大的工作流程模型，该模型能进行简单的定制化操作，并且能自如地应对组织的变化。

明白创作人员的需要：他们将要做所有艰难的工作

安全

充分的安全水平和查询索引必须要到位，以保护内容的完整性。

和外部系统整合

CMS仅仅是企业内部局域网和Web站点上发布信息的一个系统。

一个企业范围的CMS要获得成功，必须要和现有的其他企业系统完全整合在一起。

报告

CMS必须要提供向使用者和管理者提供广泛的报告。理想地，一个系统应该积极地报告任何发生的事情。

支持用户报告同样也是需要的。

一个企业范围的CMS会失败，除非所有的股东从一开始就参加了整个项目

发布

发布引擎将内容存储至知识库中，并确定了最后要发布的网页。这可以是一个动态或者一个批处理的过程。发布也需要一些关键的必要条件：

样式表

通过使用样式表控制网页最终的外貌，样式表提供了网页设计的机动性和扩展性。

网页模板

通过网页模板，网页整体布局设计被详细说明了。理想地，一个非技术界面应该提供管理模板的功能。

可延长性

整合代码来提供额外的发布功能是十分简单的。CMS必须在界面设计中支持“不断改进”。

支持多种格式

CMS必须能支持多种格式，诸如HTML、打印、PDF、WAP等等。

为了能以任何格式获得高质量的内容，内容在被创作时就从介绍中分离出来是十分关键的。这将允许样式表在每一张网页中使用。

CMS最重要的部分是内容本身

个性化

不同的信息或是基于使用者或是基于元数据发布的。这同时也是大型的门户网站所需要的。

使用统计

CMS必须允许全面统计各种使用信息，这包括：最受欢迎的网页、搜索引擎的使用情况。

这些信息允许跟踪网站的成功之处，确定一切使用问题。

介绍

已经发布的网页一定要符合一定的标准，如果它们对你的使用者来说是有价值的。如果你要求卖主设计网页界面和网页布局，确定这些标准是十分重要的。

主要的需要包括：

可用性

这包括以下几个方面：使用的灵活性、学习性和效率性等。可用性能通过真实使用者原型设计方面的测试得到保证。

可用性的指导方针如下：

可访问性

CMS必须遵循诸如W3C WAI等标准。

多浏览器支持

网页必须在所有主要的浏览器上进行访问（IE、Netscape、Opera等）。确定支持何种浏览器版本。

有限制的客户端功能

你可以限制何种客户端技术（Java、JavaScript、Flash等等）才能访问该站点。这对于一个Web站点而言比企业内部局域网更重要。

速度

网页大小一定要有所限制以保证下在时间对使用者来说是可以接受的。确定典型的使用者访问方法（局域网、宽带、调制解调器等）。

正确的HTML

所有的网页一定要遵守现有的HTML语言规范。这保证了浏览器和平台之间最大的兼容性。

有效的导航

必须向使用者提供一致的、全面的和便于使用的导航帮助。

元数据

所有的网页必须提供充足的元数据，以此允许有效的标定指数和搜索。这也必须遵循一定的标准诸如Dublin Core。

实施CMS的全部成本包括企业内部需要的技术和资源，而不仅仅是资金

合同和业务

项目管理和业务需求必须在CMS项目中同时被满足。

关键的需要包括：

培训

卖主必须列出CMS成功所必要的培训材料，他们能够提供的培训服务。

文档

CMS必须由充足的文档支持：提供给使用者、管理者和开发者。

保修

一旦软件被购买了，保修期一定要提供。

维护协议

卖主必须列出他们首选的支持协议，包括服务水平协议和升级程序。

所需资源

具有CMS所需的各种硬件、软件和操作系统。

所需技术

你的组织定制和维护CMS所需要的技术和知识是什么？

成本

包括CMS的固定成本和单个使用者成本。后者对大型组织来说通常更加重要。

可测量性

CMS支持的下载水平，增加使用量所需的额外资源（硬件和软件）。

IT限制

确定CMS必须涉及或者面对的任何已有的硬件和软件。这包括具体的操作系统、数据库或者Web服务器。

参考站点

卖主必须提供一系列站点，在这些站点上软件已经成功的实施了。而这些站点和你的组织的特征应该是相吻合的。

一些技巧

理解你的内容

对通过CMS发布的信息进行一次彻底得审查。这些内容的特征将决定CMS所需要具备的功能。

当你选择CMS时，千万不要忽略内容。

与企业需求紧密联系

对CMS的任何需要都必须和企业的一个或多个需求相联系。这有助于你识别需求，并按重要程度对其进行排列。

避免技术细节

必须确定你详细说明了企业的需要，而不是实施细节。卖方必须免费向企业提供能满足企业目标的方法和技术。

提供详细说明

你面临的挑战是让卖主理解你的需要，虽然你和卖主在很多方面都存在差异，诸如工作背景和理解力。避免使用行话，尽可能详细的说明你的需要。

使用案例

案例提供了具体的解决方案和企业需求，案例也是支持CMS需求有效方法。而且在任何地方都可以使用。

更多而不是更少

很多需要比很少需要总是要好很多。CMS至少要为整个企业服务多年：如果最终的需要列表很长一点都不会令人奇怪。

评价卖方产品

一旦你的需要确定了，这些需要就成了选择卖方的依据之一。

下面有一些被证明是正确的方法：

正式标准范本

卖方必须提供详细的产品描述，着重介绍你的需要是怎样被它们的系统满足的。

这些回答可能以各种方式汇总起来，但是大部分是一个正式的标准范本。

使用这种方法保证卖方对于任何有关CMS的承诺或允诺都会负责和履行。

范例

你必须确保卖方提供的范例是真实的，而不仅仅是销售把戏。为了证明产品的价值，他们必须要证明产品将如何满足企业的需求。

最好的方法是创造一些假设情节。这些情节模拟了使用CMS能完成的一般或者重要的任务。

通过陈述性的方式介绍需要这些任务，在相对简单的描述中，涉及到了相当多值得考虑的地方。

至少在产品介绍一周之前向卖方提供这些信息。这样能允许在卖方的产品之间进行直接的比较。

得分

无论评价过程之后该做什么，你必须最后选择一个令你满意的卖主。

为了能以一个公平的方式进行选择，涉及一个评分体系。在和卖主接触前决定这个标准，并且将任何标准范本和范例纳入这个评分体系中。

使用一个正式的评分体系排除了偏见和贪污腐败的谴责和指控。

结论

选择一个企业范围的CMS通常是一次数百万美元的支出。因此新的系统满足你现有的和计划的需求是十分重要的。

最重要的步骤是确定你的业务目标和需要。这个过程一定要所有相关的股东参与。

一旦你有了一张完整的需要列表，你就能比较不同卖主的产品了。

花一点时间在最初的阶段，以此减少企业购买CMS过程中固有的投资风险。项目也能更加成功（项目能满足使用者的需求），项目实施过程中也可以少花点精力（目标是清晰的）。