物业管理系统的需求设计方面有哪些?
一:流程业务实现信息化
1.1 数据中心
通过一个平台的数据中心(数据库)建立统一的基础信息平台,同时对用户信息、客户信息、供应商信息等基础信息进行一个全方位的统一信息登记,并实时形成相关分类,采用可视化的树形结构图,每个管理人员在自己权限范围内进行相应的操作、统计,为精细化和规范化管理奠定良好的基础。
1.2 客服中心
服务平台通过客服电话关联,用户在打电话或者上门咨询、投诉、报修项目时,前台客服可以通过某项信息直接调出用户的姓名、位置信息、历史的投诉、报修项目及处理结果,通过对以上信息的掌握,可以进一步提高客服质量。通过投诉、报修项目的流程化管理、尽量避免单据的流失和叠加,内部信息的有效流转可以提高沟通效率及用户满意度。
1.3 物料管理
建立统一的物质管控平台,固定资产及日常易耗品的采购、入库、出库、调拨、申领、盘存、报损等工作全部通过系统完成,形成完善的物品进出、流转、消耗等信息化管控流程,有效节约控制物料消耗成本。可随时查询各部门物品领用消耗情况,各项目物品库存情况等相关报表。
1.4 设备管理
记录各项目设备的价值、折旧率、已用年数、保养记录、维修记录、运行状态、维保单位等基础信息台帐。制定年度设备维保计划并分解,追溯保养计划完成情况。对每一个设备的保养和维修做详细的记录生成设备全生命周期管理档案。
二:功能模块设计
我司物业信息管理系统总体上可分为客服管理子系统、物业管理子系统、物资管理子系统、系统管理子系统等四个子系统,各子系统主要功能预计如下:
2.1客服管理系统
① 热线服务子模块:该模块包含服务申请、派工、完成、回访、统计等流程化日常服务管理功能。
② 特约服务子模块:该模块包含维修申请、搬迁申请、特约服务等服务管理功能。
③ 会务服务子模块:该模块包含会议室管理、短信通知、座位排序(名单打印)等管理功能。
2.2物业管理系统
① 租赁管理子模块:该模块包含客户档案、合同管理、客户入住、到期提醒、退房管理等管理功能。
② 绿化管理子模块:该模块包含绿化档案、绿化维护、养护计划、绿化检查、绿化任务等管理功能。
③ 保洁管理子模块:该模块包含保洁任务、保洁工作、保洁检查等管理功能。
2.3物资管理系统
① 供应商管理子模块:供应商信息、供应商评审等功能。
② 采购管理子模块:采购申请等功能。
③ 库房管理子模块:该模块包含出入库申请、退库、盘点等功能。